體育系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

付瑩瑩

體育系統(tǒng)檔案管理的信息化是體育事業(yè)發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)和多媒體技術(shù)飛速發(fā)展的必然結(jié)果。體育檔案信息化管理，是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程，是促進(jìn)體育事業(yè)跨越式發(fā)展的重要手段。

一、體育系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的意義

體育系統(tǒng)檔案信息化，就是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行分類、錄入數(shù)據(jù)等，并以電子文件形式保存、使用，提高檔案管理、利用的效率。傳統(tǒng)檔案在保存中存在諸多不確定風(fēng)險(xiǎn)，由于是紙質(zhì)文件，會(huì)面臨氧化、霉變、蟲蛀、意外銷毀等因素的破壞，當(dāng)以數(shù)據(jù)錄入電子系統(tǒng)時(shí)，除去系統(tǒng)意外故障，檔案能得到最大限度的安全保管，并且可以隨時(shí)調(diào)用。

秦皇島市體育局負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)全市競(jìng)技、群眾體育活動(dòng)，組織運(yùn)動(dòng)員赴全國(guó)各地參加比賽，主辦、承辦各項(xiàng)大型體育賽事，全面貫徹實(shí)施全民健身計(jì)劃，增強(qiáng)人民體質(zhì)。每年開展的活動(dòng)110余項(xiàng)，包括龍舟賽、鐵人三項(xiàng)大賽、北戴河輪滑節(jié)、全國(guó)青少年山地自行車賽、全國(guó)青少年賽艇皮劃艇比賽、秦皇島國(guó)際馬拉松暨全國(guó)馬拉松錦標(biāo)賽在內(nèi)的多項(xiàng)常規(guī)系列賽事，留下了豐富的聲像資料。目前我局已儲(chǔ)存光盤200余張、電子版音響資料500GB。這些聲像資料真實(shí)記錄了比賽的各個(gè)環(huán)節(jié)，為各項(xiàng)活動(dòng)的開展提供了寶貴的參考資料。

編輯、歸檔、調(diào)用傳統(tǒng)檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，電子檔案則大大節(jié)省調(diào)出使用的時(shí)間。一是聲像檔案客觀真實(shí)，原原本本、完完整整地再現(xiàn)比賽現(xiàn)場(chǎng)的情形，避免人為描述曲解。二是聲像檔案直觀形象、信息多元，能夠在觀看過程中，查找問題，分析不足，比如在賽事準(zhǔn)備過程中，賽道的設(shè)置、頒獎(jiǎng)臺(tái)的位置、賽道起終點(diǎn)拱門的安排設(shè)計(jì)等問題，都能夠通過查看錄像進(jìn)行直觀分析。三是聲像檔案可以反復(fù)利用，在進(jìn)行大型賽事組織之前，可以調(diào)取往年的比賽錄像，事先學(xué)習(xí)記錄，觀看過程中可隨時(shí)暫停播放，詳盡分析各環(huán)節(jié)設(shè)置的特色及應(yīng)注意改進(jìn)的問題，為更好地舉辦賽事提供豐富的資料及寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

秦皇島市體育局十分重視電子檔案的收集、整理、歸檔工作。購(gòu)置電腦，專門用于聲像、電子檔案的保存、歸檔工作。新增加檔案柜20余組，按照比賽項(xiàng)目、科室分工及年度對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)化，按照文字材料、圖表、照片、影片、光盤及實(shí)物等分類保存。按照門類錄入計(jì)算機(jī)，利用計(jì)算機(jī)軟件管理檔案。查找檔案信息時(shí)，只需一個(gè)指令性操作，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)取信息。

二、體育系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存的問題

檔案數(shù)字化管理給檔案管理帶來快捷、方便、高效管理的同時(shí)也將檔案信息管理安全問題提上了日程。安全問題是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中必須加以重視的問題。

1檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的安全問題

1.1網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，信息安全問題。由于電子檔案的傳輸途徑是互聯(lián)網(wǎng)，而互聯(lián)網(wǎng)具有公眾開放性，因此檔案信息容易被非法竊取、篡改、偽造。

1.2電子檔案的真實(shí)性問題。由于與紙質(zhì)檔案的有形實(shí)物介質(zhì)區(qū)別，電子檔案更容易被復(fù)制、篡改。因此對(duì)于電子檔案的真實(shí)性和合法性鑒別技術(shù)更加復(fù)雜。

1.3電子檔案載體具有不穩(wěn)定性。電子檔案一般存儲(chǔ)于硬磁盤、光盤等幾種主要介質(zhì)上，而這些載體多有一定壽命且較易受到自然環(huán)境（如：溫度、磁場(chǎng)、載體結(jié)構(gòu)）和運(yùn)行環(huán)境（如：計(jì)算機(jī)操作平臺(tái)、軟件接口、計(jì)算機(jī)病毒）等的影響。

2.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

現(xiàn)代化的體育檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求，不僅要熟悉檔案管理基本原理、手段和方法，還要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)。體育檔案管理工作的全方位復(fù)合型人才難求，不能建設(shè)一個(gè)規(guī)?；蓚鞒械膱F(tuán)隊(duì)。單位人員結(jié)構(gòu)老化，老的檔案管理人員受文化水平差異等條件所限，對(duì)電子技術(shù)不熟悉，而年輕人員卻不懂得檔案管理的原則、理論和實(shí)際操作，停留在表面上的錄入和輸出，不能達(dá)到對(duì)資源的最大化利用。

三、體育系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)對(duì)策

檔案管理的安全性。檔案信息具有一定的保密原則，電子檔案的真實(shí)安全、準(zhǔn)確可用，不僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到與電子檔案相關(guān)工作的展開。

秦皇島市體育局在檔案系統(tǒng)信息管理硬件上面下功夫，同時(shí)對(duì)內(nèi)部進(jìn)行有組織，有計(jì)劃性的培訓(xùn)，形成科學(xué)系統(tǒng)管理。同時(shí)加大對(duì)電腦、打印機(jī)等設(shè)備更新、維護(hù)的投入，保證信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。2015年除在原檔案保管室的基礎(chǔ)上，新增擴(kuò)建檔案室，配備打印機(jī)一臺(tái)，電腦兩臺(tái)，在10余組檔案柜的基礎(chǔ)上，新增20余組手搖檔案柜，更加直觀、方便進(jìn)行檔案存取。

設(shè)置專門的檔案管理人員，嚴(yán)禁其他人員隨意接觸檔案保存專用電腦。一是絕對(duì)禁止電子檔案管理專用電腦訪問外網(wǎng)，以免被網(wǎng)絡(luò)攻擊者鎖定，造成數(shù)據(jù)丟失或惡意修改破壞；二是安裝正版軟件，以獲得及時(shí)的更新和良好的技術(shù)服務(wù)，保證數(shù)據(jù)不受任何病毒和木馬軟件的影響；三是定期對(duì)電腦進(jìn)行檢查，嚴(yán)格遵照國(guó)際、國(guó)內(nèi)防范標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，通過防火墻訪問防范措施、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御技術(shù)、電子檔案異地備份等手段，建立安全保障體系，保證電子檔案數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全。

聲像檔案是記錄體育系統(tǒng)組織系列賽事、參加各項(xiàng)比賽的重要資料，其特點(diǎn)在于聲、形、文并茂，相對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，傳遞資訊效果更直觀、更生動(dòng)、更形象。聲像檔案是體育系統(tǒng)歷史發(fā)展的結(jié)晶，是秦皇島市體育局參賽、辦賽、訓(xùn)練等各方面工作的長(zhǎng)期積累，客觀、直接、形象記錄和再現(xiàn)了體育系統(tǒng)的歷史面貌與各方面情況。

聲像檔案實(shí)現(xiàn)了檔案信息化技術(shù)在訓(xùn)練教學(xué)、教練員培訓(xùn)、運(yùn)動(dòng)員參賽中提供資料的現(xiàn)代模式，進(jìn)一步提高了訓(xùn)練水平，為體育系統(tǒng)訓(xùn)練教學(xué)水平的提升奠定了良好的基礎(chǔ)。體育系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)是體育運(yùn)動(dòng)訓(xùn)練進(jìn)程的一大進(jìn)步，它帶來了很多的顯著效益，我們要更加合理利用聲像電子檔案，在體育系統(tǒng)發(fā)展過程中發(fā)揮更大作用。

（作者單位：秦皇島市體育局）