基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理分析

王濤

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化的技術(shù)已經(jīng)深入到了各行各業(yè)之中，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)也改變了人們的生活與工作的方式。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，無(wú)論是在工作方式還是管理模式上都有一個(gè)很大的變化，大數(shù)據(jù)時(shí)代不但有利于保護(hù)各類(lèi)檔案文化資源、優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，同時(shí)還能夠提高檔案管理工作的工作效率，使繁瑣的檔案管理工作變得井然有序。本文著重對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理展開(kāi)了分析與探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；分析與探討

大數(shù)據(jù)時(shí)代所包含的信息量非常的廣，并且信息的內(nèi)容之間還有著多樣性，而對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，正是需要每天處理大量不同的資料。在信息技術(shù)發(fā)展的越來(lái)越好的今天，對(duì)信息數(shù)據(jù)處理的速度也越來(lái)越快，這也正好適應(yīng)了檔案管理的工作流程，其能夠使檔案管理從傳統(tǒng)的流程和工具轉(zhuǎn)化為使用信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行收集、存儲(chǔ)和管理工作，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)是一個(gè)具有跨時(shí)代意義的提升。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案管理工作的影響

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)于數(shù)據(jù)和資料的處理有幾個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)：第一，由于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的越來(lái)越快，在檔案管理中數(shù)據(jù)的規(guī)模和管理的內(nèi)容也越來(lái)越多，傳統(tǒng)的工作方式很容易在繁忙中發(fā)生失誤，從而造成一系列的影響。而現(xiàn)階段利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，則會(huì)幫助工作人員節(jié)省很多精力與時(shí)間，減少工作中所產(chǎn)生的錯(cuò)誤，提高檔案管理的工作效率。第二，傳統(tǒng)的檔案管理工作在保管上都是由紙質(zhì)、膠片等工具來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存，并將其保管在檔案庫(kù)房中，這種保管方式在安全系數(shù)上有著一定的欠缺，同時(shí)在尋找檔案時(shí)也顯得極為不方便[3]。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代豐富了檔案的保管方式，在以往儲(chǔ)存方式的基礎(chǔ)上增加了光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種儲(chǔ)存方式，這些儲(chǔ)存方式不但占地面積小、攜帶方便，在安全系數(shù)以及找尋工作上也比傳統(tǒng)的方式更加優(yōu)秀。第三，在檔案管理工作中，沒(méi)有被收集歸檔的就不屬于檔案，因此，在檔案的數(shù)據(jù)收集工作，是檔案管理中一個(gè)非常重要的工作。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集主要是通過(guò)紙質(zhì)資料的主動(dòng)移交，而在這一過(guò)程中很容易產(chǎn)生資料丟失的情況。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案數(shù)據(jù)的收集工作不但能夠通過(guò)信息技術(shù)直接從網(wǎng)上傳輸?shù)焦ぷ魅藛T的計(jì)算機(jī)中，同時(shí)檔案管理人也不再需要等著資料送過(guò)來(lái)，而是可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)自己進(jìn)行資料的收集，豐富了檔案管理工作中的資料收集方式。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理在現(xiàn)階段存在的問(wèn)題

雖然信息化技術(shù)已經(jīng)融到了檔案管理工作當(dāng)中，并在實(shí)踐中得到了應(yīng)用，但由于信息化技術(shù)起步的較晚，發(fā)展的不夠成熟，在現(xiàn)階段仍舊存在著一些問(wèn)題。首先，工作人員的信息化素質(zhì)不強(qiáng)。檔案管理工作人員的信息化技術(shù)水平是當(dāng)前檔案管理工作的基礎(chǔ)，而現(xiàn)階段由于檔案管理的工作人員年齡較大，對(duì)于信息化技術(shù)的操作還不夠熟練，甚至出現(xiàn)排斥的顯現(xiàn)，這也使得信息化技術(shù)無(wú)法發(fā)出發(fā)揮出全部效益，沒(méi)有能夠有效的提高工作的效率。其次，檔案管理存在著一定的安全隱患[1]。網(wǎng)絡(luò)在為檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也使得檔案管理工作存在著一定的安全隱患，檔案中的資料信息應(yīng)當(dāng)具有嚴(yán)格私密性，而網(wǎng)絡(luò)中存在著一些黑客以及病毒，這也導(dǎo)致在沒(méi)有做好相關(guān)的安全防護(hù)措施的情況下，很容易被不法分子通過(guò)一些非正常手段竊取到檔案中的資料，檔案管理中也缺乏了信息安全的規(guī)章制度。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下提高檔案管理工作的具體策略

（一）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是其能否有效利用信息化技術(shù)來(lái)提升工作效率的重要因素。因此，為迎合時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含軟件的應(yīng)用、信息化技術(shù)下的工作流程以及相關(guān)資料的收集方法，并向員工普及信息化技術(shù)的重要性，通過(guò)這些培訓(xùn)幫助老員工熟練的掌握信息化技術(shù)操作，提高老員工的信息化技術(shù)能力[2]。在招聘新員工時(shí)，企業(yè)不但需要對(duì)他們的專(zhuān)業(yè)水平做出評(píng)估，更加需要注重新員工的信息化技術(shù)水平，在工作中讓老員工幫助新員工掌握工作的具體事項(xiàng)，讓新員工教會(huì)老員工信息技術(shù)的使用，以此來(lái)建設(shè)出一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍。

（二）完善檔案管理中的信息安全監(jiān)管制度

信息安全是大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作中最為重要的一個(gè)因素，在利用網(wǎng)絡(luò)提高自身工作效率的同時(shí)，更加需要注重檔案的私密性與安全性。因此，企業(yè)需要對(duì)檔案管理中的信息安全監(jiān)管制度進(jìn)行完善，更加實(shí)際的情況實(shí)施相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)保護(hù)措施，提高員工的防范意識(shí)，嚴(yán)格控制員工因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)的操作不當(dāng)而出現(xiàn)檔案泄露的現(xiàn)象，并且還需要加大對(duì)檔案管理的資金投入，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的維護(hù)和安全系統(tǒng)的更新，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)中可能會(huì)出現(xiàn)的安全隱患，防止被不法分子的侵入。同時(shí)，政府部門(mén)還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，嚴(yán)厲打擊黑客以及不法分子，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)中的信息安全，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使檔案管理工作能夠安全、有效的展開(kāi)。

（三）引入新技術(shù)到檔案管理中

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，新技術(shù)的產(chǎn)生都是針對(duì)老技術(shù)在實(shí)踐中有所不足的地方進(jìn)行更新與改正，使其能夠更加有效的幫助人們提高工作效率。檔案管理需要勇于接受這些新技術(shù)，并將這些新技術(shù)引入到實(shí)際的工作當(dāng)中，同時(shí)，無(wú)論是政府部門(mén)、事業(yè)單位或是企業(yè)單位，還需要主動(dòng)與大數(shù)據(jù)公司進(jìn)行合作，并根據(jù)實(shí)際情況研發(fā)出適合自身檔案管理工作的相關(guān)軟件[3]。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作不是一個(gè)人或一臺(tái)計(jì)算機(jī)就能夠完成的，而是需要各個(gè)單位之間的相互配合，并利用虛擬技術(shù)、云存儲(chǔ)等新穎的技術(shù)手段，才能夠使檔案管理得到更好的發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，介于我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理也正朝著信息化的方向逐步發(fā)展。但網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，在不斷發(fā)展的同時(shí)在現(xiàn)階段依然還存在著一些問(wèn)題，因此，需要提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)、完善檔案管理中的信息安全監(jiān)管制度，同時(shí)還需要不斷的引入新技術(shù)到檔案管理中。只有這樣才能夠有效的提高檔案管理工作，并使其順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步。

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