基于語(yǔ)料庫(kù)的外貿(mào)英語(yǔ)信函中程式化信息研究

莫麗婭

(西安翻譯學(xué)院 英文學(xué)院，西安 710105)

基于語(yǔ)料庫(kù)的外貿(mào)英語(yǔ)信函中程式化信息研究

莫麗婭

(西安翻譯學(xué)院 英文學(xué)院，西安 710105)

語(yǔ)用學(xué)是語(yǔ)言學(xué)分支中以語(yǔ)言意義為研究對(duì)象的領(lǐng)域。本研究以語(yǔ)用學(xué)理論為依據(jù)，以外貿(mào)業(yè)務(wù)流程中的信函為語(yǔ)料，對(duì)所選的10封外貿(mào)英語(yǔ)信函中的信息分布進(jìn)行描述，分析外貿(mào)英語(yǔ)信函中信息的分布特征、程式化信息的不同表達(dá)方式及其存在的根據(jù)，以期為商務(wù)信函的寫(xiě)作、跨文化交際研究提供一個(gè)不同的視角。

語(yǔ)篇；程式化信息；外貿(mào)；信函

一、引言

伴隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及提高，以及中國(guó)對(duì)外開(kāi)放的深入，中國(guó)企業(yè)參與國(guó)際貿(mào)易越來(lái)越頻繁，做國(guó)際貿(mào)易生意會(huì)越來(lái)越多，并將成為常態(tài)化。在這種大趨勢(shì)下，學(xué)會(huì)掌握外貿(mào)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作和程式化信息的傳遞，就變得極為迫切和需要。外貿(mào)英語(yǔ)信函又稱商務(wù)書(shū)信，是外貿(mào)業(yè)務(wù)中傳遞信息、磋商交易條件的主要途徑和工具，具體表現(xiàn)在可用于建立業(yè)務(wù)關(guān)系、索要產(chǎn)品信息、向客戶報(bào)盤、解決業(yè)務(wù)洽談中出現(xiàn)的種種問(wèn)題以及保持企業(yè)之間良好的公共關(guān)系。

當(dāng)今時(shí)代電子郵件是使用最廣泛、最快捷的信息傳遞手段，電子郵件本身就是一份“信函”，只不過(guò)它是“電子版”的、而非紙質(zhì)版的，同時(shí)它還可以以附件的方式傳送信函，因此二者之間在內(nèi)容、禮儀、跨文化溝通、表達(dá)方式、語(yǔ)言規(guī)范等方面并無(wú)任何不同，不能因傳送方式的改變而降低其要求。會(huì)撰寫(xiě)正式信函者，當(dāng)然也能輕而易舉地用電子郵件的形式表達(dá)同樣的內(nèi)容。正因?yàn)槿绱?，不少英語(yǔ)國(guó)家的專家認(rèn)為，從昔日的電報(bào)、電傳到今天的電子郵件，只是一種交易磋商信息傳輸手段的進(jìn)步，傳統(tǒng)信函寫(xiě)作的重要性依然不變。

從功能角度來(lái)看，外貿(mào)信函特有的文體功能包括信息功能、交際功能、勸說(shuō)功能等。信息功能旨在傳遞信息，有問(wèn)必答，有求必應(yīng)。而社交功能和勸說(shuō)功能有助于建立良好的人際關(guān)系，看似冗余，實(shí)際上作用不容小覷。在長(zhǎng)期的外貿(mào)實(shí)踐中，已經(jīng)形成了一種獨(dú)特的語(yǔ)言“客套語(yǔ)”—程式化信息。研究以外貿(mào)業(yè)務(wù)流程中所涉及的信函為研究對(duì)象，對(duì)信函中的信息分布尤其是程式化信息進(jìn)行分析，本研究建議在外貿(mào)英語(yǔ)函電課程教學(xué)中，教師應(yīng)引導(dǎo)學(xué)生根據(jù)交際原則把程式化信息合理搭配，培養(yǎng)學(xué)生構(gòu)建有效的商務(wù)語(yǔ)篇能力。

二、程式化信息研究簡(jiǎn)述

早在上個(gè)世紀(jì)60年代末，Lyons就提出程式化序列是一個(gè)整體，應(yīng)用于特定場(chǎng)合的言語(yǔ)表達(dá)。Coulmas則認(rèn)為程序套話是一種由標(biāo)準(zhǔn)化的情景環(huán)境出發(fā)或要求而產(chǎn)生的語(yǔ)言表達(dá)。程式化語(yǔ)言研究領(lǐng)域的泰斗級(jí)人物Wray所給出的定義是：程式化語(yǔ)言是由連續(xù)或非連續(xù)的單詞或其他成分組成的預(yù)制性的多詞組和，以整體形式在記憶中存儲(chǔ)，在提取時(shí)不必經(jīng)過(guò)語(yǔ)法的分析而生成。

國(guó)內(nèi)也有學(xué)者對(duì)程式化信息進(jìn)行研究，1996年廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)的程岸認(rèn)為程式化信息與實(shí)義信息相輔相成，靈活使用程式化信息使外貿(mào)信函表達(dá)更得體、內(nèi)容更完整、語(yǔ)篇更連貫。2004年廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)的劉件福提出程式化信息以詞、短語(yǔ)或句子出現(xiàn)，是寫(xiě)信人用來(lái)表達(dá)自己對(duì)實(shí)義信息(傳遞事件或信息)的主觀態(tài)度的各種語(yǔ)言手段。這些定義盡管所用術(shù)語(yǔ)不同，但指的都是相同的語(yǔ)言現(xiàn)象，在本文，我們統(tǒng)一用程式化信息來(lái)表達(dá)這一語(yǔ)言現(xiàn)象。

三、研究理論框架及其相關(guān)術(shù)語(yǔ)

外貿(mào)英語(yǔ)信函本質(zhì)上是一種言語(yǔ)行為，屬于使用書(shū)面語(yǔ)言來(lái)傳遞信息的語(yǔ)用學(xué)范疇。言語(yǔ)行為理論屬于語(yǔ)言哲學(xué)的一個(gè)重要理論，根據(jù)這一理論，我們每說(shuō)一句話包含了以下三種基本的言語(yǔ)行為，這對(duì)我們了解信息的傳遞與接收、交際效果的成功與否是很有啟發(fā)的：

言內(nèi)行為：即說(shuō)了什么，說(shuō)出的話語(yǔ)有確定的命題意義；

言外行為：說(shuō)的意圖是什么，說(shuō)的話在交際語(yǔ)境中獲得理解，引起反應(yīng)；

言后行為：為特定意圖說(shuō)特定的話語(yǔ)，在聽(tīng)者的感情、思想或行動(dòng)上產(chǎn)生一定的效果。

以貿(mào)易準(zhǔn)備中的建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信函為例，初次建交的開(kāi)頭通常為“我公司從……得到貴公司的名稱和地址……”,交代信息來(lái)源，如果依言內(nèi)行為來(lái)看，信函中應(yīng)開(kāi)門見(jiàn)山表達(dá)建立業(yè)務(wù)關(guān)系的意愿，但通過(guò)引言中的程式化信息，實(shí)現(xiàn)了言后行為，作者和讀者的交際溝通便有了連貫性，能幫助讀者更快獲取函電信息，同時(shí)也拉近作者與讀者雙方的心理距離，促進(jìn)溝通，這樣的程式化信息可以整體儲(chǔ)存在記憶中，在運(yùn)用時(shí)不必經(jīng)過(guò)語(yǔ)法的分析而生成。

除此之外，根據(jù)Grice提出的會(huì)話含義理論，會(huì)話含義是指那些遵守或違反合作原則下的“四準(zhǔn)則”而推導(dǎo)出來(lái)的特殊會(huì)話含義。其中包括“量的準(zhǔn)則”，即說(shuō)話人傳遞的信息量要充足，也不要過(guò)多。但違反數(shù)量準(zhǔn)則以產(chǎn)生會(huì)話含義的情況是最常見(jiàn)的。Leech(1983)提出了禮貌原則，對(duì)合作原則進(jìn)行了進(jìn)一步的補(bǔ)充。為了維護(hù)對(duì)方的“面子”，含蓄間接地表達(dá)其真實(shí)的想法，而讓聽(tīng)者理解他的“言外之意”，把不禮貌的程度減弱到最低限度。外貿(mào)英語(yǔ)信函中也廣泛采用這種有效的實(shí)現(xiàn)委婉的交流方式。外貿(mào)信函中除了向客戶傳達(dá)好消息或中性的消息，如建立業(yè)務(wù)關(guān)系信函、買方向賣方下訂單或賣方確認(rèn)訂單，也有可能傳達(dá)負(fù)面消息，如還盤函、拒絕訂單信函、催促裝運(yùn)、索賠函或理賠函等。

以解決爭(zhēng)議環(huán)節(jié)的索賠函為例，信函開(kāi)頭通常為“很遺憾得知……(不好的消息)?！边@類程式化信息，起著緩沖或潤(rùn)滑劑的作用，減輕了不愉快消息帶來(lái)的壓力和打擊。雖然責(zé)任方不在賣方，信函的開(kāi)頭依然是致歉的表達(dá)，并沒(méi)有開(kāi)門見(jiàn)山直奔主題，建議買方找其他人索賠。處理外貿(mào)中的爭(zhēng)議，一般都有緩和語(yǔ)氣的句子，避免讓收信人有雪上加霜的感覺(jué)，即便不是自己的責(zé)任，也會(huì)做出如下的承諾，“若是我方責(zé)任，我們理應(yīng)同意貴方所提的建議”，這樣不僅可以減輕對(duì)方的焦慮，也讓收信人覺(jué)得合作方很有責(zé)任感。寫(xiě)信人在陳述拒絕理賠的原因，出具相關(guān)的單據(jù)或官方的證明書(shū)，使回復(fù)有理有據(jù)。

四、外貿(mào)英語(yǔ)信函中信息分布特征分析

外貿(mào)英語(yǔ)信函是一種典型的商務(wù)語(yǔ)篇，是公司與目標(biāo)用戶的書(shū)面溝通，從而構(gòu)建公司形象，其語(yǔ)言表達(dá)是否恰當(dāng)，直接與公司的經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)。本研究的語(yǔ)料選自公開(kāi)出版的有代表性的10封外貿(mào)英語(yǔ)信函為語(yǔ)料來(lái)分析信息分布特征。

外貿(mào)英語(yǔ)信函外貿(mào)英語(yǔ)信函單詞數(shù)實(shí)義信息頻數(shù)及比例程式化信息頻數(shù)及比例貿(mào)易的準(zhǔn)備建交函9368(73.12%)25(26.88%)業(yè)務(wù)磋商詢盤函13283(62.88%)49(37.12%)報(bào)盤函9448(51.06%)46(48.94%)還盤函132102(77.27%)30(22.73%)接受函9868(69.39%)30(30.61%)合同的履行支付函5828(48.28%)30(51.72%)裝運(yùn)函8165(80.25%)16(19.75%)保險(xiǎn)函10479(75.96%)25(24.04%)解決爭(zhēng)議索賠函140110(78.57%)30(21.43%)理賠函11772(61.54%)45(38.46%)

統(tǒng)計(jì)分析發(fā)現(xiàn)，外貿(mào)英語(yǔ)信函通常篇幅較短，言簡(jiǎn)意賅，所傳遞事件或信息的實(shí)義信息占據(jù)主要的篇幅，但程式化信息的比例也值得我們關(guān)注，尤其在詢盤函、報(bào)盤函、支付函和理賠函中。詢盤和報(bào)盤是業(yè)務(wù)磋商環(huán)節(jié)中買方與賣方針對(duì)價(jià)格的博弈階段，信函中會(huì)有大量表示勸說(shuō)或交際功能的語(yǔ)句。理賠函是解決爭(zhēng)議階段的信函，屬于負(fù)面消息的傳遞，為了緩解收信人的壓力，會(huì)有很多如道歉、承諾或希望的程式化語(yǔ)句。

五、外貿(mào)英語(yǔ)信函中程式化信息的傳遞方式

外貿(mào)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中，信函撰寫(xiě)者向國(guó)際客商傳遞信息的同時(shí)，還通過(guò)不同的手段來(lái)表達(dá)寫(xiě)信人對(duì)信中所傳遞信息的態(tài)度，程式化信息的實(shí)現(xiàn)手段主要通過(guò)語(yǔ)氣、情態(tài)和語(yǔ)體三方面來(lái)體現(xiàn)，體現(xiàn)書(shū)面交際中的商務(wù)禮儀和商業(yè)文化。

語(yǔ)氣是推動(dòng)話語(yǔ)發(fā)展的語(yǔ)義結(jié)構(gòu)，英語(yǔ)中的語(yǔ)氣意義常由疑問(wèn)句、陳述句、祈使句和感嘆句這四種句型體現(xiàn)出來(lái)。外貿(mào)英語(yǔ)信函中常用前三種句式來(lái)傳達(dá)程式化信息。如詢盤函中“我們從……得知……”，用陳述句提供信息來(lái)源的程式化信息。買方會(huì)用疑問(wèn)句詢問(wèn)“能否就以下問(wèn)題給予答復(fù)？”是表達(dá)希望索取商品信息的程式化信息，報(bào)盤函中包含陳述句如“感謝昨天傳真發(fā)來(lái)的……”和祈使句“請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系我們”為表達(dá)情感狀態(tài)的程式化信息。以上的程式化信息位置很靈活，與提供商品信息的實(shí)義信息交替出現(xiàn)，其功能都是使信函構(gòu)成一個(gè)連貫的語(yǔ)篇，讓收信人迅速進(jìn)入理解狀態(tài)。

了解感情色彩的表達(dá)手段，也是信函寫(xiě)作者要關(guān)注的。語(yǔ)言學(xué)上將表達(dá)情感的語(yǔ)義范疇稱為“情態(tài)”，情態(tài)意義主要通過(guò)具有情態(tài)語(yǔ)義特征的情態(tài)詞表達(dá)出來(lái)，體現(xiàn)寫(xiě)信人的主觀情感或態(tài)度。在外貿(mào)英語(yǔ)信函中，情態(tài)在傳遞語(yǔ)篇程式化信息方面，表現(xiàn)也很突出。如詢盤函中通常用情態(tài)動(dòng)詞禮貌地表達(dá)“愿望”，“意愿”。如果我們刪掉這些情態(tài)動(dòng)詞，表達(dá)就會(huì)顯得生硬、突兀，甚至沒(méi)有禮貌。顧客喜歡與熱情、友好、可愛(ài)的人打交道，自然而友好的寫(xiě)信風(fēng)格，可以促使撰寫(xiě)者與讀者產(chǎn)生“情緒感應(yīng)”，彼此影響，促進(jìn)溝通。

語(yǔ)體對(duì)程式化信息的傳遞主要表現(xiàn)在詞匯、句法和語(yǔ)篇模式上。在詞匯的選擇上，信函的開(kāi)頭稱呼語(yǔ)和結(jié)尾的表達(dá)多用套語(yǔ)，主要取決于寫(xiě)信人和收信人的熟悉程度。在句法層面，也有很多程式化信息，如報(bào)盤函中“該報(bào)盤到......為有效?！眮?lái)表達(dá)實(shí)盤的有效期。還盤函中“貴公司的報(bào)價(jià)太高了。”來(lái)表達(dá)對(duì)方報(bào)價(jià)太高。在語(yǔ)篇模式上，外貿(mào)英語(yǔ)信函有固定的“三明治式”的寫(xiě)作模式：引言-正文-結(jié)束語(yǔ)，如果缺少任意一部分，都難以達(dá)到交際的目的。

六、外貿(mào)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作規(guī)律與技巧

國(guó)際貿(mào)易場(chǎng)上，商業(yè)文書(shū)被廣泛應(yīng)用，而在商業(yè)文書(shū)中，數(shù)目最多的也是信件和便函。作為一名經(jīng)理或從事國(guó)際貿(mào)易的人員，應(yīng)當(dāng)具備信函寫(xiě)作的一般知識(shí)，掌握寫(xiě)作規(guī)律與技巧，努力寫(xiě)好各種信函。寫(xiě)作如同音樂(lè)和繪畫(huà)，有其特別的形式和規(guī)律。哈佛商學(xué)院總結(jié)出商務(wù)信函等書(shū)面語(yǔ)寫(xiě)作的三條規(guī)律：即交際溝通對(duì)象的內(nèi)化規(guī)律；交際溝通信息的呈現(xiàn)規(guī)律；交際溝通身份的介入規(guī)律。

交際溝通對(duì)象的內(nèi)化規(guī)律：寫(xiě)作的讀者即為交際溝通對(duì)象。交際溝通對(duì)象對(duì)寫(xiě)作有著制約作用。這樣，作者在寫(xiě)作中就要盡量考慮到讀者的特點(diǎn)，自覺(jué)地根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行寫(xiě)作，以使自己的書(shū)信能為交際溝通對(duì)象所接受，從而達(dá)到最佳的交際溝通效果。由于作者在寫(xiě)作過(guò)程中考慮到交際溝通的對(duì)象，這樣，交際溝通對(duì)象就象征性地進(jìn)入了寫(xiě)作過(guò)程，并隨寫(xiě)作的進(jìn)程在書(shū)信中留下其影響，從而變成寫(xiě)作過(guò)程的內(nèi)在因素，這種從寫(xiě)作過(guò)程的外在因素變成內(nèi)在因素的規(guī)律，就是交際溝通對(duì)象的內(nèi)化規(guī)律。

交際溝通信息的呈現(xiàn)規(guī)律：寫(xiě)作的內(nèi)容即為交際溝通信息。信息必須通過(guò)一定的形式呈現(xiàn)出來(lái)，才能為交際溝通對(duì)象所接收并接受。交際溝通信息呈現(xiàn)過(guò)程特有的規(guī)律，就在于寫(xiě)作形式的選擇和創(chuàng)造，其形式的選擇要有利于交際溝通。交際溝通信息的呈現(xiàn)就是采取積極手段，通過(guò)影響的強(qiáng)度，控制溝通對(duì)象對(duì)信息的接收、接受。作者常用的積極手段有：適度的強(qiáng)調(diào)、合理的回避，必要的抑揚(yáng)，以及利害陳述效應(yīng)陳述等等。

交際溝通身份的介入規(guī)律：在寫(xiě)作中，作者具有雙重身份，即作者的身份和交際溝通的身份。作者自身的知識(shí)、素養(yǎng)、寫(xiě)作能力影響著寫(xiě)作過(guò)程，并能體現(xiàn)于作品之中，書(shū)信的風(fēng)格也鮮明地體現(xiàn)著作者的個(gè)性。但是，作者在寫(xiě)作過(guò)程中，不但要突出地表現(xiàn)自己的交際溝通身份，而且要積極地推銷作者交際溝通的形象，這種表現(xiàn)和推銷就是作者交際溝通身份的介入。身份的介入在于推銷自己的交際形象，加強(qiáng)自己在交際溝通關(guān)系中的地位，從而更好實(shí)現(xiàn)自己的交際溝通目的。

上述寫(xiě)作過(guò)程的三條規(guī)律，對(duì)于理解外貿(mào)英語(yǔ)信函中程式化信息傳遞實(shí)質(zhì)，都是大有幫助的。外貿(mào)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作除了規(guī)律，也有技巧。商業(yè)信函的寫(xiě)作，應(yīng)注意句讀分明，簡(jiǎn)潔通順，要把信函的主旨放在前面來(lái)說(shuō)，更早地引起對(duì)方的注意。在寫(xiě)信函之前，應(yīng)將所要傳達(dá)的事情要點(diǎn)列出來(lái)，并進(jìn)行整理編排，以達(dá)到條分縷析。信函寫(xiě)好后，還要認(rèn)真修改，看主題是否鮮明、集中；看材料能否為表現(xiàn)主題、突出主題服務(wù)；看材料的組合是否達(dá)到了最佳的程度；看結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)；看手法是否為突出主旨服務(wù)；看語(yǔ)言是否準(zhǔn)確；看標(biāo)點(diǎn)使用是否正確妥當(dāng)。學(xué)會(huì)掌握了這些技巧，才有可能寫(xiě)出好的信函，在交際溝通中收到好的實(shí)效。

七、結(jié)語(yǔ)

外貿(mào)英語(yǔ)信函是按照國(guó)際慣例、以英語(yǔ)書(shū)面形式參與國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)磋商及操作的溝通手段，同時(shí)為貿(mào)易雙方的交易起到了“書(shū)證”的作用，因此在國(guó)際貿(mào)易的實(shí)際運(yùn)作中處于不可或缺的地位。

外貿(mào)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作實(shí)際上是交際參與者構(gòu)建的書(shū)面交際行為，是寫(xiě)信人建構(gòu)以讀者為主體的人際意義過(guò)程。了解外貿(mào)英語(yǔ)信函中的程式化信息有助于準(zhǔn)確、得體地理解或傳達(dá)信息，建立一種良好的人際關(guān)系。在教學(xué)中應(yīng)堅(jiān)持以英語(yǔ)語(yǔ)言教學(xué)“交際法”的理論為指導(dǎo)，重點(diǎn)突出學(xué)生在國(guó)際貿(mào)易語(yǔ)境中英語(yǔ)語(yǔ)言應(yīng)用能力的訓(xùn)練，幫助學(xué)生掌握規(guī)范的、符合現(xiàn)代英語(yǔ)習(xí)慣的表達(dá)方式，并能將之準(zhǔn)確地應(yīng)用到貨物進(jìn)出口貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié)。有意識(shí)地引導(dǎo)學(xué)生根據(jù)交際原則把程式化信息合理搭配，增強(qiáng)學(xué)生在書(shū)面交際活動(dòng)中的人文意識(shí)，從而培養(yǎng)學(xué)生的外貿(mào)信函的特殊語(yǔ)篇能力。

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[19]詹宏偉. 語(yǔ)塊的認(rèn)知加工與英語(yǔ)學(xué)習(xí)[M]. 杭州：浙江大學(xué)出版社, 2013.

[20]周正鐘. 商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作語(yǔ)塊教學(xué)與研究[M].成都：西南交通大學(xué)出版社，2010.

責(zé)任編輯：陳君丹

A Corpus-based Study on the Formulaic Information in the Business English Correspondence

MO Li-ya

(School of English Language and literature, Xi’an Fanyi University, Xi’an 710105, China)

Pragmatics, a sub-field of linguistics, studies the ways in which context contributes to meaning. Based on the theory of pragmatics, the study explores the distribution of information, the presentation of formulaic information, and the motivation of the expressions in 10 business letters. The research findings indicate that a corpus-based study on the formulaic information provides a new perspective for business letter writing and cross-cultural communication.

discourse； formulaic information； foreign trade； letter

2017-04-12

陜西省教育廳人文社科類專項(xiàng)科研項(xiàng)目(15JK2039)

莫麗婭(1981-)，女，湖北松滋人，講師，碩士，研究方向?yàn)樯虅?wù)英語(yǔ)。

H315.9

A

1674-344X(2017)5-0005-04