中外電子檔案管理比較

徐薇

[摘 要] 本文通過對中外電子檔案在管理理念、管理模式方面的比較分析，找出我國在電子檔案管理方面的不足，并提出積極的改進(jìn)措施，提高我國電子檔案管理水平。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；檔案管理；管理理念；管理模式

隨著電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，電子檔案在提高工作效率與工作質(zhì)量方面起著重要作用。因此，電子檔案的管理已成為當(dāng)代檔案界關(guān)注的重點(diǎn)問題。隨著我國電子政務(wù)的不斷推進(jìn)和電子檔案管理與國際的接軌，我國應(yīng)借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高電子檔案管理水平。

1.中外電子檔案管理理念比較

1.1國外電子檔案管理理念

目前，歐美一些信息技術(shù)比較發(fā)達(dá)的國家大多采用前端控制和全過程管理的理念指導(dǎo)電子檔案的管理[1]。

1.1.1電子檔案前端控制，即檔案管理工作提前介入電子檔案的形成、運(yùn)行和歸檔管理，建立起統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、互為保證、相對獨(dú)立的運(yùn)行模式，從而形成電子檔案嚴(yán)密、完整、原始性、真實(shí)性保障體系。實(shí)施電子檔案前端控制有以下環(huán)節(jié)：

1.1.1.1提前或?qū)崟r(shí)歸檔。電子檔案一經(jīng)形成，即刻賦予歸檔標(biāo)記，納入保存范圍和檔案部門的監(jiān)控之中，防止刪除與流失，保證齊全和完整。

1.1.1.2提前鑒定。電子環(huán)境下，對檔案的鑒定不僅要在文件轉(zhuǎn)化為檔案之前進(jìn)行，而且還要將鑒定環(huán)節(jié)大大提前，在文件生成之際乃至生成之前就進(jìn)行鑒定。

1.1.1.3提前著錄。將檔案著錄嵌入文件登記環(huán)節(jié)，將著錄數(shù)據(jù)一并納入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，提高著錄效率。

1.1.1.4提前接收。檔案工作人員通過網(wǎng)絡(luò)時(shí)刻關(guān)注文件生命周期的各個(gè)工作程序，一旦文件的生命期結(jié)束，便立即接收進(jìn)館，進(jìn)行整理后完成文件向檔案的轉(zhuǎn)化。

1.1.2全過程管理

電子檔案管理涉及到電子檔案的流程、管理規(guī)則、管理方法、質(zhì)量要求以及各項(xiàng)管理內(nèi)容的相應(yīng)系統(tǒng)軟硬件的共享，還包括對電子檔案的生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容的實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)控等。

1.2我國電子檔案管理理念

電子檔案管理的發(fā)展歷程分為三個(gè)階段：一是依存于紙質(zhì)檔案的管理階段；二是紙質(zhì)檔案與電子檔案“齊頭并進(jìn)”的管理階段；三是脫離紙質(zhì)檔案上升為獨(dú)立的管理系統(tǒng)。目前我國多數(shù)機(jī)構(gòu)處于電子檔案管理的第二階段，少數(shù)機(jī)構(gòu)正在積極探索向第三階段邁進(jìn)。

1.2.1理念基本觀點(diǎn)

理念基本觀點(diǎn)：電子檔案與紙質(zhì)檔案即有共同的特點(diǎn)，又有不同之處，各存優(yōu)缺點(diǎn)，兩者之間有互補(bǔ)的作用。因此電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)長期并存，這樣既可以保存反映歷史原始記錄的紙質(zhì)檔案，又可以發(fā)揮電子檔案在檢索、利用等方面的優(yōu)越性，應(yīng)施行兩者整合管理。

1.2.2理念具體要求

1.2.2.1同步歸檔。將制發(fā)、收到的紙質(zhì)文件核對完整齊全后即時(shí)歸檔；保存到指定的計(jì)算機(jī)硬盤或檔案數(shù)據(jù)庫中并加上歸檔標(biāo)志。

1.2.2.2同步鑒定。電子檔案的鑒定應(yīng)是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，指定管理期限表并納入管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案的鑒定可隨時(shí)鑒定以便即時(shí)歸檔。

1.2.2.3同步整理。把紙質(zhì)檔案和電子檔案采用“合二為一”的整理方法，二者擁有相同的檔號(hào)和著錄信息，應(yīng)在整理歸檔紙質(zhì)檔案的同時(shí)電子檔案也可整理完成。

1.2.2.4同步利用。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)以電子檔案為主，在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案。

1.2.3相比之下，我國應(yīng)借鑒國外先進(jìn)理念

我國目前所采用的電子檔案管理理念已不能適應(yīng)日益發(fā)展的電子檔案管理需求，急需改進(jìn)。相比之下，歐美等國的電子檔案管理理念比較先進(jìn)，符合電子檔案發(fā)展的客觀規(guī)律，值得我國學(xué)習(xí)的幾點(diǎn)優(yōu)勢：

1.2.3.1可保障電子檔案信息內(nèi)容真實(shí)。實(shí)施前端控制和全程管理，就是對電子檔案的管理從文件運(yùn)轉(zhuǎn)的全過程著眼通盤規(guī)劃，在文件形成和維護(hù)階段實(shí)施監(jiān)督，在電子檔案的形成階段就鑒定其檔案價(jià)值，根據(jù)需要加上歸檔標(biāo)識(shí)，以防文件被修改或刪除。

1.2.3.2可保障電子檔案信息安全。為了確保電子檔案信息的安全性，在電子檔案產(chǎn)生之前和設(shè)計(jì)階段就應(yīng)明確其歸檔范圍、保存價(jià)值、采集時(shí)間和方式等事項(xiàng)。

1.2.3.3可保障電子檔案利用的安全和便利。為了確保電子檔案的長期可存取性和可利用性，確保電子檔案在提供利用時(shí)的安全和便利，需事先設(shè)定某些技術(shù)指標(biāo)，如記錄載體、記錄方式、加密等級(jí)、使用權(quán)限的控制措施等。

2.中外電子檔案管理模式的比較

2.1國外電子檔案管理模式

對于電子檔案的管理模式，目前國外主要存在兩種，即機(jī)構(gòu)自行分散管理模式和檔案館集中管理模式[2]。

2.1.1機(jī)構(gòu)自行分散管理模式

機(jī)構(gòu)自行分散管理模式是指由檔案的形成機(jī)構(gòu)自行保管具有保存價(jià)值的電子檔案。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點(diǎn)，把文件管理與檔案管理合并到一個(gè)連續(xù)的過程中。

2.1.2檔案館集中管理模式

檔案館集中管理模式是指將應(yīng)歸檔的電子檔案及其載體集中保管到檔案館。如美國是檔案館集中管理典范，開展了美國電子檔案檔案館項(xiàng)目（ERA）。由美國國家檔案與文件管理署（NARA）組織的、經(jīng)過6年研究、耗資3億美元的大型研發(fā)項(xiàng)目。在此模式中，國家檔案館作為集中永久保管文件的專門機(jī)構(gòu)，協(xié)調(diào)全國電子檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通作用。

2.2我國電子檔案管理模式

迄今為止，我國對于使用何種電子檔案管理模式還未有定論。我國主要關(guān)注的是機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子檔案的管理，尚未深入研究一個(gè)地區(qū)乃至全國電子檔案的管理模式。當(dāng)前存在的管理模式有機(jī)構(gòu)自行分散管理模式，大多被企業(yè)所采用；也有檔案館集中管理模式主要面向政府部門和事業(yè)單位。

2.3中外電子檔案管理模式的比較分析

通過對美國電子檔案管理的了解，以及對我國電子檔案管理模式情況的闡述，上述兩種管理模式都有自己的發(fā)展空間，具有一定優(yōu)勢，但也存在著弊端。

2.3.1機(jī)構(gòu)自行分散管理模式的利弊

機(jī)構(gòu)自行分散管理模式的優(yōu)點(diǎn)首先表現(xiàn)在其有利于保證電子檔案的可識(shí)讀性和完整性。其次，機(jī)構(gòu)自行分散管理模式有利于緩解檔案館在資金和技術(shù)方面的困難。

2.3.2檔案館集中管理模式的利弊

檔案館集中管理模式是將檔案館作為電子檔案的保護(hù)傘和集中管理機(jī)構(gòu)。由于檔案館具有較好的技術(shù)條件和高素質(zhì)的業(yè)務(wù)人員，一方面可以保證電子檔案實(shí)體得到妥善保管，從而實(shí)現(xiàn)檔案保存歷史原貌的職責(zé)；另一方面，可以有效防止檔案被刪改和隨意銷毀，保證了電子檔案的真實(shí)性和可靠性。但是，檔案館為了保證電子檔案的長期可讀性，要花巨資來轉(zhuǎn)換電子檔案的格式。資金和技術(shù)問題仍將是我國對電子檔案實(shí)行檔案館集中管理最大問題。

3.結(jié)合國外經(jīng)驗(yàn)，我國電子檔案改進(jìn)措失

3.1開發(fā)功能完善的電子檔案管理系統(tǒng)

由于電子檔案特殊性，管理標(biāo)準(zhǔn)及管理方法要依賴軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，因此電子檔案的科學(xué)管理應(yīng)采取以軟件系統(tǒng)為中心的綜合管理方法。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，應(yīng)充分綜合文件檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，把相關(guān)的管理措施納入其中，通過技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)。

3.2加強(qiáng)硬件系統(tǒng)的管理

要選擇性能穩(wěn)定功能齊全的硬件設(shè)備，進(jìn)一步完善設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，保證適宜的溫濕度；強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)；合理配置存儲(chǔ)設(shè)備，采用多種介質(zhì)備份，滿足電子檔案長期保存的需要。

3.3確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全

制定和完善規(guī)章制度，加強(qiáng)權(quán)限管理，做到合理分配和有效監(jiān)督；采用物理隔離、防火墻、入侵檢測、病毒防范等技術(shù)保證網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全并及時(shí)修補(bǔ)漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)；采用安全認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、信息隱藏等技術(shù)保證電子檔案在傳輸過程中的安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]李銘.檔案化管理前端控制和全程管理的核心.浙江檔案[J].2005（ll）

[2]張寧編譯.電子文件保管模式之爭.檔案學(xué)通訊[J].2000（8）