淺析殯儀館的檔案現(xiàn)代化管理

孫曉峰

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)深入到日常生活與工作的每一個角落，不可避免的為現(xiàn)今檔案工作提出許多新的要求。其中殯儀館的檔案管理就是一個方面，在殯儀館的檔案管理中要充分的認(rèn)識到信息時代給檔案管理帶來的巨大的影響，與時俱進(jìn)，化各種挑戰(zhàn)為機(jī)遇，積極推進(jìn)殯儀館的檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

關(guān)鍵字：殯儀館；檔案；現(xiàn)代化；管理

1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

所謂的現(xiàn)代化，就是隨著時間的發(fā)展事務(wù)本身也不斷發(fā)展到新的水平，并具備當(dāng)時最具有創(chuàng)新性的系統(tǒng)、科研、理論、規(guī)范的統(tǒng)稱。而檔案管理的現(xiàn)代化就是指在檔案管理的過程中，主要包括檔案實(shí)體的管理、理論研究、檔案信息查詢和傳遞的過程當(dāng)中運(yùn)用光學(xué)掃描復(fù)制技術(shù)、文字自動處理和壓縮技術(shù)、影像技術(shù)、磁性材料技術(shù)、磁盤與光盤保存技術(shù)、計(jì)算機(jī)高速查詢技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文字、圖像、聲音、錄像的科學(xué)化管理。各行各業(yè)的檔案管理過程中，都有自身的管理流程。其中殯儀館可以說是一個比較特殊的部門，檔案管理也有具有自身的特點(diǎn)。在殯儀館的檔案管理過程中要客觀的反映出死亡人員的死亡時間、遺體運(yùn)送情況、遺體保存信息、火化情況和骨灰存放的相關(guān)信息資料的檔案管理。在這些管理過程中要充分運(yùn)用檔案現(xiàn)代化管理過程中的各個技術(shù)要求，為死亡人員的家屬提供詳細(xì)準(zhǔn)確的依據(jù)，為殯儀館的殯儀館的建設(shè)、發(fā)展、改進(jìn)、管理提供正確的數(shù)據(jù)支持，為高層管理人員決策提供參考。另外原始檔案是重要的法律證據(jù)之一，它的保存完整度與企業(yè)的自身利益有著直接的聯(lián)系。

2 目前殯儀館檔案現(xiàn)代化管理過程中存在問題

（一）對殯儀館檔案現(xiàn)代化管理重視程度不夠

檔案管理工作方式方法落后。主要表現(xiàn)在：一是一些殯儀館檔案管理領(lǐng)導(dǎo)在決策時，對殯儀館檔案現(xiàn)代化管理在業(yè)務(wù)流程中的地位認(rèn)識不到位；二是殯儀館檔案管理工作科室工作人員只重視自身專業(yè)的工作，而忽視在各種檔案材料的收集與歸檔。

（二）殯儀館檔案現(xiàn)代化管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

許多殯儀館檔案管理工作人員多是兼職，缺乏專業(yè)知識；而業(yè)務(wù)科室也沒有專人對檔案的收集和完善工作進(jìn)行監(jiān)管?，F(xiàn)有的常規(guī)檔案的管理模式也有時不適用于殯儀館檔案管理工作，并且國家和部門缺少這方面的標(biāo)準(zhǔn)，從而在一定程度上影響了檔案完整性和系統(tǒng)性。

（三）殯儀館檔案管理工作中歸檔的整理存在弊端

由于殯儀館檔案管理工作中檔案管理人員多是兼職，立卷的難度大，案卷的質(zhì)量也較低。其中很多資料字跡模糊、紙業(yè)破損嚴(yán)重、殘缺不齊。對于不歸檔的材料，如重份文件、草稿、統(tǒng)計(jì)表、登記表等，往往被忽視沒有進(jìn)行殯儀館檔案管理工作范疇，造成了文件的丟失。

（四） 在殯儀館檔案管理工作中對非紙質(zhì)檔案的管理重視程度不夠，信息化不足

不少殯儀館的檔案管理，管理方式落后，還是保留在傳統(tǒng)的手工操作階段，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際工作的需求。對殯儀館信息資源的有效開發(fā)缺乏力度。不能有效的按照相關(guān)的需求來索引信息資源。

3 推進(jìn)殯儀館檔案現(xiàn)代化管理的重要性

推進(jìn)殯儀館檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，是充分利用現(xiàn)存檔案，實(shí)現(xiàn)檔案價值的內(nèi)在需要。在殯儀館的檔案管理中由于檔案管理人員專業(yè)水平較低。管理方式方法落后，導(dǎo)致最后在需要相關(guān)資料的查詢過程中相當(dāng)困難，檢索效率低下，就算找到相關(guān)檔案資料由于保持不當(dāng)根本無法發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值。因此推進(jìn)殯儀館檔案管理的現(xiàn)代化顯得非常重要，在殯儀館檔案管理的各個流程中運(yùn)用計(jì)算機(jī)將紙制文字進(jìn)行保存，運(yùn)用拍照、錄用、影像技術(shù)將現(xiàn)場資料進(jìn)行還原，這樣就在一定程度上提高了檔案的保存質(zhì)量。另外通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將所有資料進(jìn)行入庫共享，在如果需要某一方面的資料就很容易檢索。最大限度的發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值。

4 推進(jìn)殯儀館檔案現(xiàn)代化管理的具體方法

（一）殯儀館檔案管理理念的創(chuàng)新

當(dāng)代科學(xué)的發(fā)展，各學(xué)科交叉并綜合，技術(shù)與理論形成共生的關(guān)系，殯儀館檔案管理學(xué)理論也須依據(jù)這一規(guī)律， 在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上有一定的突破， 盡快的建立起核心理論體系， 從哲學(xué)的角度揭示殯儀館檔案管理的實(shí)質(zhì)， 進(jìn)行檔案的定量化研究， 加快現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用， 建立現(xiàn)代化的檔案管理方法。

（二）提高檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平

在殯儀館檔案管理過程當(dāng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平的高低決定了檔案管理的現(xiàn)代化水平，在檔案管理中應(yīng)以計(jì)算機(jī)管理技術(shù)為主要依據(jù)，來觀察和改革現(xiàn)在的檔案管理工作。積極的將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理的各個流程當(dāng)中，在殯儀館的計(jì)算機(jī)操作流程中主要包括以下幾個方面：

1.信息的輸入：使用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)采取單個用戶和多個用戶輸入方法進(jìn)行輸入，在數(shù)據(jù)的輸入過程中，對每一份數(shù)據(jù)可以進(jìn)行多次的輸入以保證數(shù)據(jù)的正確性。并定期對本單位的所有資料進(jìn)行檢查看是否有漏掉輸入數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，并將所有資料進(jìn)行保存。

2.查詢和檢索：在殯儀館檔案管理中針對死亡人員檔案資料的信息量不是很大，但是涉及的信息面卻是很廣的特點(diǎn)。在查詢和管理的過程中應(yīng)該做到不但能夠按照姓名和骨灰存放證的編號可以直接查詢死者的全部檔案資料，而且還可以利用死亡人員的死亡時間、遺體寄存時間和續(xù)存時間、死亡人員的年齡大小、生前的住址和工作單位、寄存人的住址和工作單位、骨灰的取走時間、相關(guān)經(jīng)辦人等一方面的內(nèi)容或是多個方面的內(nèi)容組合進(jìn)行檢索。這樣在一定程度上提高了檢索的速度，提高了殯儀館的服務(wù)水平。

3.匯總和統(tǒng)計(jì)：將計(jì)算機(jī)輸入的檔案資料進(jìn)行全面的匯總并進(jìn)行分類處理，并將相關(guān)資料根據(jù)需求打印成各類報(bào)表，滿足殯儀館日常管理的實(shí)際需求。并對殯儀館內(nèi)的所有計(jì)算機(jī)建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息的共享。不但為查詢提供方面，更為重要的是對殯儀館的現(xiàn)階段的檔案數(shù)量有了直觀正確的數(shù)據(jù)支持。為改進(jìn)殯儀館的其它工作提供依據(jù)。

（三）做好“三個方便”

推進(jìn)殯儀館檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，歸根到底就是要給殯儀館的檔案管理帶來實(shí)實(shí)在在的便利，因此應(yīng)做好以下三個方面：

1.檔案資料收集的方便

在殯儀館的檔案管理的記錄過程中都是由寄存方提供相關(guān)死亡人員的檔案資料，但是由于個人隱私原因有些檔案寄存人一方不愿意或是不方便將相關(guān)資料交給殯儀館，這樣就會造成檔案資料的不完整。而檔案管理的現(xiàn)代化，可以將這些不方便告知的檔案通過手工輸入、掃描和識別等信息化處理技術(shù)進(jìn)行處理，把紙制的資料轉(zhuǎn)為數(shù)字資料，既方便了檔案的收集有避免了寄存方不愿意提交資料而造成的檔案缺陷。

2.檔案資料的加工方便

在殯儀館的檔案管理中由于時間原因或是氣候原因，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料在加工管理的過程中容易發(fā)生損壞現(xiàn)象。而采用信息技術(shù)只需要采用掃描設(shè)備對原始檔案進(jìn)行掃描就可以解決這一問題。

3.檔案的保存方便

一般的紙質(zhì)和實(shí)物檔案材料，隨時間的推移，會發(fā)生變化或損壞，因此對殯儀館檔案存放地點(diǎn)提出更高的要求，且占用較大的空間。而使用了現(xiàn)代化的管理方法之后將相關(guān)資料通過手工輸入或是掃描拍照的形式進(jìn)行處理，可以有效避免這一問題的發(fā)生，而且不需要較高的保存條件和空間。

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，殯葬行業(yè)在改革的過程中也獲得了長足的進(jìn)步和發(fā)展，但是殯儀館的檔案管理沒有跟上時代的發(fā)展腳步，給殯儀館的服務(wù)質(zhì)量帶來一定程度的影響。因此在管理過程中要更新傳統(tǒng)檔案管理理念、使用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理等多種方法推進(jìn)殯儀館檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。只有這樣，才能提高殯儀館檔案管理水平，推動我國殯葬事業(yè)的可持續(xù)穩(wěn)定健康的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王秀華.科技檔案管理進(jìn)入行業(yè)管理現(xiàn)代化系統(tǒng)的實(shí)踐[J].黑龍江檔案，2001，（02）.

[2]劉學(xué)瑤.淺談信息時代的檔案管理[J].中國科技信息，2009，（02）.

[3]史雅娟.檔案管理現(xiàn)代化的障礙[J].蘭臺世界，2004，（07）.