淺議行政事業(yè)單位網(wǎng)上報銷

劉辰晨

摘要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得行政事業(yè)單位的報銷模式由傳統(tǒng)模式向信息化趨勢發(fā)展。相對于傳統(tǒng)模式的審批效率低下等弊端，網(wǎng)上報銷能夠有效完善內(nèi)部控制，切實提高工作效率，有效改變財務(wù)管理理念。同時，文章針對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)運行所面臨的諸多挑戰(zhàn)提出了幾點建議，為進一步完善行政事業(yè)單位財務(wù)信息化提供參考。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 傳統(tǒng)模式 網(wǎng)上報銷

為全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范行政事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)濟和業(yè)務(wù)活動，提高內(nèi)部控制的針對性和有效性，財政部發(fā)布了《關(guān)于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》（財會[2015]24號），對健全內(nèi)部控制體系，加強內(nèi)部權(quán)力制衡，有效控制財務(wù)風(fēng)險提出了更高的要求。同時，隨著計算機信息處理技術(shù)的飛速發(fā)展，使得行政事業(yè)單位的報銷模式由傳統(tǒng)模式向信息化趨勢發(fā)展。傳統(tǒng)的報銷模式效率低下，費用控制管理滯后，已無法適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，而網(wǎng)上報銷模式能夠提升工作效率，完善內(nèi)部控制體系，符合更加長遠的發(fā)展需要。

一、傳統(tǒng)報銷模式的弊端

傳統(tǒng)的報銷模式以紙質(zhì)版報銷單為介質(zhì)，職工在費用發(fā)生之后，需要填寫各類紙質(zhì)版報銷單，隨后請業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)以及財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，最后將報銷單移交財務(wù)部門進行報銷。這種傳統(tǒng)的報銷模式存在以下幾點弊端：

（一）業(yè)務(wù)審批效率低下。在傳統(tǒng)報銷模式下，業(yè)務(wù)人員需要手工填寫報銷單之后找各級領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)外出工作時，報銷業(yè)務(wù)就得不到及時處理，影響報銷進度，過多占用工作時間，而有效工作時間的浪費將直接導(dǎo)致行政事業(yè)單位組織運營成本的增加。

（二）財務(wù)審核效率低下。報銷人員將大量報銷單據(jù)送到財務(wù)部門以后，財務(wù)人員既要審核業(yè)務(wù)審批流程是否合理，又要審核原始憑證，復(fù)核各項金額，過多地忙碌于機械檢查復(fù)核，弱化了財務(wù)分析、內(nèi)部控制等管理工作，不利于財務(wù)管理水平的提高。

（三）無法有效落實內(nèi)部控制。在傳統(tǒng)報銷模式下，報銷流程無法固化，報銷人員如不熟悉流程，很可能導(dǎo)致報銷審批流程不符合內(nèi)控規(guī)定，而財務(wù)人員機械化的工作，也可能導(dǎo)致報銷流程出現(xiàn)錯誤，繼而出現(xiàn)遺漏審批、越級審批等現(xiàn)象，無法有效落實內(nèi)部控制。

二、網(wǎng)上報銷模式的特點與優(yōu)勢

（一）網(wǎng)上報銷模式的特點。網(wǎng)上報銷通過線上單據(jù)填寫、線上業(yè)務(wù)審批、線上財務(wù)審核，形成了一套跨部門開放式的財務(wù)管理流程。在此模式下，報銷人員可以在任意時間任意地點提交報銷申請，并以附件形式上傳相關(guān)原始憑證，相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)可在任意時間任意地點以數(shù)字簽名的方式進行業(yè)務(wù)審批，財務(wù)人員在審核相關(guān)原始憑證及報銷金額后，點擊生成報銷單據(jù)。作為對傳統(tǒng)報銷模式的創(chuàng)新與探索，具有以下幾點鮮明的特征：

1.報銷流程的可視性。每一位報銷人員均可在提交報銷流程后，在任意時間登陸網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，實時查看待辦的報銷事項在整個報銷流程過程中的狀態(tài)，例如：報銷流程已經(jīng)完成了哪幾個環(huán)節(jié)，目前在哪個環(huán)節(jié)等待審批，接下來還需要經(jīng)過幾個環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)等。各業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)可以實時查看報銷人員上傳的原始憑證，并通過待辦事項了解還有哪些流程及事項需要審批。

2.報銷流程的可關(guān)聯(lián)性。在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，單一的報銷流程可以與事先完成的審批流程或其他報銷流程相互關(guān)聯(lián)。通過科學(xué)地設(shè)定審批流程、審批權(quán)限、預(yù)算額度等關(guān)鍵內(nèi)控節(jié)點，規(guī)范了審批流程的流轉(zhuǎn)程序及審批權(quán)限，固化了預(yù)算數(shù)據(jù)的使用范圍及使用額度，使得每一個報銷流程都“事先審批，有章可循”。

3.流程審批的數(shù)字化。在網(wǎng)上填寫報銷單據(jù)以后，報銷人員無需再找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，系統(tǒng)自動將流程流轉(zhuǎn)給業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，各審批領(lǐng)導(dǎo)利用數(shù)字簽名審批各類業(yè)務(wù)，安全的數(shù)字簽名相比傳統(tǒng)模式下的手工簽名，不僅快速高效，而且更加安全可靠，從源頭上有效杜絕了冒充簽字的風(fēng)險，也避免了財務(wù)人員的審核困擾。

4.報銷信息的公開性。在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，經(jīng)過授權(quán)的報銷人員可以在線查詢各類報銷信息及流程，對行政事業(yè)單位會計核算及財務(wù)管理的規(guī)范性和精確性提出了更高的要求。通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)使報銷信息得到了高度共享及有效監(jiān)督，形成了一個多部門、多用戶，各級領(lǐng)導(dǎo)、全體職工共同參與的監(jiān)督體系，促進財務(wù)信息在單位內(nèi)部公開，提升了財務(wù)人員的信息公開意識，推動了財務(wù)信息公開平臺的建設(shè)。

5.財務(wù)信息的及時性。在傳統(tǒng)模式下，經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后的報銷、核算、記賬，是對已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的事后反映，如需要報表數(shù)字的匯總數(shù)，則需要等待更長的時間，信息反饋具有滯后性。而在網(wǎng)上報銷模式下，只要報銷流程一經(jīng)啟動，財務(wù)信息能夠及時快速地進入到系統(tǒng)中，當(dāng)需要某個財務(wù)信息時，只需要調(diào)用系統(tǒng)中的匯總數(shù)即可，實現(xiàn)了財務(wù)動態(tài)數(shù)據(jù)的有效更新，保證了財務(wù)信息的及時性。

（二）網(wǎng)上報銷模式的優(yōu)勢。網(wǎng)上報銷模式是以計算機信息技術(shù)為手段，以提高工作效率為中心，體現(xiàn)集約化管理的現(xiàn)代財務(wù)管理模式。它既是一個信息系統(tǒng)，又是一種管理模式；既是一種技術(shù)創(chuàng)新，更是一種管理理念的更新。相對于傳統(tǒng)模式，網(wǎng)上報銷模式有以下幾大優(yōu)勢：

1.有效完善內(nèi)部控制。通過將內(nèi)部控制流程以及財務(wù)報銷制度“固化”到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，在系統(tǒng)中按照預(yù)設(shè)金額報銷，按照預(yù)設(shè)流程審批，使得業(yè)務(wù)審批更趨規(guī)范化，報銷流程更趨標(biāo)準(zhǔn)化，全面杜絕了遺漏審批、越級審批等現(xiàn)象，進一步提升了行政事業(yè)單位財務(wù)管理和會計核算的規(guī)范性，加強了內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。

2.切實提高工作效率。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)通過將報銷人、審批人、財務(wù)人員三者有效地相互協(xié)調(diào)，形成了一個科學(xué)有效的報銷流程。報銷人員提交報銷申請后，不再需要拿紙質(zhì)的報銷單找各級審批領(lǐng)導(dǎo)簽字，而是通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)提請領(lǐng)導(dǎo)審批，并且可以隨時查看報銷流程的流轉(zhuǎn)進度。財務(wù)人員也不再需要對報銷審批流程進行審核，大大提高了業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員的工作效率。

3.有效改變財務(wù)管理理念。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的深入應(yīng)用，有效地將財務(wù)人員的工作重心由財務(wù)核算轉(zhuǎn)向優(yōu)化財務(wù)管理水平。在減輕日常核算工作量以后，財務(wù)人員能夠?qū)⒏嗟臅r間精力投入到財務(wù)管理事務(wù)中，使會計信息更加及時有效，保證會計信息能夠科學(xué)指導(dǎo)行政決策，也切實提高了財務(wù)人員的整體素質(zhì)。

4.促進單位內(nèi)部財務(wù)信息公開。隨著財政部門規(guī)范和加強財務(wù)信息公開的相關(guān)文件出臺，各級政府部門的主體意識也日漸增強，增加預(yù)決算公開信息，加大預(yù)決算公開力度，增進社會公眾對政府的理解，有效提升政府公信力。通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的運行，各行政事業(yè)單位能夠科學(xué)、公開、透明地在單位內(nèi)部實現(xiàn)財務(wù)信息公開，通過財務(wù)信息的高度共享，形成單位內(nèi)部切實有效的立體監(jiān)督格局，有效增進單位職工的責(zé)任感、使命感和內(nèi)部凝聚力。

三、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)運行過程中面臨的挑戰(zhàn)以及改進措施

（一）梳理完善相關(guān)內(nèi)控制度，把控流程節(jié)點。財會[2015]24號文要求各行政事業(yè)單位健全內(nèi)部控制體系，加強內(nèi)部權(quán)力制衡及監(jiān)督檢查工作。目前各單位內(nèi)部控制制度體系不甚完善，落后于政府預(yù)算管理制度、財政國庫管理制度等，并影響了制度的執(zhí)行效率和科學(xué)完整，因此，在設(shè)計網(wǎng)上報銷流程時，應(yīng)結(jié)合本單位具體情況，更新工作方法及管理理念，全面梳理業(yè)務(wù)流程，完善風(fēng)險評估機制，準(zhǔn)確把握各報銷業(yè)務(wù)的授權(quán)事項環(huán)節(jié)，找準(zhǔn)內(nèi)控流程關(guān)鍵點，將科學(xué)完善的內(nèi)控制度嵌入到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中去。

（二）實現(xiàn)網(wǎng)上報銷流程的有效關(guān)聯(lián)，提升財務(wù)服務(wù)水平。在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，單一的報銷流程無法達到行政事業(yè)單位有效內(nèi)部控制的要求，不同流程之間的有效相互關(guān)聯(lián)，是構(gòu)建整個報銷系統(tǒng)的核心工作之一。各個報銷流程都需要與事先的資金預(yù)算審核流程相關(guān)聯(lián)。科學(xué)地設(shè)置各類單據(jù)及關(guān)聯(lián)流程，能有效地事先控制費用，從源頭杜絕資金風(fēng)險，真正發(fā)揮出預(yù)算管理的作用，增強經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動事先審批的規(guī)范性，保證了網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的良性運行，也有效提升了財務(wù)部門的服務(wù)水平。

（三）建立健全信息安全制度，保障信息安全。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)既涉及資金安全又涉及會計信息安全，對網(wǎng)絡(luò)信息安全的要求很高，但目前行政事業(yè)單位普遍存在網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督技術(shù)相對落后、信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善以及信息安全規(guī)章制度不合理等問題。因此，要努力做好數(shù)據(jù)信息安全維護工作，申請信息安全管理認證，建立健全信息安全管理規(guī)章制度。在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中嚴(yán)格設(shè)置審批權(quán)限，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部有效牽制，并深入宣傳，有效提高全員安全防范意識。

（四）注重提高人員綜合素質(zhì)，網(wǎng)上報銷循序漸進。將信息技術(shù)與財務(wù)管理相結(jié)合，并應(yīng)用于行政事業(yè)單位財務(wù)工作涉及整個管理模式的變革，除了需要借鑒和學(xué)習(xí)先進的技術(shù)和管理理念，還需要通過培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員的綜合素質(zhì)。例如：推出詳細的用戶操作手冊，指導(dǎo)相關(guān)人員盡快適應(yīng)和熟悉網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的流程和操作方法；在實施階段通過傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷和網(wǎng)上報銷同時進行，完成流程測試和業(yè)務(wù)評價，逐步發(fā)現(xiàn)問題并及時改進。

（五）拓展財務(wù)管理信息化平臺職能，實現(xiàn)向財務(wù)共享模式的最終轉(zhuǎn)變。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)應(yīng)與財務(wù)軟件、預(yù)算管理、銀企直連等系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，但目前，行政事業(yè)單位的系統(tǒng)開發(fā)還處于分散階段，各個系統(tǒng)獨立進行，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)僅僅是原有的傳統(tǒng)報銷流程再造，前端沒有和預(yù)算管理相連接，后端沒有和資金支付及賬務(wù)處理系統(tǒng)相連接，隨著信息技術(shù)的進一步發(fā)展，在財政部門的支持下，應(yīng)繼續(xù)拓展平臺職能，實現(xiàn)與預(yù)算管理系統(tǒng)相結(jié)合，實時了解預(yù)算使用情況；與資金支付系統(tǒng)相結(jié)合，直接將報銷金額轉(zhuǎn)入報銷人員銀行卡中；與賬務(wù)處理系統(tǒng)相結(jié)合，直接生成會計憑證，簡化財務(wù)工作，提高工作效率。

參考文獻：

[1]徐永凡.網(wǎng)上報銷的基本內(nèi)容及應(yīng)注意的幾個問題[J].商業(yè)會計，2009，（24）：49-50.

[2]張擁軍.行政事業(yè)單位網(wǎng)上報銷模式探討[J].財會通訊，2011，（8）：70-71.

[3]莊麗.科研事業(yè)單位網(wǎng)上報銷財務(wù)控制系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)[J].財會研究，2013，（23）：227.

[4]丁宏.網(wǎng)上報銷系統(tǒng)提升服務(wù)質(zhì)量與財務(wù)管理水平[J].財經(jīng)界，2013，（21）：170-171.

[5]汪松.財務(wù)信息化及網(wǎng)上報銷帶來的財務(wù)變革[J].會計師，2013，（21）：21-22.