淺談醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策

朱文穎

摘要：文書檔案是記錄一個組織機構或者個人信息的途徑，對個人以及某個機構部門的發(fā)展具有很重要的借鑒和參考價值。本文主要是對醫(yī)院文書檔案管理的重要性進行了解，結合醫(yī)院以及檔案管理的現(xiàn)狀，分析出醫(yī)院文書檔案管理存在的問題，針對具體問題，結合醫(yī)院發(fā)展的特性，提出完善檔案管理的對策。

關鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；檔案管理；問題；對策

一、醫(yī)院文書檔案管理的重要性

（一）為醫(yī)療科研創(chuàng)新提供基礎

文書檔案是為醫(yī)院提供服務的部門之一，它的存在為醫(yī)療提供了很好的可查詢的資料和相關的數(shù)據(jù)，存有很多對科研有用的書籍和資料，是醫(yī)院的資料庫。醫(yī)院的檔案中對每一項手術以及疑難雜病的治療方法和過程都有精確記錄，所以當遇到同類病癥患者或者衍生病變患者，可以采取相同的治療方法，再結合患者自身情況，研究或開創(chuàng)出新的治療方法，推動醫(yī)療科研創(chuàng)新。

（二）為患者提供完善的醫(yī)療記錄

文書檔案室存有醫(yī)院的很多的數(shù)據(jù)的，對于病人的一些相關的數(shù)據(jù)和病人的病情的跟蹤記錄都會存儲，當患者接受治療后又出現(xiàn)一些并發(fā)癥，可以通過醫(yī)療記錄本對患者的病況、病因以及解決方法進行記錄，這樣會方便后期需要的時候進行查閱。

（三）為管理決策提供依據(jù)

醫(yī)院也是在不斷的經(jīng)營中完善和發(fā)展的，也會定期舉辦大型的醫(yī)療座談會以及派遣相關人員出去進修，或者醫(yī)院發(fā)展轉型與創(chuàng)新，這些行政類的管理決策往往也是需要依據(jù)和支持的，醫(yī)院的文書檔案對歷年來醫(yī)院發(fā)展的歷程以及相關活動和成果進行記錄，為后期醫(yī)院開展不同的行政部門以及做出重大會議決策提供參考。

二、醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案工作人員的素質匱乏

在很多的醫(yī)院中對人才的培養(yǎng)有著自己重點培養(yǎng)的對象和人群，與此同時在醫(yī)院的人才培養(yǎng)方案中一般對技術人員的培養(yǎng)和培訓較為重視，但是卻忽略了醫(yī)院檔案室檔案文書人員的培養(yǎng)和學習。文書檔案管理人員的管理水平一般都停留在傳統(tǒng)方法和傳統(tǒng)經(jīng)驗上，以這種管理水平和思想方式受到束縛，這樣也追不上了時代的發(fā)展潮流。有些醫(yī)院的檔案管理人員自身的大學專業(yè)和文書檔案管理的崗位不符合，很多管理人員都是從事計算機行業(yè)、護理行業(yè)和行政工作，后來轉為檔案管理工作。由于他們缺少專業(yè)的文書檔案的管理知識，所以對從事這個行業(yè)的工作做的不是很完善、很完整，不能完完全全的按著規(guī)定來進行規(guī)范標準化來執(zhí)行和完成工作。

（二）檔案管理制度不健全

檔案資料重要性不言而喻，妥善的保管和使用檔案資料的前提就是需要完整的檔案管理制度，目前，在醫(yī)院單位中，都有明文規(guī)定，設立領導一系列的檔案管理制度，在很多的醫(yī)院里面都沒有對檔案管理有著正規(guī)的規(guī)定和規(guī)章制度，表現(xiàn)出規(guī)章制度不明確，所以人員在工作中會出現(xiàn)錯誤，很多應該處理的資料沒有及時的統(tǒng)一、高效的進行收集和處理，檔案室的管理不嚴密，管理規(guī)定脫節(jié)，這樣一來檔案室的工作不夠完善，這樣就產(chǎn)生了文檔的存儲較為混亂，這樣一來久而久之檔案的管理制度就很不健全。

（三）檔案管理基礎設施欠缺

在很多醫(yī)院都會出現(xiàn)這種情況，醫(yī)院里面的消防設備、檔案管理設備和檔案管理都非常的欠缺的，很多都不符合規(guī)定和標準的。同時醫(yī)院的檔案管理技術和設備較為落后，限制了文檔管理向前發(fā)展。隨著社會不斷的進步和科技經(jīng)濟的不斷的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的應用和計算機的應用都在醫(yī)院的管理中得到了廣泛的應用和發(fā)展。同時傳統(tǒng)的文書檔案的管理的模式較為落后已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)在的醫(yī)院的發(fā)展需要，我們必須要對傳統(tǒng)的文書檔案管理模式進行更新?lián)Q代。但是受到了經(jīng)濟的制約和限制醫(yī)院對檔案的管理的投入資金有著不足，所以迫使很多醫(yī)院的檔案管理不夠完善，不能實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。

三、完善醫(yī)院文書檔案管理的對策

（一）提升檔案管理人員的素質

加強檔案室人員的學習和素質是非常必要的，同時對我們醫(yī)院的管理層，例如文書、檔案室人員進行專業(yè)的培訓，對專業(yè)的知識和整理文案的能力進行提高。這樣會相應的提高了檔案室的材料的規(guī)整度。也要提高領導層和文員的檔案意識，要讓他們了解規(guī)章制度，同時要加大對檔案管理的宣傳力度，要讓醫(yī)院的領導們和職工對文書檔案有進一步的認識和了解。所以，要提高文書檔案相關的管理人員的專業(yè)水平，對其進行系統(tǒng)的培訓，這就要將文書檔案的管理歸納到醫(yī)院的重要發(fā)展戰(zhàn)略里進行重點關注，最好要每年派管理人員進行專業(yè)的培訓和學習，不斷的加強文書檔案基礎知識的培訓，只有通過不斷的專業(yè)的培訓和知識不斷的更新、不斷的進修學習，才能夠更好的提高管理人員的水平，讓其更好高效的完成管理任務，這樣會讓文書檔案穩(wěn)定有序的發(fā)展。

（二）建立健全檔案管理制度

社會在進步和發(fā)展，現(xiàn)代社會的科技發(fā)展與日俱新，文書檔案的發(fā)展也要進行科學化的管理，醫(yī)院要設立相應的檔案管理體系，將醫(yī)院各科室、各部門進行統(tǒng)一考核和統(tǒng)一管理，所以對文書檔案進行制度性管理是非常有必要和有效的措施。

（三）完善檔案管理基礎設施建設

現(xiàn)在對文書檔案管理的硬件設施進行更新和資金的投入，對技術和設備進行翻新，對文書檔案進行現(xiàn)代化的管理，如辦公設備、檔案室的用房，要進行防火、防盜、防潮、防蟲等防護措施來減輕檔案的消耗。更要引進計算機軟件技術對文件進行歸類和整合，進行合理的搭配利用。經(jīng)過計算機的整合和整理遠程信息的技術實現(xiàn)了文字和圖片聲像等信息進行系統(tǒng)化、科學化的管理，同時可以方便與管理人員利用計算機進行以最快最方便省時省力的進行查找和搜索，這樣就可以大大提高了工作效率，利用互聯(lián)網(wǎng)還可以整合醫(yī)院的各個系統(tǒng)的自愿共享功能，很好的滿足了各科室和科研的很多需求，從而這樣會將檔案管理的基礎設施記性優(yōu)化的同時也實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

總結：

綜上所述，通過對醫(yī)院工作性質的了解，可得出文書檔案在醫(yī)院的發(fā)展建設中發(fā)揮著很大的重要作用，對醫(yī)療技術的改進、對醫(yī)院發(fā)展過程中的重大決策都有影響，所以對當前醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題進行總結和研究是一件具有研究價值的事項，結合醫(yī)院發(fā)展定位以及社會地位，對醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題提出解決對策，對醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展具有促進作用。

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