論行政事務(wù)人員處理日常事務(wù)的有效方法

施裕兵

【摘要】行政事務(wù)人員這個職位在社會的發(fā)展中，變得越來越重要，也越來越受重視。所以，提升行政事務(wù)人員的素質(zhì)，增強行政事務(wù)人員的職業(yè)操守，將自身的工作有機(jī)的結(jié)合，分析并且總結(jié)行政事務(wù)人員在處理日常事務(wù)的有效方法和技巧，可以有效提升工作質(zhì)量和工作效率。

【關(guān)鍵詞】行政事務(wù)人員；事業(yè)單位；日常事務(wù)處理

行政事務(wù)人員這個崗位在我國存在已久。行政事務(wù)人員在不同歷史時期的性質(zhì)、職能和作用都各不相同。而且在如今，行政事務(wù)人員這個崗位也發(fā)生了很大的變化。行政事務(wù)人員在單位中擔(dān)任著重要的角色，對單位領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)的處理起著參與、組織、協(xié)調(diào)、參謀和監(jiān)督的作用。

一、樹立單位行政事務(wù)人員良好的職業(yè)形象

1.提高自身的能力和職業(yè)道德

在工作中很多的事務(wù)很繁瑣，但是卻影響著工作的成果，也影響著單位里的關(guān)系甚至影響個人的外在形象。合格的行政事務(wù)人員需要具備很多的素質(zhì)，比如，聰明，能干，而且會識人看人懂得看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事，分得清事情的輕重緩急。在具體的工作中要學(xué)習(xí)的東西還有很多，多用心觀察他人如何處理跟上下級之間的關(guān)系，留意他人或者領(lǐng)導(dǎo)如何處理實際問題，不斷增加自己的經(jīng)驗和閱歷。一名合格的行政事務(wù)人員應(yīng)該是忠誠的而且也是勤懇的，忠于自己的機(jī)關(guān)、單位，忠于自己的領(lǐng)導(dǎo)，忠于自己的工作，愛崗敬業(yè)，一絲不茍。敬業(yè)愛崗是做好行政事務(wù)工作的前提。只有熱愛所從事的工作，才能充分發(fā)揮自己的聰明才智，進(jìn)而做好工作。

2.提高認(rèn)識，增強服務(wù)優(yōu)化提升的責(zé)任感

轉(zhuǎn)變政府職能，最主要的是提升和優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，變成服務(wù)型的政府，同樣的也是提升城市軟實力的主要的途經(jīng)。增強政府的執(zhí)行力和公信力，建設(shè)法制性和服務(wù)型的政府，是深化改革的必然要求。在黨的十八大報道中，對于政府職能的轉(zhuǎn)變又提出了新的要求，提升到了一個新的層面，也上升到了一個新的高度，作為服務(wù)人員要從全局和戰(zhàn)略的高度，進(jìn)一步增強責(zé)任感，努力成為廣大群眾的“貼心人”、經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的“助推器”。

二、單位行政事務(wù)人員需要學(xué)會的日常事務(wù)處理方法

總結(jié)工作中的經(jīng)驗，在實際工作中，有五種處理方法能讓行政事務(wù)處理的更高效更便捷，他們分別是：臺賬分類法、日志記錄法、舉一反三法、追根究底發(fā)和全局統(tǒng)籌法。這五種方法也是作為行政事務(wù)人員必須要掌握的幾種常見的方法。

1.臺賬分類法

臺賬分類法，就是說在處理日常的事務(wù)當(dāng)中，建立工作臺賬，并且經(jīng)常的檢查和更新，為的是更好地提高工作效率。這樣的方法不僅清晰明了，而且讓日常的工作事務(wù)更加的清晰和規(guī)范。信息技術(shù)發(fā)展如此強大，行政事務(wù)人員在工作的過程中也可以利用信息技術(shù)做電子臺賬，將臺賬生成數(shù)據(jù)庫，定期的維護(hù)和更新，讓工作為人所用，更加的得心應(yīng)手，提升了工作效率，也節(jié)約了時間。

2.日志記錄法

從事具體工作過程中，行政事務(wù)人員的工作往往都是十分瑣碎的，沒有一套好的工作方法很容易發(fā)生錯誤，或者遺漏一些工作沒有去執(zhí)行，容易發(fā)生一團(tuán)糟的現(xiàn)象。在這樣的情況下，日志記錄法就產(chǎn)生了，運用日志記錄法可以產(chǎn)生事半功倍的效果。用日常的信息記錄軟件，行政事務(wù)人員的工作會更準(zhǔn)確、更有調(diào)理。就像老話所說，好記性不如爛筆頭。對于日常工作，不論是工作記錄，工作日志，待辦事項，行政審批還是回憶安排，及時將每件事情都登記，并且設(shè)置定時提醒，工作就會更有效率，也杜絕了一些尷尬的場面的發(fā)生。

3.舉一反三

日常的工作繁瑣而又雜亂，所以在處理的過程中不能像以前一樣按部就班去進(jìn)行，要學(xué)會舉一反三。在接觸同類問題的時候，能夠快速的反應(yīng)，這樣才能更有效率的開展工作，處理日常事務(wù)。所以，在考察一個行政事務(wù)人員是否合格，這些也算是考察的一個基本的依據(jù)，工作是否及時，是不是有租后的工作效率。在工作的過程中，要勤動腦，舉一反三，積極并且主動去學(xué)習(xí)，找出現(xiàn)行工作中存在的問題，并且找好的方法去分析解決，這樣才能成為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，才能更好地推動工作向更好的方向發(fā)展。

4.追根究底法

現(xiàn)實社會中領(lǐng)導(dǎo)會交辦一些線索少，難度大的特殊事務(wù)，對于此類型的事務(wù)就可以用這種方法。在交待事務(wù)的時候領(lǐng)導(dǎo)未必會把整個事務(wù)的過程講清楚，那么就需要行政事務(wù)人員發(fā)揮自己的聰明才智，動用自身的資源，追根究底，從源頭上認(rèn)真的查找，因而解決此類事務(wù)。了解整個事務(wù)的前因后果，找到重點，這樣才能正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意思，正確并且順利完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)。

5.全局統(tǒng)籌法

工作中會有很多繁瑣的事務(wù)疊加在一起，因此要進(jìn)行整體的統(tǒng)籌規(guī)劃，按照一定的順序去排列，掌握好各種事務(wù)的正確處理方法，對同類型的事務(wù)有秩序的分批完成，這樣也提高了工作效率，讓工作變得更加有序，不至于慌亂五章。比如，處理公文時，對于一般性的需要閱讀傳閱性的文件，可以先擱置。有需要處理的緊急文件時，把一般性的文件與緊急文件一起交給領(lǐng)導(dǎo)，將類似的工作進(jìn)行合并辦公，提高工作效率。對于領(lǐng)導(dǎo)來說也不至于有被繁瑣的事情經(jīng)常打擾的感覺。

三、單位行政事務(wù)人員需要學(xué)會的日常事務(wù)處理技巧

在日常事務(wù)的處理上，事業(yè)單位行政事務(wù)人員需不斷學(xué)習(xí)相關(guān)工作技巧，從而讓自身工作的開展錦上添花。

1.協(xié)調(diào)溝通的技巧

行政事務(wù)人員在日常的工作中最應(yīng)該和最首先要學(xué)會的就是溝通的技巧。在日常的工作中，行政事務(wù)人員要跟各個部門的人打交道，在進(jìn)行關(guān)系的處理是，有全局意識，站好隊，幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好一些關(guān)系，忠誠為領(lǐng)導(dǎo)。在實際執(zhí)行的過程中，行政事務(wù)人員應(yīng)該主動去協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，幫助領(lǐng)導(dǎo)去減輕負(fù)擔(dān)。而對于一些必須要領(lǐng)導(dǎo)親自去過問的事情和一些必須要親自協(xié)調(diào)的關(guān)系，要做到及時的提醒。所以，在具體的工作中，行政事務(wù)人員的協(xié)調(diào)工作體現(xiàn)在方方面面。大到日常事務(wù)的銜接，會議的安排，工作的聯(lián)絡(luò)和接待，小到個人事務(wù)以及來電來函的處理，行政事務(wù)人員都在中間起到一定的協(xié)調(diào)作用。行政事務(wù)人員還要加強自身素質(zhì)的提高，提高溝通的技巧，面相上要始終帶有微笑，語氣要溫婉，態(tài)度要和諧，針對不同的人群要掌握不同的溝通技巧，從而更好地服務(wù)于工作。

2.信息處理的技巧

信息技術(shù)高速發(fā)展，內(nèi)部信息的保密對事業(yè)單位是很重要的，影響到事業(yè)單位的生存和發(fā)展。信息的收集整理也是行政事務(wù)人員日常工作的一部分，在進(jìn)行日常工作當(dāng)中，要對信息進(jìn)行分類，根據(jù)信息的輕重緩急運用臺賬分類法去合理分配。同時，也為了更好的服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，向領(lǐng)導(dǎo)提出更好的點子和策略。要做到積極并且及時給領(lǐng)導(dǎo)提供反饋。和單位有關(guān)的一些準(zhǔn)確的信息，行政事務(wù)人員也要及時匯報。

3.會議安排的技巧

行政事務(wù)人員必須要掌握的一項工作技巧，就是做好會議的安排。直接反映行政事務(wù)人員具體工作的仔細(xì)程度。要想成為一個好的行政事務(wù)人員，在每次的會議開始之前就要做充足的準(zhǔn)備，準(zhǔn)備好與會議內(nèi)容有關(guān)的一切，事無巨細(xì)。包括參會的人員、會議的時間、地點以及會議中可能用的各種設(shè)備都準(zhǔn)備好，確保會議正常并且順利進(jìn)行。并且在會議進(jìn)行的過程中，也密切的關(guān)注會議中的很多環(huán)節(jié)，正確的處理應(yīng)急事情的發(fā)生。會議之后也要做好會議記錄的收集、整理和歸檔的工作。

四、結(jié)束語

復(fù)雜和繁瑣是事業(yè)單位行政事務(wù)人員的工作特點，除上述工作之外，還有許多方面，若隨意處理后果不堪設(shè)想。因此，行政事務(wù)人員要加強自身建設(shè)，以實踐為依托，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗和技巧，創(chuàng)新工作方法，從而提高自己處理各項事務(wù)的能力，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的好助手。

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