如何做好文書檔案管理工作

楊成成+李巍

摘 要：檔案管理工作對(duì)我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

關(guān)鍵詞：文書檔案 檔案管理 優(yōu)化

1、前言

科學(xué)的文書檔案管理工作不僅能夠引導(dǎo)工程建設(shè)決策人員做出正確的決策，而且能夠促進(jìn)工程建設(shè)單位的進(jìn)步，提升工程建設(shè)的效率。因此，作為文書檔案管理人員，需要不斷提升文書檔案科學(xué)管理水平，提高文書檔案管理的工作效率，從而在最終意義上實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的高效化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

2、文書檔案管理工作的重要性

由于文書檔案是對(duì)企業(yè)歷史的真實(shí)記錄，是國家的寶貴財(cái)富，所以文書檔案管理工作無疑是一項(xiàng)非常重要的工作。通過文書檔案，企業(yè)工作人員可以了解到國家及行業(yè)政策法規(guī)、完成內(nèi)部工作的上傳下達(dá)、執(zhí)行上級(jí)指派的任務(wù)以及與其他工作人員互相進(jìn)行溝通交流。因此，做好文書檔案管理工作應(yīng)是每個(gè)企業(yè)的一項(xiàng)基本目標(biāo)。一般情況下，文書檔案或由上級(jí)組織產(chǎn)生、或由本級(jí)組織產(chǎn)生，而對(duì)這兩類來說文書檔案的管理工作都十分重要。只有做好對(duì)這兩類文書檔案的管理工作，才能夠充分發(fā)揮出文書檔案的作用，使其成為良好的活動(dòng)開展基礎(chǔ)與決策依據(jù)。

3、當(dāng)前文書檔案管理工作所面臨的困境

3.1 將文書管理與檔案管理分割開來

文書與檔案所體現(xiàn)的是兩種不同的分工，但是其本質(zhì)是一致的。當(dāng)前許多行政事業(yè)單位在管理方面，將文書管理與檔案管理分割開來，沒有形成有機(jī)聯(lián)合管理體系。這種分體式的管理方式使得文書工作與檔案工作沒有形成有效的銜接，同時(shí)還增加了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，缺乏實(shí)效性。

3.2 缺乏專業(yè)的管理人員

當(dāng)前行政事業(yè)單位中的文書檔案管理人員大多是由文秘兼顧管理。文書、檔案較多，工作量大，許多管理人員不能全面地對(duì)文書檔案進(jìn)行整理與搜集，只是簡(jiǎn)單進(jìn)行收發(fā)工作，這樣就導(dǎo)致了單位中材料缺失。再加上工作人員素質(zhì)有待提高，行政事業(yè)單位中的文書檔案管理工作很難按照相關(guān)規(guī)定全面執(zhí)行。

3.3 缺乏應(yīng)有的重視

在許多單位中，由于文書檔案管理并非是主要的工作，因此領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對(duì)此都不夠重視，僅僅是將其當(dāng)作資料的搜集與整理工作，就算是管理人員出現(xiàn)失職也沒有進(jìn)行處分，進(jìn)而滋生了懶惰、散漫的風(fēng)氣，管理效率不高。

4、做好文書檔案管理工作的策略分析

4.1 實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理

文書檔案公文種類、形式和處理程序是否規(guī)范對(duì)最終檔案管理具有重要的影響，特別是在電子信息化快速發(fā)展的及今天，文書檔案規(guī)范化管理的重要性突出。很多文件歸檔工作都需要在文件形成之前做好，為此，要求有關(guān)人員在文書工作處理程序上要做好和檔案管理的銜接，比如對(duì)于文件的鑒定、分類和歸檔編號(hào)工作，需要在文書文件形成之前完成登記，實(shí)現(xiàn)文書和檔案的統(tǒng)一化協(xié)調(diào)管理。另外，有關(guān)人員要進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法。首先，全方位地進(jìn)行案卷普查，及時(shí)剔除一些無用的文件，有效避免計(jì)算機(jī)應(yīng)用時(shí)的低效率和重復(fù)問題。其次，實(shí)現(xiàn)對(duì)案卷的重新整合。將一些過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)有關(guān)聯(lián)案卷的重新整合，提升對(duì)案卷的有效利用。最后，實(shí)現(xiàn)對(duì)題名的規(guī)范，提升檢索工作的查全率。文書檔案檢索的準(zhǔn)確需要精準(zhǔn)的題名作為保證，因此，需要有關(guān)人員保證題名工作的查全、查準(zhǔn)。

4.2 完善文書檔案管理制度

制度是對(duì)人們行為規(guī)范的準(zhǔn)則，在文書檔案管理工作中，需要充分利用制度來管理人、約束人，利用制度實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的管理。同時(shí)，有關(guān)人員還要學(xué)習(xí)和理解相關(guān)的法律法規(guī)，并結(jié)合制度規(guī)定和企業(yè)發(fā)展實(shí)際來進(jìn)行文書檔案管理。有關(guān)人員要將原有的文書檔案管理規(guī)定進(jìn)行綜合整理，將文書檔案管理、歸檔統(tǒng)計(jì)、文件處理等工作融合為一體，實(shí)現(xiàn)整體的規(guī)范化管理。

4.3 提升檔案文書管理人員的基本素質(zhì)

文書檔案管理工作對(duì)工作人員的個(gè)人能力和素質(zhì)有著較高的要求。企業(yè)在招聘文書檔案管理人員的時(shí)候要注重對(duì)應(yīng)聘人員的工作經(jīng)驗(yàn)和能力進(jìn)行考核，在錄用之后還要定期對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)文書檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能的掌握，提升其對(duì)文書檔案管理工作資料的準(zhǔn)確收集、分類、歸檔能力。工程建設(shè)企業(yè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治可靠、作風(fēng)良好、責(zé)任心強(qiáng)的黨員干部來擔(dān)任檔案文書管理工作。在工作期間也要關(guān)心他們的生活、工作，不斷提升文書檔案管理人員的工作積極性。此外，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案文書人員的繼續(xù)教育。現(xiàn)階段，我國社會(huì)處于快速發(fā)展的階段，和工程建設(shè)相關(guān)的新行業(yè)和領(lǐng)域不斷出現(xiàn)，這對(duì)檔案文書管理工作提出了更高的要求，需要檔案文書管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，拓展自己的視野，提升文書檔案管理的能力。

4.4 提高文書檔案管理工作的信息化水平新時(shí)期檔案文書管理工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)和保障是現(xiàn)代化的管理技能

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)n案文書的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等工作環(huán)節(jié)和自動(dòng)化辦公進(jìn)行銜接，從而實(shí)現(xiàn)文件起草、修改、刪減、檢索等工作的系統(tǒng)化發(fā)展。信息化、現(xiàn)代化的管理方式是現(xiàn)代工程建設(shè)文書檔案管理的必然要求，也是未來文書檔案管理工作人員需要努力的方向。此外，文書檔案的信息化管理能夠提升文書檔案管理的高效性和安全性。為了保證文書檔案的安全管理，有關(guān)人員需要建立相關(guān)管理機(jī)制和制度保護(hù)措施，從而在享受信息化便利的同時(shí)有效避免因?yàn)橛?jì)算機(jī)事故帶來的文書檔案信息丟失問題。

5、結(jié)束語

行政事業(yè)單位、尤其是社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心這類需要涉及到眾多社會(huì)材料的單位，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困境，找準(zhǔn)定位，抓緊當(dāng)前政府機(jī)構(gòu)改革的契機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書管理部門的整改與綜合治理，加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理與分配，采取有效的策略提升其工作的積極性與主動(dòng)性，以提升文書檔案管理工作效率，促進(jìn)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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