信息化時代檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化時代已經(jīng)到來，信息化已經(jīng)充分滲透到了在各行各業(yè)當(dāng)中。而無論在哪一行中，檔案都是重要的信息資料，檔案的管理也不斷在朝著信息化的方向發(fā)展。本文對信息化時代檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行了闡述、簡要分析了當(dāng)前信息化時代檔案管理工作的不足，并針對這些不足提出了一定的創(chuàng)新和實踐策略，希望能為業(yè)內(nèi)人士帶來一定的啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：信息化時代；檔案管理；創(chuàng)新；實踐

檔案的用途是將信息資料進(jìn)行收集整合，大到整個行業(yè)、小到每個企業(yè)或每個單位都會有大量的檔案伴隨著運作而產(chǎn)生。所以，檔案的管理工作是非常必要的，只有通過對檔案的管理對檔案進(jìn)行保護(hù)和整理，才能夠使檔案的發(fā)揮其最大價值。隨著科技水平的不斷提升，信息化社會已經(jīng)不斷深入，檔案管理工作也因此走向了信息化的道路。

1 信息時代檔案管理工作的內(nèi)容

1.1 何為信息時代檔案管理工作

信息時代檔案管理工作的工作原理同傳統(tǒng)的管理工作不同，其管理工作建立在現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)之上開展的，并利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的管理整合。檔案管理工作涵蓋了錄入電子檔案、收集信息資料、檔案檢索、檔案共享等。信息化管理方式用電子檔案取代以往的實體檔案，并借助信息化的管理軟件管理檔案信息，并對不同的檔案進(jìn)行細(xì)致、明確的分類。不僅如此，信息化檔案管理下高效的檔案檢索大大提升了檔案信息的價值，杜絕了由于檢索復(fù)雜而導(dǎo)致檔案信息使用效率低的現(xiàn)象。

1.2 信息時代檔案管理工作的優(yōu)勢

信息化是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，信息化檔案管理可以充分滿足工作需求。信息化檔案管理較以往的檔案管理有幾個突出的優(yōu)勢：第一，信息化檔案管理具有統(tǒng)一的法律法規(guī)；第二，信息化檔案管理用電子檔案取代了實體檔案，可以借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案的信息共享；第三，信息化檔案管理有著巨大的現(xiàn)代化科技做支撐，可以實現(xiàn)檔案管理的自動化。

2 信息時代檔案管理工作的現(xiàn)存不足

2.1 實體檔案較多、分類檢索復(fù)雜

盡管我國的信息化檔案管理工作已經(jīng)在各行各業(yè)中國被廣泛的采用，但在實際工作中還尚存很多不足。在目前的檔案管理中，還有很多的單位使用的是實體檔案，檔案管理的困難程度因此大大增加，檔案管理人員需要付出大量的精力對檔案進(jìn)行整理，實體檔案的存儲量越大，檔案的分類檢索也越困難。不僅如此，由于實體檔案的檢索十分復(fù)雜，導(dǎo)致大量的檔案資源遭到浪費，檔案的真正價值沒有得到很好的體現(xiàn)。

2.2 管理意識落后、服務(wù)理念不足

我國目前的檔案管理工作管理意識落后，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理工作難以取得很好的進(jìn)展，并且檔案管理的服務(wù)理念不足，檔案管理服務(wù)存在很多的弊端，導(dǎo)致檔案管理工作很難取得進(jìn)一步的發(fā)展。

2.3 管理不夠規(guī)范、管理效率低下

目前的檔案管理工作在國有企業(yè)中較為完善，而不同企業(yè)之間由于企業(yè)資金、工作領(lǐng)域上的不同，檔案管理工作也存在一定的差異，這就導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范性差。并且由于我國目前的信息化檔案管理技術(shù)還不夠深入，檔案管理的信息化程度不夠高，檔案管理的工作效率低下，導(dǎo)致檔案的資源共享受到很大的阻礙。

2.4 缺乏對檔案管理的重視

檔案屬于事業(yè)單位的重要組成部分，對于單位的健康發(fā)展有著重要作用。近些年，我國社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，面臨著愈加嚴(yán)峻的市場競爭，事業(yè)單位在此背景下以追求經(jīng)濟(jì)利潤為目標(biāo)，忽視開展檔案管理工作，不重視對檔案管理的資金投入，導(dǎo)致檔案管理依舊處于信息整理的初級階段，依舊采取人工手寫方式，且多用檔案袋存儲檔案，而這極容易造成丟失檔案的問題，對于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展極為不利。

3 信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新和實踐策略

3.1 借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、提升管理效率

信息化檔案管理工作是基于計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)開展的，因此在實際的信息化檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理人員要充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對電子檔案進(jìn)行管理。同時，還要革新以往的檔案編輯模式，利用計算機(jī)將相關(guān)信息編輯為電子檔案，從而使檔案的編輯工作高效化。除此之外，檔案管理人員還可以借助互聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)絡(luò)上通過身份認(rèn)證之后對電子檔案內(nèi)容進(jìn)行檢索和查看，實現(xiàn)檔案資源的共享，大大提升檔案的使用效率和價值。不僅如此，在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的背景下，智能檔案管理和自動化檔案管理是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，對檔案的自動化編輯和分類，可以大大提升檔案管理工作的成效。

3.2 轉(zhuǎn)變管理觀念、提升服務(wù)質(zhì)量

信息化檔案管理工作的開展，首先要轉(zhuǎn)變管理觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，針對檔案管理的現(xiàn)存不足做出檔案管理模式上的革新，要將提升檔案資源的價值作為工作重心，實現(xiàn)檔案資源共享、提升檔案的利用效率。不僅如此，檔案管理人員還要提升服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案管理質(zhì)量。

3.3 做好檔案錄入、強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理

信息數(shù)據(jù)庫的建立很大程度上依賴于檔案的錄入和數(shù)據(jù)的管理，因此要充分做好檔案錄入工作、強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理，檔案管理人員要建立完善、細(xì)致的信息數(shù)據(jù)庫建立方案，并嚴(yán)格按照方案對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加強(qiáng)。同時，管理人員還要充分將現(xiàn)代化技術(shù)引入到信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而提升檔案管理的質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著世界科技水平的不斷提升，信息化時代已經(jīng)到來，檔案管理工作也走向信息化也是必然趨勢。以往的檔案管理工作是人工管理和整合實體檔案，人力管理難免會出現(xiàn)各種各樣的弊端，檔案的分類和檢索存在很大的不足，以往的人工檔案管理工作模式在時代的發(fā)展下越來越難以跟上工作需求。所以，要對檔案管理模式進(jìn)行革新、對檔案進(jìn)行信息化管理，讓檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐，從而最大程度上對檔案管理工作的成效做出保障。

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作者簡介

譚雯倩，女，防城港市東興人，廣西欽州市欽南區(qū)公務(wù)員專業(yè)技術(shù)人員考試培訓(xùn)中心，主要從事檔案管理工作。