信息化背景下如何充分發(fā)揮出社會(huì)檔案保險(xiǎn)的作用

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代科技愈發(fā)發(fā)達(dá)，給社會(huì)帶來(lái)了技術(shù)上的改變，也影響了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的載體形式和檢索方式，電子檔案漸漸取傳統(tǒng)檔案而代之。另一方面，改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)不斷取得重大的經(jīng)濟(jì)建設(shè)成就，國(guó)家更加重視對(duì)人們生活水平提升有利的社會(huì)保障，而隨著人們收入的增加，人們參與保險(xiǎn)以保障自身的意識(shí)也漸漸增強(qiáng)。社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面進(jìn)一步擴(kuò)大，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)目也漸漸與日俱增，檔案管理機(jī)構(gòu)妥善保存社會(huì)保險(xiǎn)檔案和科學(xué)管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的難度增大。在這種情況下國(guó)家需要正視信息化帶來(lái)的影響，積極做出努力，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的進(jìn)步，社會(huì)保險(xiǎn)檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)當(dāng)采取措施，提高管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的水平，為參保個(gè)人和參保單位提供更好的信息檢索和信息咨詢服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；社會(huì)保險(xiǎn)檔案

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，毫無(wú)疑問(wèn)的是，科學(xué)技術(shù)與社會(huì)生活的各個(gè)方面都息息相關(guān)。近現(xiàn)代以來(lái)，許多關(guān)鍵技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案往電子化發(fā)展起到了決定性的作用。在當(dāng)今社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已然到來(lái)，許多技術(shù)得到了長(zhǎng)足的進(jìn)步，多媒體技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展都極大的改變了檔案資料的載體形式，使數(shù)字檔案的實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)前提。相比較于傳統(tǒng)檔案，數(shù)字檔案的優(yōu)點(diǎn)無(wú)疑是十分明顯的，所以我們要根據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況慢慢將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，以便于檔案資料更好的長(zhǎng)期保存。而本文主要探討的問(wèn)題是信息化背景給社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理帶來(lái)的變化以及國(guó)家在信息化背景下應(yīng)當(dāng)采取什么手段以做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理這一工作。

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案是什么

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是檔案多個(gè)種類的一種，顧名思義，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的主要內(nèi)容是關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)的具有保存和利用價(jià)值的各種形式各種載體的歷史記錄。這些歷史記錄往往是專業(yè)性的文字資料或者圖像、視頻，隨著保險(xiǎn)意識(shí)的深入人心和保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的開(kāi)展，這些歷史記錄數(shù)量十分龐大，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理和保存。而行政部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是由社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理的，并配備適應(yīng)現(xiàn)代化背景的專業(yè)的技術(shù)設(shè)備和場(chǎng)所，以確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案的安全。一般來(lái)說(shuō)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案由縣級(jí)以上社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)集中保存。

社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)按國(guó)家規(guī)定會(huì)遵循社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)進(jìn)行檢查、歸類、整理和編號(hào)，及時(shí)入庫(kù)保管，并編制科學(xué)合理的索引目錄，以方便使用者檢索社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料，社會(huì)保險(xiǎn)檔案為社會(huì)保險(xiǎn)工作的開(kāi)展提供了重大依據(jù)。按照法律規(guī)定，社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)有義務(wù)向參保單位和參保個(gè)人提供社會(huì)保險(xiǎn)信息查詢服務(wù)。除此以外，人是社會(huì)保險(xiǎn)的參與人，每個(gè)參與了社會(huì)保險(xiǎn)的人都有相對(duì)應(yīng)的檔案，每個(gè)參與了社會(huì)保險(xiǎn)的人都能夠享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存有利于維護(hù)參與了社會(huì)保險(xiǎn)人的合法利益。

信息化給社會(huì)保險(xiǎn)檔案帶來(lái)的變化

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)和我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，國(guó)家更加重視對(duì)人們生活水平提升有利的社會(huì)保障，社會(huì)保障體系逐漸建立，人們的參與保險(xiǎn)意識(shí)也漸漸增強(qiáng)。社會(huì)保險(xiǎn)的數(shù)量隨之增多，其覆蓋面進(jìn)一步擴(kuò)大，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)目也漸漸與日俱增，妥善保存社會(huì)保險(xiǎn)檔案和科學(xué)管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的難度增大。

與此同時(shí)，科技的高速進(jìn)步和信息化的多元時(shí)代到來(lái)也對(duì)保險(xiǎn)檔案帶來(lái)了技術(shù)上的極大改變，海量的各種文字和音像等資料可以保存能夠?qū)崿F(xiàn)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)目過(guò)于龐大不再成為令人困擾的問(wèn)題。尤其是現(xiàn)代社會(huì)，多媒體技術(shù)越發(fā)成熟，傳統(tǒng)的文字、視頻和圖像等檔案資料可以利用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，從而建立數(shù)字檔案，數(shù)字檔案的優(yōu)點(diǎn)顯而易見(jiàn)，數(shù)字檔案更有利于社會(huì)保險(xiǎn)的大量管理和長(zhǎng)期保存，人們檢索檔案信息也會(huì)更加方便快捷，其次，數(shù)字化的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息還可以被國(guó)家有關(guān)部門充分利用。

但是，信息化的時(shí)代讓我們發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)落后的管理社會(huì)保險(xiǎn)的方法與數(shù)字檔案根本不匹配，落后的管理意識(shí)和手段已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的要求，而缺少高水平的專業(yè)人員和技術(shù)設(shè)備也是無(wú)法提高管理水平的重要原因。由于資金和人員等種種限制，我國(guó)大部分的社會(huì)保險(xiǎn)檔案仍然是紙質(zhì)版的，這種情況無(wú)疑不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存和參保信息查詢。而基于我國(guó)的國(guó)情和社會(huì)保障制度，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案被多個(gè)部門保管，如此分割保管的不合理做法極易造成歷史記錄的丟失，實(shí)際上大大損害了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理和查詢。

2 如何發(fā)揮社會(huì)檔案保險(xiǎn)的作用

面對(duì)種種挑戰(zhàn)，我們首先要樹(shù)立正確的思想，培養(yǎng)人們管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的意識(shí)。思維的作用不言而喻，思想決定著行為，即思維對(duì)人們的行為起指導(dǎo)作用，但是這個(gè)作用是兩方面的，思維對(duì)行為既可能起積極作用也可能起消極作用。所以，我們要提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理水平，更好的發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)的作用，思維的改變往往是第一步，正確的思維使我們事半功倍。而且就目前的現(xiàn)實(shí)，從某種程度上來(lái)說(shuō)，以往陳舊的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理思維已經(jīng)漸漸不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要了。所以我們要先轉(zhuǎn)變思維，拋棄以往的不合理的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理思想，加強(qiáng)做好管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的思想教育。國(guó)家也應(yīng)該更加重視，動(dòng)員各部門做好宣傳工作。

其次，國(guó)家應(yīng)該完善相關(guān)的制度法規(guī)，改革現(xiàn)有的多頭管理弊端，設(shè)置統(tǒng)一的便于管理的社會(huì)保險(xiǎn)檔案機(jī)構(gòu)，集中收集、整理、歸檔、保存和檢索所有的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料。國(guó)家立法能夠?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)檔案的管理和查詢工作提供充分的法律依據(jù)，各種細(xì)化規(guī)范的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度則能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作流程，這無(wú)疑有利于我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理整體水平的提高。

除此以外，國(guó)家應(yīng)該加大資金、人員、設(shè)備和場(chǎng)地的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。我國(guó)檔案管理水平的現(xiàn)狀很大程度是因?yàn)橘Y金不足，缺少高素質(zhì)的專業(yè)人員，很多經(jīng)濟(jì)條件不太好的地區(qū)甚至沒(méi)有足夠的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施用來(lái)把紙質(zhì)檔案資料存入電腦，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)字化自然無(wú)法實(shí)現(xiàn)。而國(guó)家要更好的進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，必須保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案機(jī)構(gòu)有合適的場(chǎng)所辦公，配備足夠的硬件設(shè)備，有實(shí)踐能力的專業(yè)檔案管理人員。除此以外，科學(xué)的檔案管理軟件有利于電子檔案的管理，有利于參保人和國(guó)家部門方便快捷的查詢到社會(huì)保險(xiǎn)信息。

總得來(lái)說(shuō)，在政治經(jīng)濟(jì)和社會(huì)快速發(fā)展的今天，我們要正視信息化帶來(lái)的改變。信息化對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的影響重大，不可否認(rèn)的是，信息化對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的長(zhǎng)期保存和信息檢索提出了新的挑戰(zhàn)。但是另一方面，信息化的時(shí)代也使海量的各種資料可以保存能夠?qū)崿F(xiàn)。我們要充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)代科技和信息化的影響，使信息化在社會(huì)檔案管理中發(fā)揮好的作用，進(jìn)一步提高社會(huì)檔案管理的水平，為更好的保障社會(huì)服務(wù)做貢獻(xiàn)。

我們要在現(xiàn)狀下進(jìn)一步促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理，是任務(wù)十分艱巨的，所以需要國(guó)家要積極樹(shù)立正確的思想，完善相關(guān)的法規(guī)制度，加大資金、人員、設(shè)備和場(chǎng)地的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理水平做出充分的努力。社會(huì)保險(xiǎn)檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)當(dāng)重視人員培訓(xùn)和管理，調(diào)動(dòng)管理人員積極性，合理使用現(xiàn)代化的先進(jìn)設(shè)備，提高管理檔案資料的水平，給廣大參保個(gè)人和參保單位提供更加優(yōu)質(zhì)全面快捷的信息查詢服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

杜翠霞（1965-09），女，山東省菏澤市，館員，大專，漢語(yǔ)言文學(xué)，研究方向：漢語(yǔ)言文學(xué)。