新時期文書檔案計算機管理利弊分析

樊艷霞

【摘要】在檔案工作中，文書檔案是最為關鍵的內容，它在一定程度上能夠反映出領導決策、問題處理等多方面的內容?，F代科技的不斷發(fā)展，使文書檔案實現了計算機管理，順應信息時代的發(fā)展，同時適應于文書檔案管理的實際需要。文書檔案的計算機管理能夠提高文書檔案的管理水平與效率，為社會大眾提供更好的服務。

【關鍵詞】文書檔案；計算機管理；優(yōu)勢；問題

文書檔案作為檔案管理中的重要部分，它記載著社會發(fā)展的所有細節(jié)，能夠較為全面地體現出問題的處理情況以及管理層的決策?，F代計算機技術已經延伸至各領域的發(fā)展中，利用計算機進行文書檔案管理，有利于推動檔案事業(yè)的發(fā)展。本文首先闡述新時期文書檔案計算機管理自身的優(yōu)勢，其次說明其自身存在的不足，最后提出相應的應對措施。

一、文書檔案計算機管理的優(yōu)勢分析

（一）文書檔案計算機管理具有方便快捷的優(yōu)勢。在文書檔案計算機管理的諸多優(yōu)勢中較為明顯的是其自身的方便快捷。在具體的檔案管理工作中，可以完善以往文書檔案管理中的不足之處，利用先進的計算機軟件可以對文書檔案相關的資料進行收集、分類以及存儲等工作，這一管理方式方便快捷。特別是利用計算機進行關鍵詞的檢索，方便檔案人員查找文書檔案。從事檔案的工作人員在具體的工作中，可以在計算機系統中輸入相關關鍵詞，可以迅速得到想查找的文書內容，高效提高檔案管理的工作效率。利用計算機管理文書檔案，可以減少漏寫或是漏抄的管理方面發(fā)生失誤的幾率。

（二）實現文件與文字信息的交流與共享。傳統的文書檔案管理中，各個企事業(yè)單位不能進行信息資源的共享，使文件柜中大量的信息被閑置，不僅不方便查找文件信息，還在一定程度上浪費了文書資源與資金。利用先進的計算機技術實現文書檔案的科學化管理，實現文件級的管理文書檔案，并實現文書檔案的體系管理，同時實現了內外部特征檔案合并管理。計算機與網絡技術仍在不斷發(fā)展，能夠使檔案信息及載體實現分離利用，同時能夠與企業(yè)的信息系統建立相應的關聯，有利于提高文書檔案的工作效率及質量。文書檔案的計算機管理可以不受空間限制查閱文書檔案。利用網絡服務平臺可以及時了解文書檔案最新的管理信息動態(tài)。

（三）文書檔案計算機管理保存工作的便利性。利用先進的計算機設備做好文書檔案的管理工作，不論是員工還是使用者不需要進入文書檔案庫區(qū)，即可直接查閱文書檔案的具體信息，不再受文書檔案科室地點的限制，有利于延長文書檔案的使用年限，防止文書檔案在被查閱時發(fā)生損壞。

二、文書檔案計算機管理中存在的主要問題

（一）文書檔案計算機管理存在網絡安全問題。現代社會發(fā)展已經呈現出網絡化的發(fā)展態(tài)勢，因此需要重視文書檔案信息的網上管理安全可靠的問題。網絡的發(fā)展的不安全性制約著文書檔案的發(fā)展。網絡不安全性的規(guī)律可以總結為網絡用戶數量按照算術級數增加，網絡的危險性以幾何級數增加。在發(fā)達國家中已經開始重視網絡安全問題。對于計算機網絡系統造成威脅的原因有許多，利用病毒侵入、網絡信息泄露以及黑客入侵等。現代文書檔案計算機管理發(fā)展已經受到網絡安全問題的影響。

（二）文書檔案計算機管理存在保密性不佳的問題。利用計算機進行文書檔案的管理，使文書檔案的內容易于變化，沒有了固定的形式，同時自身的保密性變差。計算機管理文書檔案，使其內容比較容易被修改，并且在改動后不會留下任何痕跡，相比于紙質文件而言，計算機管理模式更容易使文書檔案的內容發(fā)生變化，而且人們無法對文書檔案進行原件的辨別。

三、文書檔案計算機管理問題的應對措施

（一）增強文書檔案工作的標準化程度。文書檔案管理應用的計算機涉及許多問題，例如設備兼容，文書檔案數據著錄以及應用軟件的推廣，這些均需要一系列的標準才能夠得以解決。由此需要制定相關的行業(yè)標準或是國家標準。電子文件與紙質文件之間有較大的區(qū)別，大部分文書檔案工作者對電子文件的特殊性不熟悉，這對于文書檔案的管理工作是一個隱患。因此需要加強文書檔案工作者對于電子文件特性的研究，剖析文書檔案從生成機制到歸檔保存的每一個環(huán)節(jié)，保證檔案的真實性與安全性。而且需要對電子文件歸檔后形成的電子檔案管理提出要求，對于邏輯歸檔中的不安全性采取一定的措施予以解決，并保障文書的電子檔案能夠被長久保存。

（二）加強文書檔案計算機管理的網絡信息安全的管理。在文書檔案科室內部的計算機網絡與外部網絡之間，設置一定的物理隔離，有利于增強辦公自動化網絡安全，該方法是最為有效的措施。第一步防護隔離措施是路由器，利用路由器對IP地址進行屏蔽。第二步防護隔離措施是防火墻。防火墻自身具備認證機制，防火墻自身具備對進出的網絡數據進行過濾；對于進出網絡的訪問行為進行管理；對禁止服務進行封堵工作；對于文書檔案的網絡攻擊進行檢測與告警工作；同時記錄好通過防火墻的信息數據。

四、結束語

對于文書檔案進行計算機管理是實現文書檔案現代化發(fā)展的重要舉措，有利于適應現代的發(fā)展需要，盡管在文書檔案的計算機管理中存在一定的不足，但是相信在不斷完善計算機管理工作中，能夠解決這些問題，促進文書檔案事業(yè)的發(fā)展，同時文書檔案企業(yè)能夠為人們提供更便捷的服務。

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