鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案信息資源管理的問題及對策

李平

[摘 要] 檔案信息資源作為一種重要的生產(chǎn)要素和無形資產(chǎn)，在水利建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站由于人員編制少、財力薄弱、任務(wù)繁重，且離縣城有一定距離，導(dǎo)致檔案信息資源管理不規(guī)范、利用不充分，致使水利資源的科學(xué)配置失缺，形成生產(chǎn)資源的浪費。本文強(qiáng)調(diào)檔案信息資源的管理必須提認(rèn)識、強(qiáng)素質(zhì)、抓管理、盡開發(fā)，從而促進(jìn)檔案信息的科學(xué)化。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；信息化管理；資源配置；科學(xué)管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 084

[中圖分類號] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0195- 02

0 引 言

當(dāng)今世界，經(jīng)濟(jì)全球化趨勢洶涌澎湃，檔案信息資源作為一種重要的生產(chǎn)要素和無形資產(chǎn)，在各項建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。在近年的水利機(jī)構(gòu)改革中，縣水務(wù)局二級原直管機(jī)構(gòu)——鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站已劃歸鄉(xiāng)鎮(zhèn)直接管轄，成為“七站八所”的成員單位之一。鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站由于人員編制少、財力薄弱、任務(wù)繁重，且離縣城有一定距離，導(dǎo)致檔案管理工作存在諸多問題，亟待加以解決。

1 檔案信息資源管理存在的問題及原因

1.1 對檔案工作認(rèn)識不高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的一個重要職能單位，擔(dān)負(fù)著全鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的農(nóng)田灌溉、防汛抗旱、排漬重任。他們工作的好壞直接關(guān)系到全鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的成與敗，農(nóng)作物產(chǎn)量的高與低，農(nóng)民收入的多與少。因此，個別水利站領(lǐng)導(dǎo)，包括分管水利工作的鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)把主要精力集中到了如何做好業(yè)務(wù)工作上。在他們的潛意識中，水利站的主要任務(wù)就是加強(qiáng)水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，搞好防汛抗災(zāi)和水利排灌工作，確保全鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)豐收，至于檔案工作可有可無，無需提到議事日程。因而，在檔案經(jīng)費安排、檔案人員配備、檔案設(shè)施添置上馬虎應(yīng)對，“得過且過”，致使水利檔案工作流于形式，輕于管理，造成了很大的被動性和盲目性。

1.2 檔案管理資金嚴(yán)重不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站劃歸鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理后，由于不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政吃緊，支大于收，因而在對待水利站的財政預(yù)算方面，除了保障水利工作必要經(jīng)費和單位“人頭經(jīng)費”外，幾乎沒有安排檔案專項經(jīng)費。據(jù)縣檔案局對全縣12個鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站的調(diào)查，得知真正有專門經(jīng)費安排的鄉(xiāng)鎮(zhèn)只有2個，占整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)量的12.6%。其他單位均是從事業(yè)經(jīng)費拿出少得可憐的資金用于檔案工作，從而導(dǎo)致了專項經(jīng)費嚴(yán)重不足，檔案工具、設(shè)備、用品無法添置，檔案工作受到嚴(yán)重制約。以致出現(xiàn)了“七站八所”“下放”初期，鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案堆放在單位走廊門角的現(xiàn)象，令人痛心。

1.3 檔案管理人才明顯缺少

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站人員少，任務(wù)重，加之某些領(lǐng)導(dǎo)重業(yè)務(wù)輕檔案，導(dǎo)致檔案人員引進(jìn)少、培訓(xùn)少、待遇低，尤其是懂檔案、高素質(zhì)的專業(yè)人才更是鳳毛麟角。據(jù)縣檔案局對全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站調(diào)查，95%以上的鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站沒有專職檔案人員，大部分單位的檔案都由辦公室主任或財務(wù)人員兼任。不僅如此，兼職檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍較低，對于檔案的收集、整理、歸類、檢索、保管知識“胸?zé)o成竹”。在日常檔案工作中，他們只是簡單從事，應(yīng)對檢查，根本適應(yīng)不了檔案工作發(fā)展，大部分的檔案經(jīng)不起專業(yè)檢查和驗收。

1.4 檔案保存管理不規(guī)范

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案管理人員對檔案管理系統(tǒng)知識掌握不多，加之檔案配套設(shè)施不齊備，檔案專項經(jīng)費明顯不足，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案存管不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)。出現(xiàn)如下幾種狀況：一是檔案存管室與辦公室重疊，許多檔案資料與辦公室資料混淆，有用的檔案資料丟失現(xiàn)象時有發(fā)生；二是檔案材料提交不及時，有的雖提交了但內(nèi)容缺少、形式不符合要求，基本上還是處于原始狀態(tài)；三是沒有區(qū)分，將有效材料與無效材料疊加、混合，致使檔案整理、歸類工作難度很大。

1.5 檔案開發(fā)與利用不充分

有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作做得比較好，分類也較為完善，存檔數(shù)量也不少，而且重點工程的檔案也做得較為齊全、扎實，如除險加固工程、飲水安全工程、河道治理工程等方面的檔案收集、整理工作都做得很好，為實現(xiàn)檔案信息資源共享打好了基礎(chǔ)。但是，由于政府和部門對檔案開發(fā)利用認(rèn)識程度不高，并未對這些利用價值很高的檔案引起重視，也未很好地開發(fā)檔案資源，導(dǎo)致有用的檔案資料未能發(fā)揮應(yīng)有作用，被白白浪費，成為了令人遺憾的事情。

2 檔案信息資源管理問題的應(yīng)對

2.1 努力提高對檔案工作認(rèn)識，解決實際問題

全面提升檔案管理水平，關(guān)鍵還是要提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)、水利站領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識。要提高認(rèn)識，重要的途徑是通過廣泛宣傳、學(xué)習(xí)、會議，促使主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員加強(qiáng)對《中華人民共和國檔案管理法》《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，讓他們明了《檔案法》的嚴(yán)肅性，提高檔案工作的自覺性，從而端正重業(yè)務(wù)輕檔案的錯誤思想；讓他們懂得檔案工作能為水利事業(yè)提供資源、開發(fā)利用，能促進(jìn)水利事業(yè)發(fā)展的道理。只有領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識提高了，他們才會制訂過硬措施，拿出可行方案，切實解決檔案人員編制問題、檔案經(jīng)費投入問題、檔案開發(fā)和利用問題。

2.2 穩(wěn)定人員編制，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案人員的工作性質(zhì)特殊，專業(yè)性很強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案人員的編制進(jìn)行固定，一般情況下，不要輕易變動檔案人員的崗位，也不要讓檔案人員身兼數(shù)職，更不要讓檔案人員位置長期缺失。如果單位檔案人員被調(diào)走，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時補(bǔ)充，確保檔案工作的連續(xù)性。此外，我們還應(yīng)當(dāng)針對實際情況，積極選送檔案人員參加上級舉辦的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，鼓勵檔案人員自學(xué)，鼓勵檔案人員考取職稱，激發(fā)檔案人員的學(xué)習(xí)熱情，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.3 完善制度，確保水利檔案管理規(guī)范有序

領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵，制度是保障。沒有行之有效的制度約束，任何事情都會變成空談。根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案管理的實際情況，鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站應(yīng)建立和完善各種檔案制度，如《檔案員崗位責(zé)任制》《文書檔案歸檔制度》《會計檔案歸檔制度》《設(shè)備檔案歸檔制度》《水利工程歸檔制度》《水情資料歸檔制度》等，并按照制度認(rèn)真執(zhí)行，做好各類資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用工作，并適時開展檔案工作檢查，獎勤罰懶，獎優(yōu)罰劣，這樣，才能確保水利檔案管理規(guī)范有序。

3 結(jié) 語

檔案是為單位事業(yè)服務(wù)的，檔案是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的。胡錦濤同志曾指出：“檔案是人類活動的記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來……”為此，在水利事業(yè)建設(shè)中，我們應(yīng)積極開發(fā)水利檔案資源，將各種信息資源分配給單位急需的地方，這是檔案管理的終極目標(biāo)，也是檔案自身價值得以體現(xiàn)的關(guān)鍵所在。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)勤奮踏實，多花工夫，圍繞單位的發(fā)展，為了水利事業(yè)的需要，編寫多種檢索工具，掌握市場信息，開發(fā)新產(chǎn)品、新技術(shù)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]張清珍.論數(shù)字化信息化檔案的價值及發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（3）：122-123.