中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)初探

崔紅娟

摘 要 中小學(xué)學(xué)校正常運(yùn)作離不開完善的檔案管理工作，檔案管理工作與中小學(xué)各項(xiàng)工作的正常開展都有著密不可分的聯(lián)系，同時(shí)也是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一些決策的依據(jù)，因此，保障檔案管理的質(zhì)量尤為關(guān)鍵。在現(xiàn)實(shí)中，很多中小學(xué)發(fā)展都很良好，但是檔案管理工作都或多或少的存在隱患，校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視度不夠，而且相應(yīng)的資料管理體系也不健全，致使檔案信息沒有足夠的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。因此，學(xué)校必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以保障學(xué)校的各項(xiàng)工作正常運(yùn)行。本文主要對(duì)中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，并提出了一些建議。

關(guān)鍵詞 中小學(xué) 檔案管理 信息化建設(shè)

0引言

我國的信息技術(shù)在高速發(fā)展，為了順應(yīng)大時(shí)代的潮流，許多中小學(xué)都使用了信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，且作用良好。檔案管理工作有很都內(nèi)容都與學(xué)校各項(xiàng)工作的開展有著緊密的聯(lián)系，如果檔案的質(zhì)量有問題，就會(huì)對(duì)學(xué)習(xí)的正常運(yùn)作造成影響。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理可以較好的儲(chǔ)存各種檔案信息，使檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性得到保障，并降低各種風(fēng)險(xiǎn)因素的影響。因此，各學(xué)校必須意識(shí)到檔案管理的重要性，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作。

1對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的意義所在

完善的檔案管理信息化建設(shè)是中小學(xué)良好發(fā)展的重要前提，也是學(xué)校各項(xiàng)工作能夠順利開展的重要保障，因此，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的意義重大。隨著信息技術(shù)的不管發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在開展各項(xiàng)工作的需求了，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，這樣才能促進(jìn)學(xué)校得到良好的發(fā)展。

學(xué)校的檔案管理與教學(xué)管理之間的聯(lián)系緊密，可以有效帶動(dòng)學(xué)校教育工作的發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校規(guī)范運(yùn)作，促進(jìn)各種資源的合理配置和運(yùn)用，提高相應(yīng)自愿的利用率。在檔案管理信息化建設(shè)的影響下，學(xué)校可以通過檔案資料中的相應(yīng)數(shù)據(jù)了解到學(xué)校自身的發(fā)展情況，并及時(shí)作出調(diào)整，給學(xué)校的正常運(yùn)作提供保障。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)可以有效降低人為因素對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作規(guī)范性的影響，為學(xué)校做出各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)行為提供決策，保障學(xué)校的運(yùn)作效益。檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)各環(huán)節(jié)的改進(jìn)，對(duì)提高學(xué)校的管理能力和辦學(xué)水平都有一定幫助。同時(shí)， 檔案資料中蘊(yùn)含的教育信息之豐富，教師從中發(fā)掘有效的信息，可以幫助教師完善教學(xué)內(nèi)容；檔案管理信息化建設(shè)還可以幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更好地了解學(xué)生的各種信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生的動(dòng)態(tài)管理。

2對(duì)中小學(xué)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的措施

中小學(xué)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)本校的實(shí)際情況進(jìn)行充足的分析，合理運(yùn)用各類資源，使信息技術(shù)的作用得到充分發(fā)揮，保證檔案管理的規(guī)范程度以及檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，這樣才能保持學(xué)校正常、良好的運(yùn)作。以下，是本文提出的對(duì)中小學(xué)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的方法措施：

2.1對(duì)檔案管理信息化體系進(jìn)行完善

由于檔案管理信息化建設(shè)的重要性，校領(lǐng)導(dǎo)更要重視學(xué)校的檔案管理工作，并從各方面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的正常進(jìn)行，這樣才能取得良好的成效。管理人員必須要對(duì)學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行充足合理的分析，制定出各種標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案信息化管理的體系，并細(xì)化相應(yīng)的管理?xiàng)l例，比如以下幾條：

（1）管理人員要根據(jù)信息化建設(shè)的需求配備相應(yīng)的設(shè)備，并配置專業(yè)的技術(shù)人員，對(duì)檔案管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化；

（2）管理人員應(yīng)要求工作人員及時(shí)將各類資料進(jìn)行合理分類，并對(duì)檔案信息進(jìn)行電子檔化；

（3）工作人員要隨著檔案信息的變動(dòng)，及時(shí)的做出更新，這樣才能使相應(yīng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性得到保障。

2.2對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化

在檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，必須要由各方面的資源共同作用才能完成，包括人力資源、物力資源和財(cái)力資源等。因此，學(xué)校必須要選擇專業(yè)性強(qiáng)的人才擔(dān)任檔案信息化管理人員。在選擇資料管理工作人員時(shí)，應(yīng)該選擇具備計(jì)算機(jī)技能、良好的職業(yè)素質(zhì)和具有較強(qiáng)責(zé)任心的人員來進(jìn)行檔案信息化管理工作，這樣才能使檔案管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行得到保障。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)這方面人才的培養(yǎng)，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時(shí)對(duì)資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存和更新，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，才能使檔案管理信息化建設(shè)收獲良好的成效。

2.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的監(jiān)管

如果管理人員在檔案管理信息化建設(shè)中依舊采用傳統(tǒng)的管理方式來進(jìn)行操作，就無法維持檔案管理的規(guī)范化，因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的監(jiān)管意義重大。管理人員必須具備良好的檔案管理意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展中的地位；管理人員必須明確對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的特性，并根據(jù)實(shí)際情況制定正確完善的管理方案，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的節(jié)奏；管理人員必須要求工作人員能夠有效運(yùn)用各項(xiàng)信息技術(shù)，合理配置各種資源，讓檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化得以實(shí)現(xiàn)，能夠符合學(xué)校運(yùn)作的需求。此外，學(xué)校還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的開發(fā)，多與其他學(xué)校之間進(jìn)行交流，促進(jìn)檔案管理信息化工作的共同進(jìn)步。

3總結(jié)

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，可以有效促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的規(guī)范化和各類資源的合理配置，使各種檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性得到保障，以此來更好地維護(hù)學(xué)校的正常運(yùn)作和發(fā)展。各中小學(xué)必須針對(duì)本校的實(shí)際情況對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行完善，制定出相關(guān)的規(guī)范條例，從而維持學(xué)校的正常運(yùn)作和不斷進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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