科研機(jī)構(gòu)檔案管理的特點(diǎn)及強(qiáng)化措施

孫偉

摘 要：科研機(jī)構(gòu)作為科技力量的聚焦地，其具有強(qiáng)大的科學(xué)研究和科技開發(fā)能力，科研檔案作為科研機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富，能夠?yàn)榭蒲惺聵I(yè)的發(fā)展提供重要的借鑒和參考。但一直以來科研機(jī)構(gòu)對于檔案的管理都存在著重管輕用的思想，這對科研檔案價(jià)值的發(fā)揮帶來了負(fù)面影響。文中從科研機(jī)構(gòu)檔案的特點(diǎn)入手，分析了科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作中存在的問題，并進(jìn)一步對加強(qiáng)科研檔案管理的措施進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：科研機(jī)構(gòu)；科技檔案；特點(diǎn)；問題；措施

科研機(jī)構(gòu)檔案種類較多，其中科技檔案是國家的寶貴財(cái)富，能夠?yàn)榭萍及l(fā)展和生產(chǎn)進(jìn)步提供重要的資源。科研機(jī)構(gòu)的檔案工作是科研機(jī)構(gòu)建設(shè)與管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，因此需要做好科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作，掌握檔案的特點(diǎn)，并抓住檔案管理工作的重點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)對檔案資源的有效積累和管理，為科研機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 科研機(jī)構(gòu)檔案特點(diǎn)

科研機(jī)構(gòu)檔案包括文書檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案及科技檔案等較多種，其中文書檔案數(shù)量較大，利用率相對較高。但對于科研發(fā)展來講，科技檔案應(yīng)該是科研機(jī)構(gòu)檔案的主體，其是科研工作人員在長期工作實(shí)踐和研究過程中的形成 的成果的重要記載，將科研機(jī)構(gòu)主體業(yè)務(wù)的發(fā)展都涵蓋其中，蘊(yùn)含著大量的科研信息。其是科學(xué)活動(dòng)開展的重要參考和依據(jù)，通過對科技檔案進(jìn)行有效利用，可以促進(jìn)科研事業(yè)的快速發(fā)展，因此需要加強(qiáng)對科技檔案的管理，努力提高科技檔案的利用率，確保科技檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

2 科研機(jī)構(gòu)檔案工作中存在的問題

2.1 對檔案工作存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)

科研單位主要業(yè)務(wù)以各類基礎(chǔ)性研究、新技術(shù)研究及新技術(shù)推廣應(yīng)用為主，因此科研單位檔案主要以科技檔案為主。在日常工作中，科研領(lǐng)域具有較強(qiáng)的專業(yè)化特點(diǎn)，這也使部分科研單位不設(shè)置專門的檔案管理部門。相較于科研工作，檔案管理工作不會(huì)直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這也使其在科研單位中受到的重視度不夠。因此在部分科研單位檔案管理工作一般都是由相關(guān)的非業(yè)務(wù)科室來完成，。這就導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，對檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對工作缺乏責(zé)任心。再加之科室人員頻繁調(diào)動(dòng)，這也使一些兼職業(yè)務(wù)人員也不具有固定性，這對檔案管理工作質(zhì)量帶來了嚴(yán)重的影響。

2.2 科技檔案歸檔文件資料不完整

作為檔案工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案收集工作直接影響檔案整理、保管、分類、編研、檢索和利用等各項(xiàng)工作。通常一個(gè)科研項(xiàng)目從前期調(diào)研、立項(xiàng)到最后的項(xiàng)目驗(yàn)收、成果鑒定，需要一年甚至幾年的時(shí)間?？萍紮n案應(yīng)注重日常收集，時(shí)間跨度較大導(dǎo)致文件資料收集不及時(shí)，保管不善，易丟失。由于科技檔案管理與科技項(xiàng)目管理相互脫節(jié)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理的人員大多僅對關(guān)鍵性技術(shù)材料保管較好，而對于科研中期的試驗(yàn)數(shù)據(jù)等材料的收集重視程度不夠，而這些材料對于今后的科研工作具有極大的參考價(jià)值。另外，由于缺乏對科研內(nèi)容的深入認(rèn)識(shí)，項(xiàng)目檔案管理的人員在收集資料時(shí)容易出現(xiàn)“數(shù)量多、質(zhì)量低”的情況，收集的資料名義上都有，但缺少重要原始記錄和關(guān)鍵技術(shù)的核心內(nèi)容，甚至不屬歸檔范圍的資料也放進(jìn)科技檔案中，造成以后檔案參考、查閱的不便。

2.3 檔案管理手段落后

隨著無紙化辦公的普及，當(dāng)前科研單位也進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)。但計(jì)算機(jī)在檔案工作聽?wèi)?yīng)用僅限于檔案文件的檢索和查閱，并沒有充分發(fā)揮出檔案信息化重要作用。再加之檔案管理人員年齡普遍偏大，對計(jì)算機(jī)操作技能掌握不熟練，這也影響了科研單位檔案管理的水平。

2.4 檔案開發(fā)程度較低

一直以來科研機(jī)構(gòu)都缺乏對檔案信息的分析和編纂，檔案編研成果少之又少，且多是較低層次的組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等編研成果。對主體檔案的分析和開發(fā)明顯不夠，使得科研成果中隱藏的信息沒有被充分利用，不能滿足科研工作的利用需求，表現(xiàn)出了明顯的滯后和欠缺。

3 加強(qiáng)科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作的措施

3.1 加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)

為了能夠更好的提高科研單位檔案管理水平，則需要領(lǐng)導(dǎo)層在對檔案工作有一個(gè)深入的了解，認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，從而真正對檔案管理工作給予充分的重視，這樣科研人員和檔案管理人員也能夠以積極、認(rèn)真的態(tài)度對待檔案工作。單位也能夠?yàn)闄n案管理人員提供更多的培訓(xùn)和再教育機(jī)會(huì)，努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能，提高檔案工作的效率，在完成檔案收集和保管工作的同時(shí)，能夠進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)利用，從而深入挖掘出科研機(jī)構(gòu)室藏檔案中有價(jià)值和有亮點(diǎn)的內(nèi)容，更好的服務(wù)于科研工作。

3.2 做好歸檔資料的收集整理工作

在科研項(xiàng)目工作開展的初始階段，就要落實(shí)該項(xiàng)目的具體檔案管理專員，對項(xiàng)目實(shí)行從始至終的跟蹤，負(fù)責(zé)項(xiàng)目開展過程中的所有文件材料收集管理?？蒲谢顒?dòng)中有些形成周期短、時(shí)效性強(qiáng)的文件材料，要隨時(shí)收集，以免出現(xiàn)因拖延造成的資料缺失，影響檔案收集質(zhì)量。而項(xiàng)目進(jìn)行過程中，部分形成周期較長的文件材料，應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行的節(jié)點(diǎn)劃定收集的時(shí)間段，從而保證文件材料的完整性。

3.3 注重檔案編研

編研工作是檔案利用工作的一個(gè)重要組成部分，是提供檔案利用服務(wù)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。注重檔案編研，要加大檔案編研力度和深度，有計(jì)劃地開展一些信息材料的編研。首先，根據(jù)部門的檔案利用需求開展檔案編研。了解各部門對檔案信息的需求動(dòng)向和發(fā)展趨勢，掌握他們需求的重點(diǎn)，有針對性地進(jìn)行收集、匯總、分析和信息輸出。其次，經(jīng)常對檔案信息利用率進(jìn)行分析，通過信息反饋，明確每個(gè)階段的利用重點(diǎn)。第三，加強(qiáng)對科技檔案的編研，挖掘科技檔案中潛在的規(guī)律和信息，為科研部門提供資料支撐。

3.4 轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)

檔案工作者要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，把檔案工作的重點(diǎn)從保管轉(zhuǎn)移到主動(dòng)提供服務(wù)利用上來。應(yīng)隨時(shí)關(guān)注科學(xué)研究發(fā)展的動(dòng)態(tài)，全方位了解一個(gè)項(xiàng)目（課題）研究的全過程，以及該課題在實(shí)施發(fā)展過程中需借鑒的文獻(xiàn)信息和相關(guān)資料。要主動(dòng)出擊、服務(wù)上門，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。

3.5 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

科研機(jī)構(gòu)需要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐。為檔案信息化配備齊全的硬件設(shè)施和軟件，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化處理。特別是要加快實(shí)現(xiàn)科技檔案內(nèi)容電子化，并設(shè)計(jì)開發(fā)出更科學(xué)合理的檢索工具，確保檢索目標(biāo)的準(zhǔn)確度，使檔案需求人員能夠迅速檢索到自己的所需要的檔案信息，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

4 結(jié)束語

對于科研機(jī)構(gòu)來講，檔案資源作為其重要的財(cái)富，因此需要重視檔案管理工作，在日常檔案管理工作中要對檔案所隱藏的價(jià)值給予充分重視，深入挖掘檔案的價(jià)值，加快推進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用，使檔案資源能夠更好的服務(wù)于科研工作。

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