檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用研究

葛玉梅+韓尚男

摘 要：醫(yī)院檔案，包含醫(yī)院整體工作內容，所以通過這些數(shù)據(jù)資料快速得到醫(yī)院的相關狀況。然而目前由于檔案管理的缺乏，人們對檔案管理的認識還存在一定的缺陷，這也直接導致很多醫(yī)院當前依然采用一些比較傳統(tǒng)的檔案管理模式。然而在這樣一個信息快速發(fā)展的時代，檔案管理模式必須發(fā)生改變。本文主要通過分析當前醫(yī)院檔案管理中的問題，為醫(yī)院檔案管理更加科學、合理，提出相關改革措施。

關鍵字：醫(yī)院檔案；檔案管理；管理模式

1 前言

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資料中包含了醫(yī)院工作中的很多重要內容，是對醫(yī)院整體內容的存儲，通過這些檔案數(shù)據(jù)即可以看到醫(yī)院的發(fā)展，也能夠分析出相關醫(yī)學技術的變革，而且通過深度加工這些數(shù)據(jù)資料之后，還能夠為領導層提供一些決策支持信息。因此，在議員中建立檔案管理制度是十分重要的。然而，現(xiàn)如今的醫(yī)院檔案管理中還存在許多問題。因此，本文通過深入分析當前發(fā)展現(xiàn)狀的基礎上，針對這些存在的問題提出相關的改革措施。

2 醫(yī)院檔案管理的意義

醫(yī)院作為一個涉及到眾多群體的機構，建立一個系統(tǒng)、科學的檔案管理制度是非常有必要也是非常重要的。一般的醫(yī)院檔案管理包括：醫(yī)院從成立到現(xiàn)如今的發(fā)展歷史記錄、基礎建設信息存檔、醫(yī)院內部人士信息等。另外，通過醫(yī)院的檔案管理資料，可以監(jiān)控和分析出醫(yī)院的發(fā)展歷史，醫(yī)院的工作效率改變等，而且非常方便相關人員查看檔案資料信息。比如設備檔案信息，相關人員可以非?？焖俚牧私獾皆O備的型號、性能等，及時的對一些老舊或者損壞的設備給予更新?lián)Q代，保障整個醫(yī)院能夠快速、高效的運轉。因此，對醫(yī)院建立全方位的檔案管理是非常重要的。

3 現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問題

3.1 缺乏足夠的檔案意識

雖然信息化時代已經(jīng)發(fā)展了很長一段時間，但是在醫(yī)院中，依然有很多科室的工作人員甚至是領導層，對檔案管理工作缺乏足夠的認識，認為其并沒有實際的價值，所以沒有給出足夠的重視。這也直接導致一些工作人員，在日常的工作中并不注意相關資料的收集，因此使得很多信息無法及時、準確的記錄在案，嚴重損害了檔案的正確性和價值。這也會使得后期對醫(yī)院整個內部狀況無法做出及時的評估和調整，不利于管理決策層根據(jù)醫(yī)院的實際情況做出正確的判斷。

3.2 檔案材料不齊

通過相關調研可以發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院的檔案材料并不齊全。這主要是由于兩方面的原因造成的：一個是由于相關單位并未填寫或者上報真實、準確、齊全的檔案資料。因為醫(yī)院檔案管理中涉及到的部門眾多，而且部分工作人員由于未建立正確的檔案價值觀，因此在填寫、整理相關檔案資料時，會導致很多重要信息的缺失、遺漏。另一個就是一些工作人員在閱讀檔案資料時，可能處于無心的舉動，導致檔案資料缺失甚至是忘記歸還等，都會導致檔案資料的殘缺不全。

3.3 缺乏有效的管理制度

由于許多醫(yī)院并未從根本上認識到醫(yī)院的哪敢管理的重要性，因此在實際的實施過程中也不注重檔案管理制度是否合理，更不用說有效的監(jiān)督管理機制來約束和健全檔案管理制度。在相關檔案的格式、內容等方面缺乏統(tǒng)一的要求，整體工作狀態(tài)比較隨意。甚至在有些地方，對檔案資料依然采用傳統(tǒng)的手工記錄的方式。這種方式不僅非常不利于快速查找，而且浪費資源。另外，針對檔案的收集工作缺乏科學的過程，檔案管理水平亟待提高。

3.4 專業(yè)檔案管理人員的缺失

目前，除了一些非常大型的醫(yī)院之外，很多醫(yī)院里并沒有專門的檔案管理人員，一般由醫(yī)院科室內部的員工兼任。但所謂“術有專攻”，因此這些科室的工作人員本身并不具備專業(yè)的檔案管理知識，所以實際建立、獲取的檔案資料十分不規(guī)范，非常不利于后期資料的查找，而且也不具備相應的參考價值，失去了檔案本身所具有的獨特意義。

4 醫(yī)院檔案管理模式改革探討

4.1 檔案資料數(shù)字化

目前計算機已經(jīng)深入到我們生活、工作的方方面面，因此在醫(yī)院檔案管理中也是非常有必要采取信息化模式，將這些檔案資料數(shù)字化，這既是順應時代發(fā)展的潮流，也提高了檔案管理人員的工作效率。由于長期以來，在人們的心目中對檔案資料管理的重視程度比較低，因此對檔案管理的方式也比較落后，而且在實際的調查中也能夠發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院依然采用傳統(tǒng)的管理辦法。然而，在現(xiàn)在這樣一個信息時代，信息存儲更加方便快捷的時代，檔案資料管理必須轉型，必須與時代接軌，才能夠滿足現(xiàn)代社會人們的實際需求。

另外，檔案資料數(shù)字化，也有助于根據(jù)數(shù)據(jù)資料進行深度分析。比如通過建立設備檔案資料信息系統(tǒng)，包括設備的年代、功能、價格等信息。一旦某臺設備出現(xiàn)故障，可以及時的在信息系統(tǒng)中進行相關標記，當設備數(shù)量達到預先設定的閾值時，通過系統(tǒng)報警，可以及時的提醒相關人員調整當前的設備數(shù)量，對設備進行維修或更新?lián)Q代等，而這些都是傳統(tǒng)的管理方式無法提供的服務。

4.2 檔案管理人員專業(yè)化

在醫(yī)院中設立專門的檔案管理部門是非常重要也是十分有必要的。另外針對檔案管理人員應該進行相關的專業(yè)化培訓，提高其對于檔案管理的認識，當然最好是能夠聘請專業(yè)的檔案管理人員進行管理。然而對于很多醫(yī)院并不具備設立專門的檔案管理部門或者聘請專業(yè)的檔案管理人員，但可以針對當前涉及到檔案管理的工作人員應該進行相關內容的培訓。另外，為了進一步調動整個醫(yī)院工作人員對于檔案資料的重視，也為了建立和手機更加規(guī)范化的檔案資料，可以針對所需檔案資料制定一個比較具體、詳細的說明，并開展員工相關內容學習，培養(yǎng)每位職工的檔案意識。這樣會使得后期檔案數(shù)據(jù)的準確性以及收集效率都得到答復的調高，只有這樣的數(shù)據(jù)資料才具有研究價值，才能夠為決策層提供決策依據(jù)。

4.3 檔案管理制度規(guī)范化

因為檔案數(shù)據(jù)資料對了解醫(yī)院的整體情況非常重要，因此需要建立非常規(guī)范的檔案管理制度，只有這樣才能夠得到更具有價值的檔案資料。首先需要簡歷有效的監(jiān)督管理機制，明確檔案管理人員的職責，以及介于檔案資料人員的職責，避免檔案資料丟失、不全等狀況的出現(xiàn)。其次，分管領導應該做好帶頭作用。利用這種上行下效的管理辦法，從源頭上改變員工對于檔案管理的重視程度和認識，進一步促進檔案管理制度的有效執(zhí)行。

5 結語

檔案資料管理是非常重要的一項工作，尤其是對于醫(yī)院這種涉及眾多且龐大工作內容的場所。然而通過實際的調查可以發(fā)現(xiàn)我國目前在醫(yī)院檔案管理中還存在很多的問題，依然采用一些比較傳統(tǒng)老舊的管理模式。為了進一步錯金我國醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，建立更加完善的檔案管理制度，本文提出了諸多改革措施，希望能夠提高工作人員的檔案管理意識，提高我國醫(yī)院檔案管理的水平。

參考文獻

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