淺談醫(yī)院檔案數(shù)字化管理

劉海巖

摘 要 醫(yī)院檔案數(shù)字化管理，是指醫(yī)院檔案管理過程中采用現(xiàn)代化新型技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化利用與管理。對醫(yī)院檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，符合網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展的需求，建立一個完善的醫(yī)院數(shù)字化平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理對于醫(yī)院的生存與發(fā)展而言尤為關(guān)鍵。本文論述了醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢，分析了存在的主要問題，并提出了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的策略。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案 數(shù)字化 優(yōu)勢

隨著科學(xué)技術(shù)的日益成熟，全球數(shù)字化時代的來臨，醫(yī)院檔案發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式亟待改革。究其原因，在于醫(yī)院檔案載體的變化，紙質(zhì)為載體的信息形態(tài)漸漸被磁帶、光盤等磁性載體和計(jì)算機(jī)硬盤存儲所取代；同時醫(yī)院檔案保管方式、分類模式、提供利用方式等方面均發(fā)生了巨大的改變。檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案研究人員重點(diǎn)探究的新課題。

1 醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢

傳統(tǒng)筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)難以符合現(xiàn)代辦公的需求。我國醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的醫(yī)院運(yùn)營管理技術(shù)，受到了醫(yī)學(xué)界學(xué)者的肯定和醫(yī)院的喜愛，醫(yī)院工作形式漸漸變成了無紙化辦公，運(yùn)用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛搜集和妥善儲存醫(yī)院檔案信息，這一改變也為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理創(chuàng)造了條件。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式完全替代了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅降低了醫(yī)院檔案管理費(fèi)用支出，還節(jié)省了大量空間，而且能夠隨時隨地對檔案信息進(jìn)行查閱與儲存，操作方便，并且還能解決紙張打印清晰度較低和浪費(fèi)等棘手問題。檔案數(shù)字化管理，不僅節(jié)約了人力，而且提高了醫(yī)院檔案管理工作效率。

2醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

（1）紙張存儲和信息儲存同時存在。在各種醫(yī)療研究和醫(yī)療活動中，都是采用電子文件的方式記錄研究結(jié)果和會議記錄，同時在整個醫(yī)院進(jìn)行傳閱，從而有力地增加了醫(yī)院各科室的工作效率。然而，往往在電子文件閱讀完成和工作完成后，都需要進(jìn)行紙張歸檔保存。在這一過程中便出現(xiàn)了紙張文件與電子文件同時存在的情況，不僅增加了醫(yī)院成本，而且制約了醫(yī)院數(shù)字化管理的發(fā)展進(jìn)程。

（2）對數(shù)字化檔案管理認(rèn)識不深。目前，大多數(shù)醫(yī)院大力推廣檔案信息數(shù)字化管理，然而醫(yī)院工作人員依然慣于采用紙張進(jìn)行辦公，將檔案數(shù)字化管理當(dāng)作軟任務(wù)，并未引起高度重視，傳遞文檔和借閱文檔信息依然采取人力的方式，這不僅影響了數(shù)字化管理作用的發(fā)揮，而且增加了人力資源，使得數(shù)字化管理流于形式。

（3）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。電腦網(wǎng)絡(luò)存儲檔案具有傳閱方便、速度快、空間小等特征，然而隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，威脅網(wǎng)絡(luò)的因素也漸漸出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息不穩(wěn)定性、能夠隨意修改、對硬件要求較高等問題。

3實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的策略

（1）建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺。為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，醫(yī)院必須制定一套符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理軟件系統(tǒng)，配齊相關(guān)硬件設(shè)施。檔案管理系統(tǒng)具有雙服務(wù)器、光盤等雙備份和高速掃描儀集中掃描等作用，確保檔案資料能夠真實(shí)、準(zhǔn)確、及時歸檔，提高檔案管理的安全性。

（2）加強(qiáng)檔案資料管理相關(guān)領(lǐng)域的信息交流。一是在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間建立橋梁。醫(yī)院需要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、認(rèn)識管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)同檔案資料管理系統(tǒng)密切結(jié)合起來。這一做法有助于對各部門的電子文件進(jìn)行全面收集，進(jìn)一步完善檔案資料庫，使得數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)同辦公自動化系統(tǒng)之間形成密切的關(guān)聯(lián)。二是在紙質(zhì)文件和電子文件之間構(gòu)建紐帶。對于紙質(zhì)文件和電子文件雙重保存的問題，能夠把電子文件和紙質(zhì)文件以影像、文本的方式共存，同時基于檔案的特征，制定相關(guān)的檔案管理機(jī)制。為了保證檔案資料的安全，電子文檔和紙質(zhì)文檔之間必須確保其可共享性和非重疊性。

（3）構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理專職隊(duì)伍。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，首先要求具有現(xiàn)代化的人，檔案管理人員必須具有較高的知識學(xué)歷和專業(yè)技能，不只是局限于一般的計(jì)算機(jī)操作。從當(dāng)前情況得知，大多數(shù)醫(yī)院現(xiàn)代高技術(shù)人員尤為緊缺，尤其是檔案管理、信息處理復(fù)合型人才，大多數(shù)檔案專職管理人員專業(yè)技能低，職業(yè)素質(zhì)差。雖然引入了現(xiàn)代化管理系統(tǒng)和設(shè)備，但是并未充分發(fā)揮其作用，更別說實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化了。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)必須要求檔案專職人員具有高超中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的分析能力，精確把握專業(yè)性較強(qiáng)的檔案。同時，還能夠基于利用者的要求提供大量的檔案數(shù)據(jù)信息。

（4）增強(qiáng)醫(yī)院人員的檔案管理意識。增強(qiáng)醫(yī)院職工檔案管理意識，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，引導(dǎo)他們充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門都能夠高度重視檔案數(shù)字化管理，同時為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理提供穩(wěn)定、長期的技術(shù)和資金支持。同時，檔案管理人員應(yīng)該主動向檔案數(shù)字化建設(shè)卓有成效的醫(yī)院學(xué)習(xí)，相互交流，吸取成功經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)自身的具體情況，有計(jì)劃、有步驟地開展醫(yī)院檔案數(shù)字化管理建設(shè)。

總之，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)并不是一蹴而就的，是一個循序漸進(jìn)的過程，我們必須敢于創(chuàng)新，主動學(xué)習(xí)新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，按照醫(yī)院的實(shí)際情況，不斷增強(qiáng)自身管理能力，爭取早日實(shí)現(xiàn)全方位、多層次的檔案數(shù)字化管理。

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