論檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

李永紅

摘 要：檔案管理的現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的管理方式，對(duì)于提高檔案管理的質(zhì)量及效率有著重要意義，本文將針對(duì)檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變過(guò)程中存在的問(wèn)題，對(duì)如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化給出相應(yīng)的建議，促進(jìn)企業(yè)事業(yè)單位工作的順利開(kāi)展，為檔案資源的現(xiàn)代化利用做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化利用；問(wèn)題；措施

一、檔案管理現(xiàn)代化相比于傳統(tǒng)的方式的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案存放的時(shí)間長(zhǎng)

傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)文檔存放在辦公桌上，一般采取堆疊的形式，在天氣惡劣的情況下，很容易造成破損，導(dǎo)致信息的丟失，還會(huì)受主觀因素的影響出現(xiàn)遺失情況。信息化技術(shù)的應(yīng)用使得很多檔案以電子文檔的形式存放在電腦中，不會(huì)受其他客觀因素的影響而造成數(shù)據(jù)的缺失，存放時(shí)間長(zhǎng)。

（二）檔案的提取很方便

傳統(tǒng)的檔案管理方式受時(shí)間年代的影響大，很多年代久遠(yuǎn)的文檔在提取時(shí)需要進(jìn)行查找，往往會(huì)出現(xiàn)查找目錄不齊全的情況，使得檔案提取困難。電子版的檔案目錄清晰，查找快捷，可以在眾多文檔中快速的找到需要的資料，使得提檔工作快捷有效。

（三）信息資源全面有效可以進(jìn)行共享

電子設(shè)備的存儲(chǔ)空間相對(duì)紙質(zhì)材料更大，還能進(jìn)行及時(shí)的更新補(bǔ)充和修改，所以，信息的內(nèi)容會(huì)更加全面具體，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案信息上傳到公共平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)信息的共享，讓更多的人進(jìn)行參考利用。

二、檔案管理現(xiàn)代化面臨的問(wèn)題

（一）現(xiàn)代化意識(shí)不高

對(duì)于檔案的概念，很多人都知之甚少，甚至有很多誤解，認(rèn)為檔案是屬于私人的，具有很強(qiáng)的保密性，檔案管理的意識(shí)薄弱，對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用更是毫不重視，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理的信息化工作時(shí)開(kāi)展困難。對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的認(rèn)識(shí)不足，很多事業(yè)單位的檔案管理工作還局限在傳統(tǒng)的方式中，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的現(xiàn)代化步伐。

（二）現(xiàn)代化檔案管理人才不足

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就必須有相關(guān)的技術(shù)人員，當(dāng)前，對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)的掌握并不全面，很多人員還只是停留在對(duì)檔案的收集整理上，應(yīng)該對(duì)新技術(shù)、新設(shè)備進(jìn)行接觸了解，保證整個(gè)檔案工作的開(kāi)展現(xiàn)代化程度提高，對(duì)于一般設(shè)備的日常維修、檢查也應(yīng)該掌握其技術(shù)，還應(yīng)該具備相應(yīng)的管理技能，對(duì)于檔案現(xiàn)代化管理不僅需要先進(jìn)的技術(shù)人才，還應(yīng)該具有專(zhuān)業(yè)的管理素養(yǎng)，這正是當(dāng)前檔案管理人才所缺乏的技能。

（三）現(xiàn)代化管理設(shè)備技術(shù)落后

受資金、成本的制約，很多企業(yè)對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化投入少，沒(méi)有能力購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的信息化設(shè)備，使得整個(gè)檔案管理工作的開(kāi)展困難重重，檔案管理的信息化程度地，使得人才的引入更加困難，相關(guān)的先進(jìn)技術(shù)也難以利用。技術(shù)的引入成本高，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為沒(méi)有必要在檔案管理工作上投入這么大的比重，所以，技術(shù)與設(shè)備的匱乏是阻礙整個(gè)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的絆腳石。

（四）檔案管理的現(xiàn)代化基礎(chǔ)薄弱

檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)是近幾年出現(xiàn)的，整個(gè)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度在短時(shí)間內(nèi)很難達(dá)到現(xiàn)代化要求，所以，現(xiàn)代化的管理基礎(chǔ)很薄弱。加之，現(xiàn)代檔案管理工作中存在著各種各樣的問(wèn)題，很多檔案的卷宗質(zhì)量低，檢索工具沒(méi)有做到現(xiàn)代化，這些都在一定程度上使得檔案管理的現(xiàn)代化基礎(chǔ)大為削弱。

（五）標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化沒(méi)有達(dá)到現(xiàn)代化要求

檔案管理的現(xiàn)代化理論有待進(jìn)一步提高，整個(gè)檔案管理的現(xiàn)代化工作是一個(gè)系統(tǒng)的工程，受很多因素的影響，徐要各方面的支持和協(xié)調(diào)，所以，如果一方存在問(wèn)題，整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，要想達(dá)到整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)需要進(jìn)行合理的體系構(gòu)建，當(dāng)前，各大企業(yè)事業(yè)對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化程度不夠，造成整個(gè)檔案管理的現(xiàn)代化要求沒(méi)有落到實(shí)處。

三、檔案管理現(xiàn)代化的利用方式

（一）工作技術(shù)以及管理的現(xiàn)代化

現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，需要一定的設(shè)備為依托，要想全面提高檔案管理的現(xiàn)代化需要對(duì)相關(guān)設(shè)備及時(shí)進(jìn)行更新，配備相關(guān)的計(jì)算機(jī)、掃描儀以及互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行利用，運(yùn)用縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)，加快檔案管理的數(shù)字化處理。對(duì)于檔案工作的管理是工作重點(diǎn)，運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)的管理理論，與實(shí)際相結(jié)合，指導(dǎo)檔案管理的實(shí)踐工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化和自動(dòng)化，將先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段引入檔案管理中，應(yīng)該遵循檔案工作的規(guī)律，使得檔案管理工作更為高效。

（二）檔案資源實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于各行各業(yè)，通過(guò)信息化推動(dòng)現(xiàn)代化發(fā)展是整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向，檔案資源的信息化是將檔案資源和檔案工作的管理過(guò)程，通過(guò)信息和技術(shù)加工計(jì)算，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，便于有序有效開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享的目標(biāo)。信息資源的現(xiàn)代化主要包括兩個(gè)方面，首先應(yīng)該對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理建設(shè)，利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，將各種數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄庫(kù)進(jìn)行規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。再次是對(duì)檔案基礎(chǔ)平臺(tái)的搭建，主要工作集中在檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用，建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和信息資源的共享化，檔案資源建設(shè)在未來(lái)的發(fā)展主要在于檔案資源的信息化。

（三）檔案保護(hù)工作對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用

檔案資源的保護(hù)是整個(gè)工作的完善環(huán)節(jié)，對(duì)檔案資源的保護(hù)是保證整個(gè)資源實(shí)現(xiàn)共享的前提，新型存儲(chǔ)介質(zhì)的出現(xiàn)，信息化處理技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理的載體不斷更新，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化起到了一定的促進(jìn)意義，新的檔案載體在形成介質(zhì)、存儲(chǔ)方式的過(guò)程中有著自身獨(dú)特的特點(diǎn)，新型的檔案載體的運(yùn)用使得檔案保護(hù)工作的安全性和真實(shí)性得到了很大的提高。

（四）處理好手工操作和現(xiàn)代化管理的關(guān)系

在進(jìn)行檔案管理工作的開(kāi)展時(shí)，要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，需要循序漸進(jìn)，通過(guò)一定的過(guò)程才能完成，在檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中是手工操作與現(xiàn)代化管理同等重要，對(duì)于不同工作內(nèi)容處理方式也有差別，檔案管理的基礎(chǔ)工作，主要還是依靠手工操作進(jìn)行工作的，包括對(duì)檔案資源的收集鑒定整理以及建檔，這些工作的開(kāi)展都需要手工操作來(lái)完成。

四、總結(jié)

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展技術(shù)的進(jìn)步要求檔案管理工作的現(xiàn)代化，作為風(fēng)景區(qū)的檔案管理的數(shù)量很大，需要提高其檔案管理的效率，運(yùn)用現(xiàn)代化手段可以極大的促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，在這一過(guò)程中，不僅要有專(zhuān)業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理人才，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，還應(yīng)該具備專(zhuān)業(yè)的政治素養(yǎng)和管理素養(yǎng)，在未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)里，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)主要以檔案資源信息的建設(shè)為主，進(jìn)而推動(dòng)整個(gè)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)需要各方面的部門(mén)進(jìn)行密切配合，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)合理發(fā)展，使得整個(gè)景區(qū)工作的開(kāi)展更為便捷。

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