高校檔案信息化建設(shè)的研究與探討

摘 要：檔案信息化建設(shè)的地位在各單位內(nèi)部都逐漸得到重視，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其工作水平隨著整個(gè)單位的工作水平的提高而提高。因此，依托教育改革的不斷推進(jìn)，高等教育的重要組成部分——高校的各項(xiàng)工作水平得到了明顯提高，檔案信息化建設(shè)水平也水漲船高。然而，就現(xiàn)在的發(fā)展形勢(shì)與速度來看，高校的檔案信息化建設(shè)與時(shí)代的需求有著顯著的差距。由于檔案信息化建設(shè)對(duì)高校的發(fā)展有著不可忽略的影響，對(duì)社會(huì)人才的培養(yǎng)也發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，面臨社會(huì)越來越快的發(fā)展形勢(shì)，我們必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。完善檔案信息化建設(shè)制度，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平的進(jìn)步一步提高以更好的為高校培養(yǎng)人才服務(wù)。本文就在分析檔案信息化建設(shè)的作用和現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了一些更為合理的改進(jìn)途徑。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化建設(shè)

1 檔案信息化建設(shè)的存在意義

（一）檔案能夠反映高校的發(fā)展歷史

高校的檔案，不僅記錄著學(xué)校內(nèi)部的黨政工作，更是對(duì)學(xué)校內(nèi)部一切教學(xué)活動(dòng)和管理工作的原始記錄憑證。只要是稱得上完善的高校檔案，必然是包含著整個(gè)學(xué)校的各種教育教學(xué)活動(dòng)和校務(wù)管理活動(dòng)過程中留下的原始材料。在這一套完整的檔案中能夠看出這個(gè)院校的發(fā)展歷程以及發(fā)展水平，對(duì)高校的改革發(fā)展，推陳出新，有著寶貴的參考價(jià)值。

（二）檔案可以銜接起各項(xiàng)工作

具體來說，高校的檔案不僅能夠?yàn)楦魑活I(lǐng)導(dǎo)了解本校歷史，基于此狀，提供改進(jìn)的借鑒價(jià)值。更重要的是，由于檔案本身來源于文書文件，文書處理之后最終變?yōu)闄n案。因而，無論是高校的管理部門還是教學(xué)部門，如果能夠?qū)Ρ拘n案進(jìn)行深入研究，必然能夠提高管理工作的力度或是教學(xué)工作的針對(duì)性和具體性。高校的科研和教學(xué)以及管理工作都和學(xué)校一樣有著連貫性的特點(diǎn)，將檔案完整的保存下來，對(duì)學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)工作都能起到銜接作用。

2 新形勢(shì)下高校檔案信息化建設(shè)面臨問題

（一）檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

雖然高校已經(jīng)把檔案信息化建設(shè)明確歸為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但是由于檔案信息化建設(shè)的服務(wù)性質(zhì)，導(dǎo)致院校上至領(lǐng)導(dǎo)、下至教師都對(duì)檔案信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校產(chǎn)生的效益和價(jià)值抱有懷疑態(tài)度。因此，在大多高校中，檔案信息化建設(shè)處在一個(gè)不顯山不露水的尷尬境地，成為給其他管理工作做陪襯的綠葉，為其他管理工作做鋪墊。雖然各校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)給予了高度的重視，但是在實(shí)際扶持工作的落實(shí)中，檔案信息化建設(shè)的實(shí)際職能和作用被削弱，處于一個(gè)較為低下的位置。這種人為的不重視，容易導(dǎo)致面臨檢查、審核、評(píng)估的時(shí)候，這些院校都會(huì)選擇突擊編造完成檔案，毀壞了檔案的真實(shí)性。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不適應(yīng)信息化建設(shè)

據(jù)調(diào)查顯示，雖然部分高校已經(jīng)開始聘請(qǐng)專業(yè)的檔案信息化建設(shè)人員進(jìn)行檔案的收集、分類、歸檔等日常管理工作。但是不可忽視的是，仍然有很多高校的檔案信息化建設(shè)人員不是科班出身，甚至有些人員并沒有接受過高等教育，專業(yè)知識(shí)與技能水平過低，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握能力也很低。就此影響了檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，最終影響高校管理水平的提高。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度小

雖然當(dāng)前電腦的普及程度已經(jīng)很高了，各大高校也在辦公室配備了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。但是對(duì)于檔案管理這種地位不高的部門，配備的電腦數(shù)量和質(zhì)量都和其他科室有一定差距，有些直接把其他科室淘汰的電腦用來進(jìn)行檔案的錄入，一些陳舊的電腦無法安裝最新的軟件，影響了檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。甚至有些高校沒有給予檔案信息化建設(shè)一個(gè)足夠的管理空間，嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)水平的提高。而且現(xiàn)如今的信息化時(shí)代，電子檔案已經(jīng)開始流行，而高校內(nèi)部還是因循守舊用著紙質(zhì)檔案，不利于越來越多的檔案保存。這種繁重的工作量導(dǎo)致在進(jìn)行檔案的收集、整理與分類的過程中，工作人員出現(xiàn)倦怠情緒，出錯(cuò)率也驟然上升，影響檔案質(zhì)量。

3 高校檔案信息化建設(shè)改進(jìn)途徑

（一）落實(shí)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度

只有真正得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，是高校檔案信息化建設(shè)有效進(jìn)行的重要依據(jù)。高校的上級(jí)部門如果能夠定期檢查檔案信息化建設(shè)，并高度重視其科學(xué)化建設(shè)，以學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃為目的，這樣才能引起相關(guān)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視。作為檔案信息化建設(shè)人員，應(yīng)該充分發(fā)揮其管理職能，必要性的向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案對(duì)于教育健康發(fā)展的重要性，從而引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、高度重視檔案信息化建設(shè)，讓檔案信息化建設(shè)向著規(guī)范化發(fā)展，讓檔案信息化建設(shè)得到長(zhǎng)期健康的發(fā)展，不斷為教育事業(yè)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）完善檔案管理制度，致力于信息化建設(shè)規(guī)范化

所屬高校檔案人員都應(yīng)當(dāng)掌握檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)意識(shí)，學(xué)習(xí)了解關(guān)于檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)，結(jié)合本校的具體實(shí)際情況，對(duì)檔案工作的管理做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對(duì)各部門應(yīng)歸檔的檔案材料要按照相關(guān)規(guī)定保證能按時(shí)、按量、按質(zhì)歸檔，從而確保專職人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。檔案室也應(yīng)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。

（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)信息化人才

如今高校最缺少的就是復(fù)合型的檔案信息化建設(shè)人才，專業(yè)知識(shí)與能力的不足和學(xué)習(xí)能力的缺乏嚴(yán)重拉低了檔案信息化建設(shè)水平。因此，雙管齊下的培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為檔案信息化建設(shè)部門擁有高精尖的檔案信息化建設(shè)人員而努力，是校內(nèi)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門應(yīng)該高度重視的。不僅如此，由于檔案工作的特殊性，要求檔案信息化建設(shè)人員必須擁有高度的責(zé)任心和使命感，以及相當(dāng)高的耐心。因此在培訓(xùn)過程中，應(yīng)該注意陶冶檔案信息化建設(shè)人員的情操，培養(yǎng)他們的思想道德素質(zhì)，打造一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)管理隊(duì)伍。

（四）明確檔案管理工作性質(zhì)，提高檔案利用率

糾其根本來講，高校的檔案信息化建設(shè)屬于一項(xiàng)服務(wù)性工作，其根本任務(wù)是為高校的其他管理事務(wù)服務(wù)的，也是為了高校的工作水平提高而服務(wù)。為了完成這項(xiàng)職能，必須科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)制度，轉(zhuǎn)變工作思路，開展檔案信息化建設(shè)的調(diào)查與研究工作，多方面的進(jìn)行檔案編研工作，力爭(zhēng)把檔案信息化建設(shè)的作用發(fā)揮到最大化，也盡可能的提高檔案的利用率。

4 結(jié)束語

當(dāng)前我國(guó)的檔案信息化建設(shè)正在向著數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化的方向進(jìn)步，面對(duì)瞬息萬變的新形勢(shì)，各大高校必須緊緊抓住信息技術(shù)的尾巴，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)各大院校之間的聯(lián)系，齊心協(xié)力向著更美好的未來邁進(jìn)！

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作者簡(jiǎn)介

劉萍（1991-），女，河南信陽人，本科，畢業(yè)于安陽工學(xué)院，初級(jí)，助理館員，研究方向：信息化與檔案的關(guān)系。