高校學(xué)生檔案管理之我見

呂亞梅

[摘要]論述了高校學(xué)生檔案的內(nèi)容，指出了目前學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，提出了為加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的建議，進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校學(xué)生檔案管理方法和制度的形成。

[關(guān)鍵詞]高校；學(xué)生檔案；檔案管理

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)及各種社會真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，也是每個(gè)學(xué)生人事檔案形成的基礎(chǔ)。學(xué)生檔案管理是一個(gè)單位不可缺少的部分，在高校畢業(yè)生就業(yè)雙向選擇形勢下，高校學(xué)生檔案已無可爭議地成為社會、用人單位擇優(yōu)錄用的參考依據(jù)。成為各級各類人才市場辦理人事代理的必須材料之一。

因此，在新的形勢下，提高高校學(xué)生檔案管理的水平，使之盡快適應(yīng)教育體制改革和就業(yè)制度改革，對學(xué)生檔案材料的要求，有著十分重要的意義。

一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

高校學(xué)生檔案分為終身檔案和臨時(shí)檔案。終身檔案是指新生進(jìn)校時(shí)由招辦提供的，以及學(xué)畢業(yè)時(shí)由學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門的對學(xué)生終身有效的檔案。臨時(shí)檔案是指學(xué)生在校期間臨時(shí)建立的檔案，包括學(xué)生各種表現(xiàn)情況的記載。學(xué)生終身檔案和臨時(shí)檔案是兩個(gè)不同階段的檔案.學(xué)生臨時(shí)檔案一般包括以下一些內(nèi)容：新生基本情況登記表、軍訓(xùn)考核表、大學(xué)生各學(xué)期各科成績總表、綜合測評評審表、評優(yōu)評獎(jiǎng)情況登記表，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)、入黨材料，學(xué)生受處分或撤銷處分的決定，以及有關(guān)認(rèn)識、檢查、座談?dòng)涗浀认嚓P(guān)材料，畢業(yè)生登記表等。學(xué)生畢業(yè)時(shí)臨時(shí)檔案的有關(guān)內(nèi)容是要裝入其終身檔案的，例如學(xué)籍卡，軍訓(xùn)考核表，評優(yōu)評獎(jiǎng)情況登記表，在校期間各科成績匯總表，入團(tuán)、入黨有關(guān)材料，畢業(yè)體檢表，畢業(yè)生登記表等。

二、高校學(xué)生檔案的特點(diǎn)

1、過渡性

高校學(xué)生檔案反映的是學(xué)生在校三四年學(xué)習(xí)的過程，以及伴隨這一過程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如：有的學(xué)生因考試作弊而受到處分，后來由于表現(xiàn)較好又撤消處分；有的學(xué)生從休學(xué)到復(fù)學(xué)等，這些變化都要及時(shí)做好記錄，這是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)，因此具有過渡性。

2、私密性

每份檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況，如家庭情況、成績記載、獎(jiǎng)懲情況等，這些都屬于個(gè)人隱私，在一定的范圍內(nèi)需要保密，所以，一定要按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。

3、流動(dòng)性

根據(jù)調(diào)查，學(xué)生檔案在高校檔案中利用非常頻繁，學(xué)生報(bào)考研究生、出國留學(xué)、參軍、報(bào)考公務(wù)員等，均需要利用在校期間的檔案。

三、高校學(xué)生檔案的作用

做好高校學(xué)生檔案的建設(shè)與管理工作，是高校畢業(yè)生體制改革和發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。通過畢業(yè)生就業(yè)狀況跟蹤調(diào)查，建立畢業(yè)生后續(xù)檔案，了解用人單位對畢業(yè)生的需求情況，準(zhǔn)確地把握市場行情，及時(shí)調(diào)整培養(yǎng)方案，培養(yǎng)社會上急需的、有用的人才，為高校教學(xué)改革的開展，提供了現(xiàn)實(shí)的依據(jù)，目前，我國高等教育已經(jīng)從“精英教育”階段走向“大眾化教育”階段，在這樣一個(gè)背景下，高校畢業(yè)生已不再包分配，而是自主擇業(yè)，雙向選擇，學(xué)生檔案對學(xué)生職業(yè)生涯將產(chǎn)生較重要的作用。隨著省、市、區(qū)各類人才市場的日益規(guī)范和完善，用人單位和畢業(yè)生有多種途徑在人才交流過程中互相宣傳、介紹自己，了解、選擇對方，選拔、錄用大學(xué)畢業(yè)生很大程度上要參考學(xué)生檔案。高校學(xué)生檔案工作一方面促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，把人才輸送到恰當(dāng)?shù)膷徫?；另一方面為用人單位進(jìn)行人才預(yù)測、制訂人才培養(yǎng)和事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供可靠、準(zhǔn)確的人才數(shù)據(jù)信息。加強(qiáng)高校學(xué)生日常檔案管理工作，有助于做好學(xué)生思想政治工作。規(guī)范性的文字材料載入他們的檔案，既有利于學(xué)生的自律，規(guī)范和約束學(xué)生的行為，也起到指導(dǎo)和協(xié)調(diào)學(xué)校教學(xué)工作、學(xué)生管理工作和后勤服務(wù)工作的作用。促進(jìn)了高校內(nèi)部管理水平的提高，強(qiáng)化了高校管理、優(yōu)化了育人環(huán)境、提高了人才質(zhì)量服務(wù)水平。

四、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

1、學(xué)生檔案原始資料不全面

高校實(shí)行網(wǎng)上招生錄取，為提送最原始、最基本、最重要的紙質(zhì)檔案材料帶來一定的困難，使一些省市學(xué)生的紙質(zhì)檔案材料無法完整地收集與積累。檔案的不全，既給學(xué)生檔案管理工作帶來了困難，也給教育部門培養(yǎng)考查學(xué)生綜合素質(zhì)及學(xué)生本人成長帶來不利。

2、管理模式陳舊

學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來完成。

由于學(xué)生管理部門和院系均沒有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程沒有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯(cuò)別字、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等等學(xué)生檔案歸檔材料質(zhì)量差，手續(xù)不完備，書寫不規(guī)范，形式不統(tǒng)一。有的學(xué)校學(xué)生畢業(yè)時(shí)填寫的《大專院校畢業(yè)生登記表》沒有學(xué)校公章和本人簽名，有的學(xué)生用所在系的公章代替學(xué)校公章，有的學(xué)校學(xué)生成績單沒有教務(wù)處公章，甚至成績單用的是復(fù)印件，學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄過于籠統(tǒng)，記錄不詳細(xì)，歸檔材料紙張大小不一，質(zhì)量不符合存檔規(guī)范要求：甚者有些成績單上有嚴(yán)重涂改痕跡。

3、管理內(nèi)容欠缺

大學(xué)生思想教育工作不足，缺少心理檔案的建立。目前，在眾多高校中只注重學(xué)生在專業(yè)知識領(lǐng)域的培養(yǎng)，而缺乏思想教育工作及關(guān)于心理健康的指導(dǎo)。

4、學(xué)生檔案缺乏后續(xù)管理

很多高校缺乏對畢業(yè)生進(jìn)行跟蹤調(diào)查，了解畢業(yè)生就業(yè)狀況，沒有建立畢業(yè)生離校后檔案的建設(shè)工作，使高校不能很好地了解社會，了解用人單位的需求，造成了教育資源的浪費(fèi)。

五、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的對策

1、統(tǒng)一認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識，自覺支持和做好學(xué)生檔案工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和院系要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。

2、建立完善考核評價(jià)制度

客觀、真實(shí)、適時(shí)地開展學(xué)生檔案管理工作的評估，是推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理水平提高的重要舉措。高校學(xué)生檔案管理工作要注意校、院、系相互間的聯(lián)系，力爭檔案管理規(guī)范化、制度化。建立定時(shí)檢查評比制度，切實(shí)抓好平時(shí)檔案材料的收集考核評價(jià)工作。學(xué)生檔案管理部門應(yīng)把學(xué)生檔案建檔工作作為對各院、系學(xué)生工作好壞的一項(xiàng)評價(jià)內(nèi)容，促進(jìn)學(xué)生檔案工作整體水平的提高。

3、充分利用現(xiàn)代化管理手段，提高管理質(zhì)量與效益

作為高校學(xué)生工作管理者，一方面要做好大學(xué)生的管理和教育工作；另一方面，還要提高檔案管理人員素質(zhì)。充分發(fā)揮個(gè)人潛能；要學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)理論和有關(guān)政策條例，提高理論管理能力：學(xué)習(xí)相應(yīng)計(jì)算機(jī)知識，掌握相關(guān)的現(xiàn)代管理的理論、技術(shù)和方法，做好大學(xué)生檔案工作，進(jìn)一步提高工作效率，提高工作質(zhì)量；隨著我國招生和畢業(yè)生就業(yè)制度的不斷改革，畢業(yè)生、用人單位、學(xué)校之間的信息交流日益密切，要使我們管理的學(xué)生檔案在學(xué)生就業(yè)時(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用，就不能沿襲過去的方法，而要運(yùn)用現(xiàn)代化的手段管理學(xué)生檔案，也就是把每個(gè)學(xué)生的有關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)中，并隨時(shí)對已經(jīng)有的信息進(jìn)行更新，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。當(dāng)用人單位來考查學(xué)生時(shí)，我們就可以及時(shí)提供畢業(yè)生的信息材料，不僅節(jié)省了大量人力、物力，同時(shí)也提高了檔案管理工作的準(zhǔn)確性和高效性，這也是學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的趨勢。

4、注重大學(xué)生心理健康教育，建立心理檔案

大學(xué)生是國家培養(yǎng)的高層次專門人才，是國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的強(qiáng)大后備軍。目前高校對學(xué)生的教育越來越重視，對大學(xué)生素質(zhì)和綜合能力的要求越來越高。而相應(yīng)的大學(xué)生心理健康方面及如何提高個(gè)人交際能力的指導(dǎo)卻少之又少。因此大學(xué)生教育要加強(qiáng)思想教育，開設(shè)相關(guān)心理健康及交際方面的選修課程：并在新生入學(xué)時(shí)就要進(jìn)行心理測試，建立心理檔案并進(jìn)行跟蹤調(diào)查。在各高校中應(yīng)加強(qiáng)大學(xué)生心理健康教育，建立心理檔案應(yīng)該迅速普及，并且作為重要工作來抓，以達(dá)到增強(qiáng)大學(xué)生的心理素質(zhì)，提高其在各方面的能力，避免悲劇的再次重演。這都是在新世紀(jì)、新時(shí)代堅(jiān)持以人為本的體現(xiàn)。