論公證檔案的理解及建議

張澤俊

摘要：公證檔案是國(guó)家公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價(jià)值。保管、整理好公證檔案是公證機(jī)關(guān)的重要任務(wù)。公證檔案在預(yù)防糾紛、減少訴訟，保障民事、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順暢進(jìn)行、維護(hù)社會(huì)安定方面起到了不可替代的證明作用，是國(guó)家檔案的重要組成部分，同樣也是社會(huì)信用體系建設(shè)和民生檔案的重要內(nèi)容之一。

關(guān)鍵詞：公證檔案；理解；建議

公證檔案作為公證活動(dòng)的有形記錄，是當(dāng)事人和公證人關(guān)于特定公證事項(xiàng)言行情況的最原始、最真實(shí)的第一手資料，是起訴失信者或調(diào)解糾紛最重要的法律依據(jù)。公證檔案的來(lái)源廣泛、內(nèi)容復(fù)雜，涉及社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)生活的各個(gè)方面。公證是國(guó)家公證機(jī)關(guān)依據(jù)《中華人民共和國(guó)公證法》在公證業(yè)務(wù)活動(dòng)中按照一定的程序形成的，具有特定書(shū)證的作用。公證事項(xiàng)一旦經(jīng)過(guò)合法公證，其真實(shí)性和合法性就被公證機(jī)關(guān)認(rèn)可，它對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的行為人起著強(qiáng)有力的約束作用，在當(dāng)前信用體系還不健全的情況下，公證檔案能以無(wú)形的威懾力敦促當(dāng)事人自律自強(qiáng)、誠(chéng)實(shí)守信，從而起到預(yù)防糾紛、化解風(fēng)險(xiǎn)的作用。公證檔案是國(guó)家公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價(jià)值。保管、整理好公證檔案是公證機(jī)關(guān)的重要任務(wù)。公證檔案在預(yù)防糾紛、減少訴訟，保障民事、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順暢進(jìn)行、維護(hù)社會(huì)安定方面起到了不可替代的證明作用，是國(guó)家檔案的重要組成部分，同樣也是社會(huì)信用體系建設(shè)和民生檔案的重要內(nèi)容之一。

一、公證檔案是公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有重要的查考利用價(jià)值。公證文書(shū)材料分為國(guó)內(nèi)民事、涉外民事、國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)、涉外經(jīng)濟(jì)四類(lèi)。其具體劃分原則是：凡涉及公民個(gè)人的人身關(guān)系、財(cái)產(chǎn)關(guān)系的公證事項(xiàng)、包括保管遺囑和其他文件均列為民事類(lèi)，凡涉及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的公證事項(xiàng)，無(wú)論當(dāng)事人是法人或自然人，均列為經(jīng)濟(jì)類(lèi)，凡是當(dāng)事人或文書(shū)使用地有涉外因素的公證事項(xiàng)，均列為涉外民事或涉外經(jīng)濟(jì)類(lèi)。 科學(xué)有效地管理好公證檔案，是公證部門(mén)的一項(xiàng)重要任務(wù)，是公證活動(dòng)的重要組成邵分。

二、 按照《公證文書(shū)立卷歸檔辦法》要求，公證案卷的排列順序?yàn)椋壕碜诜饷妫痪韮?nèi)目錄；公證書(shū)正文；公證書(shū)簽發(fā)稿等。即公證案卷的基本內(nèi)容通常有公證書(shū)正文、公證書(shū)審批表、公證申請(qǐng)表、當(dāng)事人的身份證明材料、當(dāng)事人提供的有關(guān)證明材料、談話筆錄、收據(jù)及送達(dá)文書(shū)等。

三、建立健全檔案管理制度，制定《文書(shū)檔案綜合管理辦法》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案管理制度》、《保密制度》等一系列檔案管理制度，落實(shí)專人管理，明確了責(zé)任，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化，做到收集齊全、分類(lèi)合理、組卷科學(xué)、歸檔及時(shí)。要安排專人對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理，使檔案管理逐步走向電子化。

四、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作

1.有適宜保管檔案的專用庫(kù)房，能容納近幾十年的檔案資料，檔案專用庫(kù)房門(mén)窗堅(jiān)固、位置適當(dāng)，不潮濕、不漏雨，備有溫度計(jì)、干粉滅火器、空調(diào)、電腦等設(shè)備保護(hù)檔案，以確保檔案資料無(wú)安全隱患。

2.有數(shù)量充足、質(zhì)量較好的檔案專用柜架，檔案裝訂嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求裝訂。

3.歸檔文件嚴(yán)格按照檔案立卷歸檔制度整理歸檔，符合有關(guān)規(guī)范要求。

4.將文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、基建（災(zāi)后重建、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目）檔案、實(shí)物檔案、電子檔案分門(mén)別類(lèi)整理歸檔，并且歸檔文件資料齊全，符合規(guī)范要求。

5.根據(jù)實(shí)際情況，建立了檔案借閱和利用登記制度，完善《借閱檔案文件登記薄》，做到了查閱登記、退檔注銷(xiāo)等手續(xù)齊備。檔案管理利用率得到明顯提高，特別是公證檔案，在提供證據(jù)、查找合同依據(jù)等方面，為當(dāng)事人提供快捷、方便的服務(wù)。

6.嚴(yán)格按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)送紙質(zhì)文件目錄及電子文檔目錄。

五、檔案借閱工作

1.建立公證檔案借閱登記簿。公證機(jī)構(gòu)公證人員因工作需要借閱公證檔案的，履行借閱登記手續(xù)，可以借閱一般公證檔案。本機(jī)構(gòu)公證人員借閱涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私的密卷，各公證機(jī)構(gòu)可以自行規(guī)定借閱批準(zhǔn)程序。

2.人民法院、人民檢察院和有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的，借出時(shí)要交點(diǎn)清楚，辦理正式借據(jù)，并限期歸還。其他部門(mén)、個(gè)人一般不得查閱公證檔案，特殊情況的必須查閱的，出具查閱證明，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱一般檔案。

3.律師因訴訟代理需要查閱公證檔案的，應(yīng)提交律師身份證明、律師事務(wù)所調(diào)查證明，公證當(dāng)事人同意律師查閱的委托書(shū)，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交公證機(jī)構(gòu)的證明材料、當(dāng)事人的談話筆錄。

4.凡涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的公證密卷，以及當(dāng)事人要求保密的公證檔案，一般不予借閱和查閱。特殊情況必須查閱的，須經(jīng)當(dāng)事人同意后，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后方可進(jìn)行。

5.凡經(jīng)批準(zhǔn)允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復(fù)印所查閱的內(nèi)容。

6.公證機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身情況針對(duì)不同情況設(shè)立借閱期限。檔案管理人員對(duì)供閱或借出的公證檔案，要及時(shí)催還。歸還時(shí)如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件材料缺少、涂改、增刪、污損等，向公證機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并及時(shí)追查有關(guān)人員責(zé)任。

7.檔案管理人員必須嚴(yán)守保密制度，不得違反規(guī)定向任何人提供檔案或擴(kuò)大使用范圍，不得向他人泄漏檔案內(nèi)容。

六、公證檔案信息化建設(shè)

要做好公證紙質(zhì)檔案整理及數(shù)字化加工工作，具體工作內(nèi)容應(yīng)包括以下四個(gè)方面：

1.對(duì)公證處所有的檔案，按照尊重原貌、每件拆裝、順編頁(yè)號(hào)、更換卷皮、重蓋簽章的原則進(jìn)行整理、裝訂和上架；

2.對(duì)公證處檔案案卷目錄進(jìn)行著錄；

3.掃描公證處檔案；

4.對(duì)公證處所有檔案中電子證據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)復(fù)制及數(shù)據(jù)掛接工作。以實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)有公證處檔案的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中不但能查詢到本次加工的掃描圖像電子文件，也能查詢到這些電子證據(jù)數(shù)據(jù)。具體到項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)按下列技術(shù)要求執(zhí)行：

1.按照公證處業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)確定合理的卷宗檔案電子數(shù)據(jù)組織規(guī)范；

2.保證檔案數(shù)字化圖像清晰、完整、不失真、不影響圖像的利用效果，圖像分辨率不低于200dpi；

3.嚴(yán)格按照司法部關(guān)于公證處檔案的相關(guān)管理辦法和公證處檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理立卷；

4.數(shù)據(jù)錄入的差錯(cuò)率低于0.5%；

5.采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率應(yīng)選擇200 DPI ，文件存儲(chǔ)格式為JPEG、TIF格式；

6.掃描過(guò)程中保證文件順序正確及掃描影像的清晰完整、無(wú)黑邊、方向正確，沒(méi)有歪斜（偏斜度控制在2 度以內(nèi)）；

7.資料影像文件的清晰度應(yīng)最大限度地接近（等同于）掃描原件，掃描內(nèi)容要完整，畫(huà)面要端正，凡原件中可識(shí)別的內(nèi)容（污跡除外），在影像文件的打印結(jié)果和屏幕顯示結(jié)果中應(yīng)亦可識(shí)別；

8.索引信息、影像信息要一一對(duì)應(yīng)，保證100% 正確；

9.掃描過(guò)程中保證不損壞檔案原件，不漏掃，保持案卷的原始性；

10.案卷卷面整潔、干凈；

11.數(shù)字化內(nèi)容和文字的清晰，辨認(rèn)率不得低于98%。

在完成公證檔案的數(shù)字化加工工作后，需將工作中所形成的案卷檢索信息數(shù)據(jù)、原文圖像數(shù)據(jù)和加工工作記錄一并移交公證處，并將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的條目信息及其對(duì)應(yīng)掃描圖像信息刻錄到光盤(pán)（DVD、雙面DVD）上，制作出一套符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的通用電子光盤(pán)檔案系統(tǒng)，利用光盤(pán)永久保存檔案的原件信息，增加數(shù)據(jù)的安全性。