基于檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理方案研究

陶艷紅

摘 要：在時間的不斷推移與變化中，人們思維意識也在不斷成長與變化，人們開始逐漸更加重視集體記憶，而集體檔案則是集體記憶的借鑒，而且檔案管理工作與集體記憶之間的關系，也隨著時間的推移而獲得了人們更廣泛的認同。檔案最大的特點即是真實性、記錄性以及原始性，因此，檔案也被稱之為整個社會發(fā)展過程中對記憶的一種媒介或者是載體。檔案記憶觀的核心也即是檔案的基本屬性為根本依據，而且檔案也在時間的變遷與日積月累中為人們的集體記憶提供了值得信賴的依據，這在很大程度上有利于促進檔案管理的實踐應用與發(fā)展。本文將探討的重點即是基于檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理的方案。

關鍵詞：檔案；記憶觀；企業(yè)檔案管理；方案研究

檔案是目前文獻中產生最早的，而且也是現代社會信息的重要門類。企業(yè)檔案屬于檔案中的一種形式，具體是指企業(yè)在其生產經營及管理過程中所形成的對國家、社會以及企業(yè)自身具有保存價值的各種不同形式的文件材料。但隨著當前國民經濟的快速發(fā)展和社會的不斷進步，傳統企業(yè)檔案管理已無法滿足和解決企業(yè)檔案管理中所存在的各種新問題，所以為了讓企業(yè)的檔案管理更加科學和有效，必須與時俱進，進行檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理存在的問題分析

1.1 檔案管理的方式方法相對守舊和落后

當前大部分企業(yè)的檔案管理都是由人事來負責，而不少人事在辦理員工入職、離職中以及記錄企業(yè)的相關事宜時，還是采用的傳統文字文檔的方式予以記錄，然后人事通過把員工的相關文件信息資料裝入到資料袋中的方式予以保存歸檔。但若需要在龐大的數據資料中尋找員工的資料信息，其具體尋找過程比較麻煩，費時費力。

1.2 缺乏完善健全的企業(yè)檔案管理機制

企業(yè)沒有建立規(guī)范的有關檔案管理的意識和觀念，特別是有些小型企業(yè)根本沒有設置專門放置員工檔案的檔案信息室，還有部分企業(yè)雖有檔案室，但卻沒有安排相應的管理檔案的人員對其進行全面而有效的管理，導致企業(yè)中很多員工的檔案或企業(yè)非常重要的文件檔案發(fā)生遺失狀況。

1.3 檔案管理資料不全

當前，不少企業(yè)的檔案管理資源與社會存在脫節(jié)的現象。很多企業(yè)在檔案管理方面只重視文字和文檔的資料搜集，而沒有對有關企業(yè)發(fā)展活動的音頻、影響等重要資料予以管理重視，使得企業(yè)的部分檔案資料不夠完整和全面。

2 檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理的有效措施

2.1 重視并強化檔案收集工作，建立完整的企業(yè)組織記憶

企業(yè)組織記憶，是企業(yè)所有工作人員對企業(yè)發(fā)展過程的一個認同的重要體現，在一個企業(yè)的檔案管理過程中，應重視并采取有效措施來傳承和延續(xù)企業(yè)的這種組織記憶，這就涉及到這些記憶的傳承與保存需要一個載體。另外，企業(yè)的經營發(fā)展涉及到多項經濟活動內容，而企業(yè)檔案對企業(yè)整個生產經營的各項活動的一種記錄，這種記錄形式比較多樣化，并傳承和保存著整個企業(yè)經營發(fā)展的過程與記憶。因此，必須對企業(yè)的檔案進行全面性、系統化以及完整性地收集，從而使得企業(yè)的檔案內容的完整性和檔案空間上的連續(xù)性。在收集企業(yè)檔案資料的過程中，應對企業(yè)有保存價值的信息內容進行重點收集和管理，尤其是為了讓整個企業(yè)的檔案所管理內容具有一定的全面性和完整性，必須在管理時從多方面、多角度來著手，并作為企業(yè)領導人應積極鼓勵和支持相關人員和各部門協作參與到檔案的收集與管理中，并最終構建完整的企業(yè)組織記憶。

2.2 對企業(yè)檔案進行科學合理地鑒定

信息技術的廣泛鑒定，讓現代企業(yè)的檔案信息得到不斷激增，當前不少企業(yè)的為了在發(fā)展規(guī)模、管理模式以及組織結構等方面更好的適應當前時代與社會的變化發(fā)展，必須符合企業(yè)檔案的鑒定工作。為了有效確保企業(yè)檔案鑒定的科學性，其前提和基礎必須是確立企業(yè)哪些職能和活動應被記錄下來。對企業(yè)檔案管理進行鑒定和企業(yè)的整個發(fā)展戰(zhàn)略有著一致性，企業(yè)未來的發(fā)展，其依據也離不開企業(yè)的檔案管理，以此才能保證企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展，并提高企業(yè)的競爭能力。與企業(yè)的文化相結合，確立企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，并結合企業(yè)的文化、生產經營的流程等內容更深入地探究企業(yè)檔案的鑒定工作。當前在我國社會主義現代化經濟快速健康發(fā)展的同時，科學技術的快速進步與發(fā)展過程中，企業(yè)應與時俱進，從傳統的檔案管理方式中來突破和改進，通過對企業(yè)整個經營發(fā)展中各項具體經濟活動背景的了解，從而來樹立并強化全面性的工作意識，這是有效保障企業(yè)檔案管理鑒定過程的科學性及合理性的重要前提，同時也才能有效塑造和保障企業(yè)組織記憶的真實性。

2.3 開展企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用，有效發(fā)揮企業(yè)檔案的集體記憶的作用

一個企業(yè)的組織記憶是整個企業(yè)員工對企業(yè)的一種認同感的體現，同時也是企業(yè)在未來得到可持續(xù)向前發(fā)展的重要動力所在。因此，在企業(yè)經營發(fā)展的過程中，應充分而有效地發(fā)揮企業(yè)檔案的巨大效益，充分發(fā)揮其集體記憶的作用力。例如，在企業(yè)進行具體檔案管理的過程中，基于檔案記憶觀的指導，企業(yè)的檔案管理工作者必須有效整合企業(yè)的所有檔案，并通過直觀而且容易接受的方式如檔案展覽形式或者是微電影等形式，來把企業(yè)檔案信息非常詳細而形象地展示到企業(yè)員工面前，這種企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用，可有效激活與繼承各企業(yè)內部的組織記憶。

2.4 加強對企業(yè)檔案的分類整理

企業(yè)組織記憶的構建過程，是一個循序漸進的過程，不僅要求對企業(yè)組織記憶進行全面收集，同時，還必須對企業(yè)所有檔案資料做好規(guī)范性的分類、管理，保障這些企業(yè)資料信息的真實性與科學合理性，以便于企業(yè)今后的開發(fā)與利用。企業(yè)的發(fā)展歷程以及現階段所有的經營活動構成了企業(yè)的組織記憶記錄，其中包含了企業(yè)所有部門及工作人員的詳細信息資料。通過對企業(yè)的這些組織檔案的分類與管理的過程，可協助企業(yè)對其自身經營發(fā)展過程中存在的各種問題和不足進行反思和總結，讓企業(yè)不斷優(yōu)化自身的發(fā)展并在市場競爭中獲得更大的發(fā)展與突破，從而推動企業(yè)的可持續(xù)向前發(fā)展。而企業(yè)檔案管理中，檔案最為核心的屬性即是其真實有效性，這就決定了在企業(yè)檔案的收集與管理中必須確保所有檔案資料內容的真實性，而且作為企業(yè)，還要對所有收集的企業(yè)檔案記憶予以鑒定，然后通過分類與整理的過程來保障企業(yè)檔案資料的真實有效性。

3 結束語

綜上所述，一個企業(yè)的檔案管理過程，是對企業(yè)從無到有、從初級發(fā)展到更大發(fā)展的一個見證記錄，是企業(yè)在整個經營發(fā)展中所留下來的詳細印記，更是有效保障企業(yè)不斷堅持走可持續(xù)發(fā)展道路的重要內容，并通過企業(yè)的檔案管理來提升企業(yè)所有員工的認同感、集體榮譽感以及工作積極主動性，而且也是通過有效的檔案管理來對企業(yè)進行宣傳的重要手段。因此，在當前的新時代背景下，基于檔案記憶觀的指導，企業(yè)必須與時俱進，更新自身在發(fā)展中的觀念意識，進行檔案管理的創(chuàng)新改革，并采取有效的措施改進對企業(yè)檔案的管理，從而進一步提升企業(yè)的檔案管理質量和水平，促進現代企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

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