檔案信息資源的開發(fā)利用與整合

魏金明

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我們?nèi)粘９ぷ魃钪械膹V泛應(yīng)用，人們對(duì)信息的需求量不斷增加，檔案也成為人們獲得信息的重要來(lái)源。在當(dāng)前新形勢(shì)下，檔案加快了信息化的網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)進(jìn)程，因此需要加快推動(dòng)檔案信息資源的整合，深入挖掘檔案信息的價(jià)值，提高檔案信息資源的開發(fā)利用的水平，更好的發(fā)揮出檔案信息資源的重要價(jià)值。文中分析了檔案信息資源開發(fā)利用與整合的必要性，并進(jìn)一步對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用與整合的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；開發(fā)利用；整合；途徑

在當(dāng)前信息化時(shí)代，社會(huì)快速發(fā)展過(guò)程中檔案信息資源的重要性得以充分顯現(xiàn)出來(lái)。但一直以來(lái)我國(guó)檔案管理模式都較為落后，檔案信息相對(duì)封閉，檔案信息開發(fā)利用水平較低。因此需要加快構(gòu)建檔案信息資源管理體系，進(jìn)一步豐富檔案信息內(nèi)容，加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。在當(dāng)前檔案信息資源信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案信息資源的開發(fā)利用和整合作為其中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，通過(guò)將不同形式和不同內(nèi)容的檔案信息有效的集中在一起，可以有效的推動(dòng)檔案信息資源開發(fā)利用步伐，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)和高效的檔案服務(wù)，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

1 檔案信息資源開發(fā)利用與整合的必要性

1.1 有利于檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)

檔案信息呈現(xiàn)出多元化和無(wú)序化的特征，而且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息組合和載體更具多樣化，檔案信息質(zhì)量參差不齊，呈現(xiàn)出分散及無(wú)序的狀態(tài)。這對(duì)檔案信息資源的利用帶來(lái)了較大的阻礙，因此需要通過(guò)對(duì)檔案信息資源的有效整合，從而加快推動(dòng)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。

1.2 拓展了檔案信息采集途徑

當(dāng)前檔案信息化建設(shè)有效的打破了傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)速度不斷加快，使檔案信息采集途徑得以進(jìn)一步拓寬，人們獲取信息的途徑更具多樣化，而且數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，為檔案信息共享提供了必要的基礎(chǔ)，有效的促進(jìn)了檔案信息資源的開發(fā)利用。在這種大環(huán)境下，為了能夠增加檔案信息的存儲(chǔ)量，檔案信息與其他信息資源一體化的步伐也得以加快，為檔案信息資源的開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.3 有利于檔案信息服務(wù)功能的提升

隨著電子檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案的出現(xiàn)，當(dāng)前檔案服務(wù)功能更加全面化，檔案工作效率大幅度提升。檔案服務(wù)對(duì)象在利用檔案過(guò)程中不再受時(shí)間和空間的制約，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就能夠及時(shí)獲取到自己的所需要的檔案信息。因此通過(guò)加快檔案信息資源的整合，能夠使檔案為社會(huì)提供全方位的服務(wù)。

2 檔案信息資源開發(fā)利用與整合的途徑分析

2.1 建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案利用率

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要加快構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和歸類，使檔案信息資源更具規(guī)范化，并以標(biāo)準(zhǔn)化的格式進(jìn)行儲(chǔ)存，為檔案信息的完整性、有序性和可讀性奠定良好的基礎(chǔ)。而且檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建立后，能夠?yàn)闄n案信息資源開發(fā)利用提供更多的便利條件。特別是在當(dāng)前信息化時(shí)代，需要充分的利用網(wǎng)絡(luò)資源，全面提升檔案信息資源的利用效率。

2.2 開發(fā)高效信息檢索查詢系統(tǒng)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)過(guò)程中，檔案信息資源的查詢檢索作為非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有開發(fā)出高效的檔案信息查詢系統(tǒng)，才能更好地與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的需求相適應(yīng)，同時(shí)檔案信息在線搜索與查詢功能還需要與網(wǎng)絡(luò)檔案信息組織和管理方法相適應(yīng)，使檔案信息查詢系統(tǒng)能夠更好地滿足不同需求用戶的要求，更好的推動(dòng)檔案信息資源開發(fā)利用的步伐。

2.3 增加網(wǎng)絡(luò)論壇的互動(dòng)溝通

網(wǎng)上論壇的出現(xiàn)為人們聯(lián)系和溝通帶來(lái)了更多便利，人們可以不受時(shí)間和地域的限制進(jìn)行隨時(shí)對(duì)話。在這種情況下，檔案信息資源的開發(fā)利用也需要充分的借助于網(wǎng)絡(luò)論壇的及時(shí)與互通作用，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)主體和客體之間的有效互動(dòng)溝通，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的深度開發(fā)利用，更好的滿足用戶的需求。

2.4 充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開發(fā)利用網(wǎng)上檔案信息資源

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案部門需要加快網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，重視網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)得瞬移，以此來(lái)豐富檔案信息儲(chǔ)存量，進(jìn)一步改善檔案信息結(jié)構(gòu)，全面提高檔案信息產(chǎn)品的質(zhì)量。通過(guò)對(duì)網(wǎng)上信息進(jìn)行深度加工，收集網(wǎng)絡(luò)有效的檔案信息資源，并針對(duì)本單位特點(diǎn)及利用者的需求，采用相應(yīng)的技術(shù)手段來(lái)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)上信息資源的管理和控制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的有效開發(fā)利用，使其成為虛擬檔案，為檔案信息資源共享及檔案高效服務(wù)的實(shí)現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

2.5 統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，促進(jìn)檔案信息資源的合理有效配置

檔案信息資源整合的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)資源共享，最大程度開發(fā)利用檔案信息資源。但這是一個(gè)長(zhǎng)期實(shí)踐過(guò)程，必須按照總體的規(guī)劃，分步驟、分階段地實(shí)施。在基于共享與服務(wù)的前提下，主要應(yīng)該重點(diǎn)抓好標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，深入到文獻(xiàn)全文的知識(shí)單元、信息單元，在檔案信息編輯過(guò)程中，遵循通用標(biāo)準(zhǔn)，所有入網(wǎng)的檔案信息都必須執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一邏輯的數(shù)據(jù)庫(kù)。要在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下分系統(tǒng)地開展檔案信息資源整合工作，只有提供關(guān)于信息資源系統(tǒng)整合的一系列完整的標(biāo)準(zhǔn)，并在資源的開發(fā)和組織管理的過(guò)程中加以遵循，才能實(shí)現(xiàn)信息資源的理想整合，并根據(jù)實(shí)際情況，合理有效配置檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

2.6 加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)站的基本功能

檔案網(wǎng)站是檔案部門對(duì)外提供服務(wù)的窗口，是面向用戶的信息通道。檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案網(wǎng)站集中多功能于一體，通過(guò)整合各類檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的有效利用。檔案網(wǎng)站作為開放性的服務(wù)窗口，其基本功能主要包括檔案信服務(wù)功能、宣傳功能、網(wǎng)上辦事功能和交流功能等。檔案用戶可以在檔案網(wǎng)站上快速實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息查詢和傳輸。同時(shí)檔案網(wǎng)站作為檔案工作的有效工具，可以通過(guò)多種形式來(lái)開展對(duì)檔案信息的宣傳工作，具有一定的社會(huì)宣傳教育功能。檔案網(wǎng)站在為用戶提供檔案信息服務(wù)的同時(shí)，還可以提供動(dòng)態(tài)咨詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事，為公眾提供了更多的便利。另外，檔案網(wǎng)站利用多種方式與公眾之間架起了交流的橋梁。這都為檔案資源的開發(fā)利用奠定了良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息資源的開發(fā)利用與整合，實(shí)現(xiàn)了檔案的完整性，安全性，利用有效性，為建立檔案資源管理創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件，實(shí)現(xiàn)了檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了檔案信息的服務(wù)功能。檔案資源整合是一項(xiàng)管理體制和服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，但也存在著不同程度地對(duì)檔案室工作的削弱現(xiàn)象，需要在今后工作中不斷改進(jìn)完善，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源的開發(fā)利用與整合。

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