研究紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作

王蕾　張潔

[摘 要]電子文件產(chǎn)生后，隨著電子檔案的數(shù)量逐漸增多、形式逐漸復(fù)雜，檔案工作的難度也在逐漸增加。在此情況下，前端控制思想就產(chǎn)生了。然而，前端控制不僅適用于于電子文檔，同時(shí)也適用于紙質(zhì)檔案的管理。前端控制思想是檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的一種必然，是檔案工作理念的一種轉(zhuǎn)變。伴隨檔案管理前端控制思想的研究逐漸加深，檔案管理工作的源頭從最開始的案卷存檔歸類提早到文件形成前的設(shè)計(jì)階段，與其相應(yīng)的文書工作和檔案管理前端控制的步驟有更深層的聯(lián)系。文書工作的質(zhì)量在一定程度上影響著檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]紙質(zhì)檔案；前端控制；文書工作

中圖分類號：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）25-0317-01

1 前言

前端控制可以確保檔案齊全與完整、可靠，前端控制在電子檔案的應(yīng)用已逐漸成熟，但卻較少探討關(guān)于前端控制在紙質(zhì)檔案中的應(yīng)用。前端控制是指在一個文件周期中，把檔案工作提前到前期階段，使文件真實(shí)可信、完整、有效期長等。在文檔逐漸向綜合化趨勢發(fā)展的情況下，人們越來越認(rèn)識到文書工作是檔案管理工作的根本，在文件形成之前就要對檔案管理進(jìn)行前端控制。文書工作也理應(yīng)反映紙質(zhì)檔案管理的前端控制，紙質(zhì)檔案的前端控制屬于文書工作的范疇內(nèi)[1]。

2 紙質(zhì)檔案前端管理和文書工作的關(guān)系

現(xiàn)代文書工作應(yīng)用了紙質(zhì)檔案前端控制，檔案前端控制也涵蓋在文書工作中，使檔案的管理管理工作和文書工作相互聯(lián)系，互相結(jié)合，避開了重復(fù)工作，提高紙質(zhì)檔案管理工作和文書工作的效率。紙質(zhì)檔案的前端控制管理就是要從文件產(chǎn)生之前就對文件從形成到存檔這一過程采取一系列的管理措施。一般而言，文書工作主要是指相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)、文檔工作者以及有關(guān)的文字工作者等共同參與到文書從形成到完成歸檔的工作過程。文件的形成屬于檔案管理的前端，文件形成后到文件歸類存檔前的一系列工作屬于檔案管理的中端，最后檔案的歸類存檔則是檔案管理的終端。本文旨在研究紙質(zhì)檔案管理的前端控制階段，為紙質(zhì)檔案管理與文書工作人員提供有效的參考意見，提高檔案管理與文書的工作效率。

3 前端管理控制在紙質(zhì)檔案管理與文書工作中的應(yīng)用

3.1 對檔案人員的管理

檔案工作人員是檔案文件前端控制的關(guān)鍵，規(guī)范檔案工作人員的行為，才能完善這項(xiàng)工作。檔案管理工作人員要有責(zé)任感、有擔(dān)當(dāng)，對工作認(rèn)真謹(jǐn)慎，精通檔案管理專業(yè)知識，不能用片面的、落后的觀點(diǎn)來衡量檔案的價(jià)值，這樣不利于保證檔案管理的工作質(zhì)量，也就無法積累經(jīng)驗(yàn)，對培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍有一定的影響。因此，檔案管理人員要深入到文書形成部門，對文書形成的過程了解清楚并檢查，對每個環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)進(jìn)行相關(guān)的指示，并根據(jù)檔案管理人員的專業(yè)程度進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，鼓勵有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人不斷的學(xué)習(xí)新的技能和知識，增強(qiáng)檔案管理工作人員的工作能力和專業(yè)技能，從而保證檔案的質(zhì)量，使檔案逐漸朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。這就要求檔案管理人員要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員撰寫或記錄有質(zhì)量的文案的前提是具備良好的文字編撰能力，工作人員在起草文稿思路務(wù)必要清晰、立題要準(zhǔn)確、邏輯要嚴(yán)謹(jǐn)、用詞恰當(dāng)?shù)?，這樣才能確保公文或文檔的質(zhì)量。

3.2 參與文書形成工作

檔案管理人員要把文書工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及紙質(zhì)檔案管理工作的規(guī)范化作為工作目標(biāo)，努力參與到文書處理的工作步驟中，以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化為目標(biāo)，給予科學(xué)合有效的意見，在文件形成的初期，對關(guān)鍵詞的備注、圖章的規(guī)范、編號的編排、到文書形成過程中的備案規(guī)程以及存檔范圍的擬定等給予有效的建議，確保文書工作的流程的規(guī)范化。對文件產(chǎn)生的過程查驗(yàn)，對材料的筆跡、圖章、簽名等每個步驟提出相關(guān)的建議，予以指導(dǎo)。檔案部門要擬定每個部門之間的存檔范圍，對每個部門存檔范圍制度的實(shí)施進(jìn)行督促管理，檔案部門要通盤籌劃存檔歸類的范圍，保證檔案的齊全完整。存檔的條件越細(xì)化，就更能表現(xiàn)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案的質(zhì)量[2]。

3.3 增強(qiáng)服務(wù)意識

檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的管理觀念，從被動變主動，把過去“坐等收集”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃邮占?，從最基本的檔案庫做起，從個別檔案管理人員積極主動轉(zhuǎn)變?yōu)檎麄€檔案管理部門的積極主動。整理與收集的工作同時(shí)進(jìn)行，而不能像過去一樣，先收集再整理這種分先后順序的工作。把檔案庫的工作作為重點(diǎn)對象，使紙質(zhì)檔案的存檔工作從根源做起。要改變查閱利用工作方式，從過去的“坐等客人上門取檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃犹峁┬畔ⅰ?。紙質(zhì)檔案管理的前段控制的執(zhí)行者要有較強(qiáng)的專業(yè)技能，在書寫、記錄還是文案草擬等都對相關(guān)共作人員有較高的要求，命題要正確、邏輯要合理、詞語運(yùn)用精確等都是工作人員要做好的工作內(nèi)容。此外，對文件格式的把控要得當(dāng)，文檔標(biāo)題要簡明扼要，文件格式要根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的要求，確保文件格式的準(zhǔn)確和規(guī)范。要注意關(guān)鍵詞的備注、公文名稱、蓋印發(fā)行、保密程度等級等一系列輔助標(biāo)示的規(guī)范完整。

3.4 舉辦檔案管理培訓(xùn)或講座

為了提高紙質(zhì)檔案收集的工作效率，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該舉辦一些培訓(xùn)課程。例如，一些規(guī)模大、涉及范圍廣的建設(shè)項(xiàng)目檔案，建設(shè)單位檔案部門可以結(jié)合我國相關(guān)的檔案工作制度，擬定合理的檔案文件存檔的范圍，在項(xiàng)目開始之前，要求相關(guān)的檔案管理人員參加培訓(xùn)講座，學(xué)習(xí)如何歸類整理、了解存檔的條件、提高自身的專業(yè)技能以及業(yè)務(wù)水平，這樣有利于工程項(xiàng)目文檔資料的完好齊全。

3.5 提高檔案管理人員的檔案法律法規(guī)意識

相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該對每個檔案部門加大法律法規(guī)的宣傳力度，使檔案管理人員提高自身的檔案法律、法規(guī)意識，促使他們在工作中自覺主動依據(jù)法規(guī)辦事，與此同時(shí)，要完善檔案管理規(guī)章制度，明確有關(guān)的要求，使檔案管理工作人員有章可循，照章辦事。同時(shí)，可以建立適當(dāng)?shù)膽酮勚贫?，激勵紙質(zhì)檔案管理人員做好本職工作，保證檔案管理的質(zhì)量。通過考核、工作評定等存在的不足給予修改建議，對工作出色，能力出眾的管理人員或部門給予嘉獎，這樣可以激發(fā)紙質(zhì)檔案管理人員工作的積極性[3]。

3.6 提高紙質(zhì)檔案的加工以及利用率

紙質(zhì)檔案資料在利用的過程中，會出現(xiàn)材料損壞、具有價(jià)值的文件內(nèi)容遭到破壞的情況，因此，就必須對紙質(zhì)檔案材料加工處理，使紙質(zhì)檔案文件得到更好的保存，減少損毀幾率。在文件產(chǎn)生之前，就要注意文件原材料載體的選用以及打印方法，使紙質(zhì)檔案能夠有效延長存儲期限，節(jié)約修復(fù)成本[4]。

4 結(jié)束語

前端控制思想在電子檔案管理方面迅速發(fā)展，在紙質(zhì)檔案管理工作中的運(yùn)用程度不深入。檔案管理的前端控制是改變檔案管理方式，完善檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理的工作效率，對整個文件從形成到入庫保存或損壞的過程視為一個綜合環(huán)節(jié)進(jìn)行衡量，檔案管理通過前端控制進(jìn)行管理，也將會對終端的管理工作產(chǎn)生積極的影響。在檔案管理的前端控制過程中，檔案管理人員要積極參與到文書形成過程的工作中，增強(qiáng)服務(wù)意識、定期參加職業(yè)技能的培訓(xùn)，提高職業(yè)素養(yǎng)、法律意識，管理工作人員職業(yè)技能的增強(qiáng)，有助于紙質(zhì)檔案利用率的提高，和保存的永久性[5]。

參考文獻(xiàn)

[1] 張琳.前端控制在檔案中的運(yùn)用[J].蘭臺世界，2015（06）：83.

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[4] 段夢艷.淺談文書工作與檔案管理的關(guān)系[J].信息化建設(shè)，2015（06）：227.