新形勢(shì)下城建電子檔案的管理

李冰

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速普及和發(fā)展，城建檔案信息資源的存儲(chǔ)和利用方式也在悄然發(fā)生變化。在這種新的形勢(shì)下，如何管理城建電子檔案并使之成為一筆永久的財(cái)富，是擺在我們各級(jí)城建檔案管理部門及檔案工作者面前的又一重大課題。

城建電子檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)管理中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案。它有別于一般形式下的電子檔案，包括圖像文件（由圖紙掃描等方式生成的二維點(diǎn)陣圖文件）、數(shù)據(jù)文件（各種管理數(shù)據(jù)、文本文件即用字處理形成的文字、表格等）、計(jì)算機(jī)程序（各種計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、支撐軟件、應(yīng)用軟件）、配套紙質(zhì)文件（相關(guān)說(shuō)明、鑒定書(shū)、測(cè)試報(bào)告、簽署更改等），以及與其相關(guān)的支持軟件產(chǎn)品和軟硬件說(shuō)明書(shū)等。

一、城建電子檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.城建電子檔案的原始性受到質(zhì)疑。原始性是檔案的基本屬性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與其所依附的紙質(zhì)載體是不可分離的，所以在紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)我們特別強(qiáng)調(diào)原件?！霸钡幕疽貞?yīng)包括特定的文字、圖表等信息內(nèi)容及有法定效用的印章等，若上述中的任何一項(xiàng)發(fā)生變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。對(duì)于電子檔案而言，由于信息與載體的相分離性，信息的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)之間存在著差異性、可變性、相對(duì)獨(dú)立性及易刪改性，并且可隨意復(fù)制，而信息形態(tài)無(wú)任何變化，這決定了電子文件不再存在“原件”的概念，從而也決定了電子文件不再有信息形式的原始性。可見(jiàn)，對(duì)城建電子檔案信息內(nèi)容的原始性進(jìn)行維護(hù)和確認(rèn)，給城建檔案管理人員帶來(lái)了極大的困難。

2.對(duì)城建電子檔案的歸檔缺少統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。在我國(guó)，紙質(zhì)等載體檔案有近千年的歷史，對(duì)其有一套較為完整的管理標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)在電子文件歸檔管理的過(guò)程中不可能完全適用。電子檔案的管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，它的出現(xiàn)才幾十年，并沒(méi)有這方面長(zhǎng)期的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，人們對(duì)它的特殊性、發(fā)展趨勢(shì)及內(nèi)在規(guī)律，還沒(méi)有做到真正了解，認(rèn)識(shí)也不統(tǒng)一，雖然各省、市城建檔案管理機(jī)構(gòu)都先后制定出臺(tái)了一系列實(shí)施規(guī)定與操作辦法。但是，由于發(fā)展水平與研究進(jìn)程的差異，加之缺乏溝通，各地的標(biāo)準(zhǔn)往往不一致，難以彼此通用，造成了大量重復(fù)性勞動(dòng)。即便在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與地方法規(guī)之間，也有不盡統(tǒng)一的地方。所以，要制定城建電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)難度很大。

3.城建電子檔案的保管形式受到?jīng)_擊。電子檔案的保管要比紙質(zhì)檔案的保管復(fù)雜得多。不能只簡(jiǎn)單地以接收磁盤(pán)或光盤(pán)保管，這些特殊載體要依附于一定的軟硬件平臺(tái)系統(tǒng)環(huán)境，才能發(fā)揮其實(shí)際意義的。由于數(shù)字信息時(shí)代發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)型號(hào)以及相應(yīng)的操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件更新?lián)Q代非常快。隨著版本的不斷升級(jí)，前后代產(chǎn)品的兼容性方面就要出現(xiàn)一些差異，這與城建電子檔案不允許有絲毫的損傷和改動(dòng)形成了矛盾。

4.現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，適應(yīng)不了新時(shí)期城建電子檔案管理工作。目前，城建檔案工作者絕大多數(shù)是新時(shí)期的“信息盲”，并不具備信息的形成、存儲(chǔ)、保管、傳輸?shù)燃夹g(shù)方面的知識(shí)和技能，造成城建電子檔案管理滯后于技術(shù)的發(fā)展，難以適應(yīng)其崗位職責(zé)的需要。

二、城建電子檔案管理工作的解決途徑

1.運(yùn)用新技術(shù)，確保城建電子檔案內(nèi)容的原始性。一是用加密、簽署技術(shù)保證歸檔前電子文件信息的原始性；二是運(yùn)用消息認(rèn)證技術(shù)驗(yàn)證從網(wǎng)上接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可行性。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，城建電子文件在網(wǎng)上歸檔和提供利用成為可能，而電子文件在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過(guò)？消息認(rèn)證技術(shù)可以消除這個(gè)疑慮；三是采用防寫(xiě)技術(shù)，確保城建電子檔案的原始性、真實(shí)性。由于電子文件的特性，其沒(méi)有正副本、原件的說(shuō)法，則可以采用CD-R加背書(shū)方式制作歸檔原件。歸檔人可將歸檔的電子文件刻錄成光盤(pán)，交接雙方可在光盤(pán)背面簽字，簽字后檔案內(nèi)容不可更改，這就是CD-R+背書(shū)，光盤(pán)一式兩份保存。

2.城建電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)長(zhǎng)期并存，進(jìn)行綜合管理。應(yīng)充分認(rèn)清電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，既要堅(jiān)持檔案管理的基本原則，又不能將紙質(zhì)的管理理論、方法原封不動(dòng)地套搬于電子檔案。面對(duì)大量已經(jīng)歸檔的城建檔案，不能盲目地將紙質(zhì)檔案全部制成電子副本，造成不必要的浪費(fèi)，應(yīng)該加快對(duì)庫(kù)存檔案的鑒定，篩選出其中有永久保存價(jià)值，經(jīng)常利用的檔案數(shù)字化，制成電子檔案。紙質(zhì)檔案便于長(zhǎng)期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，又難于永久保存。鑒于這種局面，兩種載體檔案會(huì)長(zhǎng)期并存。在有條件的部門，可采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與縮微組合系統(tǒng)，將電子文件同時(shí)輸出在縮微膠片和終端上；或?qū)⒂?jì)算機(jī)輸出的圖紙與設(shè)計(jì)文件縮微品存檔保管。這樣做既可以方便利用，又保證了檔案的長(zhǎng)期保存。兩種載體檔案并存，多種技術(shù)互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，形成新形勢(shì)下檔案管理工作新特點(diǎn)。

3.將城建電子檔案存放在專用庫(kù)房中保管。由于城建電子檔案保存的特殊性，所以要對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度進(jìn)行嚴(yán)格控制，并且要配置除塵、防火、防高強(qiáng)磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施。對(duì)館藏電子檔案定期轉(zhuǎn)存到新型的存儲(chǔ)介質(zhì)上，以防止由于計(jì)算機(jī)驅(qū)動(dòng)器的更新而使原始的電子檔案無(wú)法讀取。另外，要對(duì)電子檔案?jìng)浞蓦p份、統(tǒng)一編號(hào)、分處保管，以防止因管理不善人為造成損失。

4.培養(yǎng)專業(yè)人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。人、技術(shù)、組織管理是信息化生產(chǎn)力的三大要素，其中人是最活躍、最關(guān)鍵的因素。城建電子檔案管理的好壞，最終要落實(shí)到城建檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)上。因此，城建電子檔案管理人員既要有檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)學(xué)、建設(shè)工程等方面的知識(shí)，又要加強(qiáng)自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科、微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、現(xiàn)代通訊及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化及CAD等信息技術(shù)和法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高對(duì)城建聲像檔案的管理水平，以適應(yīng)城建工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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