信息化檔案安全的影響因素探析

馮丹+張楊

摘 要：隨著信息化技術的發(fā)展，信息化產品充斥在我們的生活中，信息化技術也被廣泛的應用到各個領域，有效提高了各個領域的工作效率。而檔案的管理也被信息化技術所沖擊，開始信息化管理，檔案信息化在國內是近幾年興起的，主要是以計算機為載體，以數(shù)字化的形式記錄，不同于傳統(tǒng)的檔案管理的特征。在當今，檔案信息化已被普遍應用，提供便利的同時，伴隨著便是信息化檔案的安全問題。由于信息化檔案應用廣泛，但應用時間不長，所以出現(xiàn)了系列問題，本文就這一現(xiàn)象，淺談影響信息化檔案安全的幾點因素，并提出解決對策。

關鍵詞：信息化檔案；安全；影響因素；對策

一、信息化檔案概述

檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，應用現(xiàn)在的信息技術來管理檔案，對檔案信息內容進行信息化處理、管理和為大眾提供便捷服務，檔案信息化推動了檔案管理的現(xiàn)代化進程[1]。又可以理解為，檔案信息化是將檔案紙質管理模式轉變?yōu)闄n案信息化管理的過程。這個過程是需要長期發(fā)展的，在這個發(fā)展過程中，要不斷地使用現(xiàn)代信息技術來裝備信息化檔案管理機構，從而極快地提高信息化檔案管理的水平，保證信息化檔案的安全。

二、影響信息化檔案安全的因素

（一）管理制度的影響

我國大力推進社會信息化，是為了實現(xiàn)我國的現(xiàn)代化建設。檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。我國傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質的檔案，運輸、編號、儲存、記錄等都是需要人工來完成的[2]。由于信息化的沖擊，我國近幾年開始普遍使用信息化檔案的管理模式。但是受到多年傳統(tǒng)的管理模式的影響，雖然管理方式變了，但是思想?yún)s是難以轉變。在利用信息化管理檔案后，沒有及時的制定檔案管理制度，檔案管理流程不科學、不合理，甚至可以說是混亂的，而且也缺乏對網絡方面的安全措施。

1.制度不完善

檔案管理需要一套完善的管理制度來保證檔案的安全，但是在我國不是所有的檔案機構都有這樣的條件，有些檔案機構制度不完善，人員的工作素質低下，在檔案信息化時，請用外來人員幫忙，這樣容易加大對檔案安全方面的危害。

2.制度不落實

有些檔案機構會制定管理制度，但是實施上卻有許多問題。開會時會多次強調，但是在工作中又沒有嚴格的要求和檢查，將制度流于表面，而沒有執(zhí)行，這種情況造成的后果，對信息化檔案的安全并沒有作用，解決不了實際問題。

（二）載體和管理系統(tǒng)的影響

信息化檔案主要是存儲在光介質和磁性介質上，這些介質是不穩(wěn)定的，很容易受到環(huán)境的影響而導致介質上存儲內容的丟失[3]。目前，我國的各個機構信息化檔案管理的管理系統(tǒng)都是不同的，沒有做到統(tǒng)一。而不同的檔案管理系統(tǒng)之間存在著兼容性的情況。不同的系統(tǒng)之間無法讀取信息，而且在系統(tǒng)升級后，原文件也是無法讀取的，這就為使用信息化檔案時增加了阻礙。計算機為信息化檔案的載體，所以很容易會對原始檔案的內容進行篡改和刪除，而且隨著信息化檔案越來越多，如果不能及時備份，會對信息化檔案的安全造成危險。

（三）檔案管理系統(tǒng)自身存在安全漏洞

當今在網絡市場上有五花八門的系統(tǒng)，不管每一種網絡有什么用途，有什么特色，不可避免的就是它存在漏洞，就像世上沒有完美的事物。當然管理信息化檔案的系統(tǒng)也是存在漏洞的，信息化檔案的安全在這個方面是沒法避免的，這種情況主要造成以下三種后果。

1.軟件的安全漏洞

因為每一種系統(tǒng)或者軟件的設計都存在漏洞，而且有些系統(tǒng)或軟件在設計時專門設置了后門，比如說現(xiàn)在人們常常使用的蘋果手機，現(xiàn)在時有報道因為后門的緣故而造成的信息泄露事件，這種情況對信息化檔案的安全本身就是威脅。有些計算機高級人才可以通過這些漏洞、后門對信息化檔案進行修改、刪除，甚至使整個系統(tǒng)癱瘓。

2.網絡通信協(xié)議的安全漏洞

每一種軟件在安裝時，都是需要通過網絡通信協(xié)議的。但是網絡通信協(xié)議卻本身就存在安全漏洞，這就加劇了對信息化檔案安全的威脅。

3.網絡病毒

各種網絡病毒在網絡上肆意而為，這種情況不是一時就可以解決的。信息化檔案的方便之處便是可以在網絡上查詢，也有的可以下載保存利用，但是這種方便也為網絡病毒的傳播提供了捷徑。有些信息化檔案系統(tǒng)的防毒措施并不完善，所以網絡病毒很容易就可以進行傳播，將對信息化檔案的安全造成很大的威脅。

（四）人為因素

人是信息化的推動力，所以人也是影響信息化檔案安全的重要因素。下面將通過四個方面來敘述人為因素的影響。

1.思想方面

檔案信息化在我國實行的時間不長，對于信息化檔案的安全意識薄弱，檔案管理員還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，認為檔案信息輸入到電腦中，信息就是安全的。檔案管理的工作是單調乏味的，收入也是不理想的，所以造成工作人員對檔案管理工作的興致不高，責任心不強的情況。

2.技術方面

檔案信息化后，檔案管理人員就需要掌握網絡知識，但是我國檔案管理員并沒有學習足夠的專業(yè)知識。在信息化檔案管理保密方面的知識有所欠缺，檔案管理員沒有足夠的知識去維護信息化檔案在網絡上的安全。也因為檔案管理員對網絡的不熟悉，時常造成檔案的刪除和更改，甚至因為操作不當造成電腦死機等情況。

3.故意篡改或破壞

有些帶有敵意的計算機高級人才或團隊會故意的去破壞信息化檔案，對國家造成損失和使人們混亂，趁這種情況而得到自己的利益。也有另外一種可能，就是對檔案的篡改。傳統(tǒng)的紙質檔案會有有關部門的蓋章和有關人員的簽字，這是不容易篡改的，但是信息化的檔案是有可能通過超高技術進行篡改的，這種行為就喪失了檔案的真實性以及合法性。

（五）法律法規(guī)方面

隨著科技的快速發(fā)展，技術的日新月異，為人們的生活帶來很大的便利，但是隨之缺陷也出現(xiàn)了，比如隱私的泄露問題，這種情況每天都有發(fā)生，我國也隨之頒布了一系列的法律法規(guī)來規(guī)范信息檔案管理工作和網絡安全問題，但是對其后果并沒有明確的規(guī)定，而且不管是公司還是其他有關部門的規(guī)章制度也是不完善，存在缺陷的，這種情況就造成了出事后，有關部門的相互推脫，不愿意去處理。因為這些問題，有些部門更加愿意使用傳統(tǒng)的紙質的檔案管理，但是這種管理方式，責任更加的渙散，出現(xiàn)問題找不到責任人。這些現(xiàn)象的發(fā)生的根本原因就是沒有完善的制度，如果有了完善的制度系統(tǒng)，那么很多問題就不會發(fā)生，而且對信息化檔案的發(fā)展有積極的促進作用。

三、加強信息化檔案安全的對策

（一）完善檔案的管理制度

要解決信息化檔案的安全問題，首要工作就是完善檔案的管理制度。管理制度中一定要明確每個人員的工作職責，并且說明他所在崗位的重要性，這樣工作人員才會加強對工作的責任意識。檔案機構中的所有檔案信息一定要進行及時的備份，確保在特殊情況下，檔案的安全性，不至于丟失。要對檔案的使用情況做出具體解釋，什么情況下才可以使用檔案，使用者在使用時要在什么情況下。這些措施都可以有效的保護檔案的安全。

（二）提高信息技術

因為系統(tǒng)本身存在漏洞，這是不可避免的，但是科技人員可以通過對信息技術的研究，提高技術的應用，做到雖然有漏洞的存在，但是破壞者的技術卻達不到破壞的水平。因為在科技領域，信息技術的更新太快，所以我們的技術人員必須緊跟科技的步伐，來維護我們國家的信息安全。一方面，要加強對互聯(lián)網的監(jiān)管，將這種危害扼殺在搖籃里。另一方面，編寫優(yōu)良的信息化檔案管理系統(tǒng)，區(qū)分種類、時間等各種檔案的存儲，保證信息化檔案的多樣化，提供安全的層次。

（三）培訓檔案管理人員

隨著科技的進步，檔案信息化得到普及。檔案管理人員是維護檔案安全的執(zhí)行者，所以檔案管理人員必須擁有保護檔案安全的意識和能力。

1.培養(yǎng)安全意識

對檔案管理人員進行定期培訓，培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識，明白檔案安全的重要性。安全意識的覺醒，是保護檔案安全前進的一大步。

2.對工作人員的技術培訓

檔案信息的普及，對檔案管理人員的要求也相應的提高。檔案管理人員不僅對檔案涉及的相關事項要培訓，而且對檔案管理人員的計算機水平也有要求。信息化檔案對網絡的依賴性很強，網絡是具有不穩(wěn)定性的，比如網絡系統(tǒng)的維護和病毒的侵襲等?，F(xiàn)在人們對網絡的知識了解不透徹，以為有了一些殺毒軟件，檔案就是安全的，但這些卻遠遠是不夠的，檔案管理人員必須具備有基礎的網絡維護知識，在出現(xiàn)緊急情況時，有一定的應付能力。

（四）制定法律法規(guī)

國家現(xiàn)在對信息化檔案的安全問題不夠重視，所沒有具體的制定出法律法規(guī)，出現(xiàn)問題沒有參照的法律依據(jù)，問題得不到及時解決。國家應該對這個問題重視起來，明白檔案信息安全的重要性，對國家的穩(wěn)定意味著什么。所以信息化檔案的安全問題，也需要國家的支持。只要國家制度出完善的、合理的法律法規(guī)，出現(xiàn)問題有解決的依據(jù)，這種問題才會得到有效的解決。

四、結束語

檔案信息化的廣泛應用，人們開始體會到其帶來的好處。財力人力都得到了節(jié)省，為人們調取檔案提供了便捷，發(fā)展了檔案管理整個行業(yè)，提高了企業(yè)的經濟收入，但是在提供好處外，它也表現(xiàn)出了它的缺點，檔案信息化隨著它的便捷也相對的降低了它的安全性。隨著科技的進步，黑客的網絡技術也在快速進步，甚至超越了科技人員的技術，所以信息化檔案的安全性是一個大問題。上文是對現(xiàn)在信息化檔案的一些淺見，提出了認為影響信息化檔案安全的一些方面，也相應的提出了一些針對問題的解決對策。想要更加安全的、廣泛的發(fā)展檔案信息化，我們只有公共努力，提升科技水平，來保證信息化檔案的安全。

參考文獻：

[1]車艷紅.電子檔案安全的影響因素及策略探析[J].蘭臺世界，2013（z1）：137.

[2]劉昕.關于目前影響我國信息化檔案安全的幾個因素[J].中國科技投資，2016（21）：172.

[3]王艷.如何確保信息化檔案管理的安全[J].中國科技信息，2010（9）：225-226.