機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理

摘 要：機(jī)關(guān)文秘的工作人員不但要負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)關(guān)的日常的文書工作，而且還需要對(duì)于工作中的文書檔案進(jìn)行管理，而這些檔案記錄著機(jī)關(guān)內(nèi)部的很多重要事情，文秘人員的素質(zhì)與這些文書檔案有著直接的聯(lián)系，因此必須保證機(jī)關(guān)中文秘人員的高素質(zhì)、較好的業(yè)務(wù)能力以及高漲的工作熱情，從而保證他們能夠盡職盡責(zé)的完善檔案工作，保證檔案的完整性以及質(zhì)量。本文主要對(duì)文秘人員的基本要求以及如何提升文秘人員的素質(zhì)做了闡述分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文秘人員；素質(zhì)提升；文書檔案管理

1 機(jī)關(guān)文秘職責(zé)

機(jī)關(guān)文秘在機(jī)關(guān)中是領(lǐng)導(dǎo)的主要助手，其主要的工作就是記錄以及抄寫，同時(shí)還需要進(jìn)行文稿的起草工作。其中，記錄既包括對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的口述內(nèi)容的記錄，也包括對(duì)于來訪者接待的記錄，還有對(duì)于會(huì)議以及電話的內(nèi)容的記錄等。抄寫，指的是對(duì)于自己比較潦草或者是對(duì)在起草的文檔中存在多次修改的內(nèi)容、具有勾畫的內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的謄寫，從而便于進(jìn)一步的進(jìn)行修改。文秘的這些謄寫工作能極大的減少領(lǐng)導(dǎo)的工作時(shí)間，因此這是文秘人員的主要負(fù)責(zé)內(nèi)容之一。同時(shí)，起草文稿的工作也是他們的主要負(fù)責(zé)內(nèi)容。在文稿的起草階段，其內(nèi)容是領(lǐng)導(dǎo)和文秘一起及西寧的，有的時(shí)候是領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)手但是文秘幫助謄寫的，有時(shí)候是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行口述然后文秘進(jìn)行記錄并且對(duì)其進(jìn)行加工整理；有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)只會(huì)口述一部分的內(nèi)容要點(diǎn)，然后文秘根據(jù)這些內(nèi)容去手機(jī)相關(guān)的資料，對(duì)觀點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)一步的研究。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)只會(huì)進(jìn)行題目的擬定，剩余的內(nèi)容需要文秘進(jìn)行負(fù)責(zé)。在這個(gè)過程中，文秘不但可以向領(lǐng)導(dǎo)提出自己的建議，而且能夠把自己的想法加到上面去。

2 文秘工作要求

2.1 政治責(zé)任感

在機(jī)關(guān)單位工作的文秘首先必須要有高度的政治責(zé)任感以及事業(yè)心。文秘工作在各個(gè)單位都有，不僅僅在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部。而在機(jī)關(guān)單位中文秘往往跟隨在機(jī)關(guān)團(tuán)體的中樞部門附近，成為其整體的事業(yè)中關(guān)鍵的一部分。雖然其職權(quán)不是很大，但是其重要的作用是無可替代的，直接的關(guān)系到國家與黨的政策方針，直接的影響到領(lǐng)導(dǎo)作出決策。因此，文秘的工作人員必須有著高度的政治責(zé)任感，能夠著眼于黨的工作，從黨的根本利益出發(fā)進(jìn)行工作。在工作的過程中不斷地增強(qiáng)事業(yè)心，能夠高度的負(fù)責(zé)，在實(shí)踐中樂于奉獻(xiàn)，在集體中不在乎個(gè)人利益，具有為人民服務(wù)的高尚思想，在做好本職工作的同時(shí)力求做到領(lǐng)導(dǎo)滿意、機(jī)關(guān)滿意以及得到基層人民群眾的認(rèn)可。

2.2 較高業(yè)務(wù)素質(zhì)

文秘人員在機(jī)關(guān)內(nèi)部由于直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決定產(chǎn)生影響，所以應(yīng)該具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，應(yīng)該在掌握國家的基本方針的基礎(chǔ)上，熟悉國家指定的對(duì)于公文的處理方式以及相關(guān)的細(xì)則，需要能夠了解上級(jí)的思想并且掌握他們的精神要旨。并且，文秘需要對(duì)本行業(yè)的公司以及自己的業(yè)務(wù)有著熟練地掌握，其工作的內(nèi)容與本行業(yè)以及本單位的業(yè)務(wù)有著密不可分的關(guān)系，因此文秘需要擴(kuò)寬知識(shí)面，對(duì)本行業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及涉及的范圍等都有著大致的認(rèn)識(shí)，從而在工作的過程中能夠更好地分析工作，提高業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，文秘由于其工作性質(zhì)的要求，必須要能夠有一定的文字閱讀以及表達(dá)的能力，這樣才能夠做好公文的起草工作以及更好的做好公文的收發(fā)工作。文秘人員對(duì)于語法修辭知識(shí)的學(xué)習(xí)也是很重要的，這能夠提升他們的公文處理并且能夠更好地撰寫公文。

2.3 高尚職業(yè)道德

文秘的工作范圍十分廣，與外界有著較多的聯(lián)系，需要與周圍各方面的人進(jìn)行交流與溝通，而這些都需要他們有著良好的職業(yè)道德。因此，文秘人員必須要待人誠懇，對(duì)周圍的同志、領(lǐng)導(dǎo)等都以誠相待，時(shí)刻的注意自己的言談，能夠誠懇的待人，對(duì)人尊重不拉幫結(jié)派，要堅(jiān)持自我，敢于承擔(dān)責(zé)任。在遇到問題的時(shí)候能夠及時(shí)的解決或者在不清楚領(lǐng)導(dǎo)的意圖的時(shí)候要及時(shí)的請(qǐng)示，不能敷衍過去不懂裝懂。并且要有著嚴(yán)格的組織紀(jì)律，要能夠保守黨的機(jī)密，不能輕易地泄露信息。

3 文秘素質(zhì)提高

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)于文秘工作的要求越來越高，他們對(duì)于文件的管理作用也發(fā)揮著越來越大的作用，同時(shí)文秘人員的隊(duì)伍以及工作也得到了進(jìn)一步的發(fā)展，因此對(duì)于文秘的素質(zhì)的提高顯得至關(guān)重要。因此，首先在選擇的時(shí)候應(yīng)該選擇那些基本素質(zhì)較好的人員擔(dān)任文秘的工作。這些工作人員可以通過競爭的方式上崗，除了對(duì)于他們本身的業(yè)務(wù)素質(zhì)的考核還應(yīng)該考核他們的本身思想素質(zhì)，保證他們有著正確的思想道德素質(zhì)，而且專業(yè)對(duì)口是必須的條件。并且，對(duì)于在職的文秘人員需要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使得他們?cè)谂嘤?xùn)的過程中能夠提升自身的知識(shí)、業(yè)務(wù)能力，通過培訓(xùn)的過程能夠更好地認(rèn)清自我，從而彌補(bǔ)自身的不足更好地在工作中發(fā)揮自己的作用。同時(shí)，應(yīng)該倡導(dǎo)在職的文秘人員進(jìn)行在職考試，通過參加各種專業(yè)性的考試來提升自己的實(shí)力，在提高學(xué)歷的同時(shí)提高自己的業(yè)務(wù)能力，更好的在工作中發(fā)揮作用貢獻(xiàn)自己的力量。除此之外，機(jī)關(guān)內(nèi)部應(yīng)該對(duì)文秘工作以及學(xué)習(xí)的條件進(jìn)行相應(yīng)的改善，通過給他們配置電腦、訂購相關(guān)的《中國檔案》的書籍報(bào)刊，來使得文秘能夠獲得與本職工作相關(guān)聯(lián)的前沿信息，知識(shí)等，在開闊眼界的同時(shí)提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。機(jī)關(guān)部門還可以通過一定的組織，定期的對(duì)文秘進(jìn)行工作上的考核，對(duì)于合格的人員可以發(fā)送相應(yīng)的專業(yè)性的崗位證書，并且對(duì)他們發(fā)送獎(jiǎng)金等行為來肯定他們的工作，這樣在對(duì)其進(jìn)行肯定鼓舞了他們同時(shí)還對(duì)其他人進(jìn)行了一定的激勵(lì)性作用，有助于提升文秘人員的工作熱情，更好的投身在工作中。

4 結(jié)論

文秘人員的素質(zhì)能夠直接的影響機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此必須要著重于提升他們的綜合素質(zhì)，并且將其作為一項(xiàng)主要的任務(wù)去進(jìn)行。本文中首先介紹了文秘工作的主要職責(zé)，然后在此基礎(chǔ)上介紹了在機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的文秘應(yīng)該具備的一些素質(zhì)，最后對(duì)于如何提升機(jī)關(guān)文秘的素質(zhì)提出了一些相應(yīng)的建議，希望能夠起到一定的參考價(jià)值。只有文秘有著較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及思想素質(zhì)，才能夠更好的促進(jìn)機(jī)關(guān)工作的進(jìn)行，為黨和國家工作的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]胡善梅. 新形勢(shì)下企業(yè)機(jī)關(guān)文書檔案人員應(yīng)樹立的管理理念[J]. 蘭臺(tái)世界，2014，（S6）：77.

[2]江曉旭. 文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質(zhì)初探[J]. 赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2013，（18）：128-129.

[3]鐘曉蕓. 文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質(zhì)初探[J]. 檔案天地，2013，（01）：56-57.

[4]況敏. 淺談高校文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理[J]. 才智，2009，（25）：270-271.

[5]何屹. 企業(yè)文檔一體化管理現(xiàn)狀對(duì)高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的影響[J]. 經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2008，（18）：51-52.

作者簡介

康思雨（1994-），女，漢，湖南冷水江人，本科，主要從事辦公文秘工作。