新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理策略分析

楊曉華

摘 要：醫(yī)院文書檔案見證了醫(yī)院發(fā)展的歷程，能夠?yàn)獒t(yī)院管理工作提供重要的信息支持.因此在當(dāng)前新時(shí)期，通過加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院文書檔案的管理，有利于更好地推動(dòng)醫(yī)院的健康發(fā)展。文中分析了新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)，并進(jìn)一步對(duì)新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；管理；特點(diǎn)；策略

醫(yī)院文書檔案是對(duì)醫(yī)院重要事件及公文活動(dòng)資料的匯總，作為醫(yī)院綜合類檔案的重要組成部分，對(duì)于新時(shí)期醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)具有非常重要的意義。醫(yī)院文書檔案的管理水平直接關(guān)系到醫(yī)院檔案資料的完整性和檔案工作的質(zhì)量，因此在當(dāng)前新形勢(shì)下，要求醫(yī)院要對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范化和制度化管理，從而促進(jìn)醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展。

1 新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

（一）規(guī)范性

醫(yī)院文書檔案多以公文資料為主.因此在日常工作中要做好公文的收集、整理工作，并建立歸檔目錄，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范性保存和利用，有效地提高醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范性。

（二）服務(wù)性

醫(yī)院文書檔案對(duì)于各科室及醫(yī)院各類決策都具有較強(qiáng)的參考性作用，體現(xiàn)出服務(wù)性特點(diǎn)。因此在實(shí)際工作中要重視醫(yī)院文書檔案的服務(wù)性，加快推進(jìn)醫(yī)院文書檔案的信息化建設(shè)，從而為醫(yī)院各項(xiàng)工作效率的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）保密性

醫(yī)院文書檔案多是記錄醫(yī)院內(nèi)部的重要信息，具有較強(qiáng)的保密性。因此在文書檔案保管工作中，需要做好保密工作，避免出現(xiàn)信息泄露問題，以此來提高醫(yī)院文書檔案的安全性，使其更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

2 新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的策略分析

（一）提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

為了提高對(duì)醫(yī)院文書檔案的管理水平，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)文書檔案管理工作給予充分重視。只有這樣，檔案管理人員才能意識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，并樹立科學(xué)發(fā)展管理意識(shí)。醫(yī)院開始重視文書檔案管理工作后，才能進(jìn)一步完善醫(yī)院文書檔案管理制度，及時(shí)對(duì)醫(yī)院文書檔案管理所需要的配套設(shè)施進(jìn)行更新，全面提升文書檔案的管理能力。醫(yī)院文書檔案主要服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展，因此在當(dāng)前信息化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理人員需要努力提高自身的專業(yè)技能，熟練掌握和運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在日常工作做好文書檔案的收集、整理和保存工作，加快推動(dòng)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，有效地為醫(yī)院的發(fā)展提供重要的信息查詢和幫助。

（二）優(yōu)化文書檔案管理工作

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行，在目前形勢(shì)下，醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率，以促進(jìn)文書檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容，對(duì)文書檔案的全文進(jìn)行掃描存入，對(duì)文書檔案的案卷級(jí)以及文件級(jí)等多方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，節(jié)省檢索時(shí)間，將檢索中的人為失誤率降低，保證檢索準(zhǔn)確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且，針對(duì)文書檔案進(jìn)行實(shí)體管理系統(tǒng)完善，保管室內(nèi)安裝溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備，做好除塵、防磁等工作，讓文書檔案保管時(shí)間更長(zhǎng)、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備，確保文書檔案收集更及時(shí)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率，促進(jìn)文書檔案管理合理化。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在當(dāng)前加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理工作中，需要進(jìn)一步加快醫(yī)院文書檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大投入力度從硬件和軟件兩方面入手，并對(duì)醫(yī)院文書檔案工作環(huán)境進(jìn)行完善。通過購置各種相關(guān)硬件設(shè)施，并加快建設(shè)醫(yī)院文書檔案管理軟件系統(tǒng)的架構(gòu)，充分地利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高醫(yī)院文書檔案的管理水平，全面提升醫(yī)院文書檔案的收集、整理的工作效率，從而為文書檔案的借閱提供更多便利性。同時(shí)在文書檔案管理工作中，還要重視電子文書檔案的保密性管理工作，避免電子文書檔案載體出現(xiàn)損毀及消磁等現(xiàn)象，做好檔案信息的備份工作，對(duì)于具有較高保密級(jí)別的電子檔案，要利用加密技術(shù)對(duì)其進(jìn)行處理，有效地提高檔案信息的安全性。

（四）進(jìn)一步完善醫(yī)院文書檔案管理制度

文書檔案管理工作具有長(zhǎng)期性的特點(diǎn)。規(guī)范、完善文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局的管理政策，從自身的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)文書檔案材料的收集范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定，通過正確界定收集范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以精確地反映醫(yī)院情況。加強(qiáng)文書檔案管理水平，讓文書檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實(shí)處，強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理工作的監(jiān)督考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

（五）創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度

信息技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)于提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實(shí)踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲(chǔ)、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡(jiǎn)化，從而大大提高文書檔案管理工作人員的積極性。與此同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低文書檔案管理工作人員的工作量，使文書檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了傳統(tǒng)管理方式中手動(dòng)管理造成的各種錯(cuò)誤，最終大大提高醫(yī)院文書檔案的利用價(jià)值和有效利用率。

（六）把檔案管理人員的培訓(xùn)工作提上日程

醫(yī)院文書檔案管理工作的好壞與檔案管理人員的整體素質(zhì)息息相關(guān)。因此，醫(yī)院需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，采用培訓(xùn)、開展業(yè)務(wù)交流活動(dòng)來努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能，而且在培訓(xùn)工作中，還要立足于醫(yī)院文書檔案管理工作的實(shí)際情況，注重基礎(chǔ)、細(xì)節(jié)和操作；并對(duì)檔案搜集、整理和歸檔等諸多環(huán)節(jié)的細(xì)則和規(guī)范要求進(jìn)行明確，以此來提高醫(yī)院文書檔案收集、整理和管理的水平。同時(shí)還要重視檔案管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作，使其能夠熟練掌握文書檔案管理軟件系統(tǒng)，加快推進(jìn)文書檔案信息化的發(fā)展。

3 結(jié)束語

醫(yī)院文書檔案具有自身的獨(dú)特性，因此在實(shí)際工作中，需要與醫(yī)院的實(shí)際情況有效結(jié)合，以此來提高醫(yī)院文書檔案的管理水平。當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作中還存在一些不足之處，這就促使我們要不斷提高醫(yī)院文書檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)文書檔案的有效利用，充分地發(fā)揮出醫(yī)院文書檔案的重要價(jià)值，從而為醫(yī)院發(fā)展提供重要的依據(jù)，不僅有利于促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，而且對(duì)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展也具有積極的意義。

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