人才流動引發(fā)的人事檔案管理問題思考

孫國勇

摘 要：面對當前市場經(jīng)濟的發(fā)展，人才流動是經(jīng)常發(fā)生的一種社會現(xiàn)象。由于人才的逐漸流動，進而形成新的人事檔案，并對其進行管理，特別是有效開發(fā)人事檔案信息的問題。過去，人才單位傳統(tǒng)的體制下人事檔案管理理念和制度已難以適應當前的發(fā)展，對人才流動體制下的人事檔案作用產生極大限制。因而當前亟待構建面向社會開放的人事檔案管理理念和制度體系。因此，本文對其相關問題進行闡述。

關鍵詞：人才流動；人事檔案管理；問題；對策

在當前的社會發(fā)展條件下，合理配置資源能有效推動市場經(jīng)濟的發(fā)展，但是合理人才流動有利于優(yōu)化和整個人力資源，推動社會發(fā)展進步，并最大限度發(fā)揮個人的價值。然而，人事檔案的管理也受到人才流動的影響，產生極為不便之處，因而使檔案管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)，不利于政府相關部門選拔合適的人才，更嚴重的還會影響國家人才戰(zhàn)略部署。所以，本文研究人才流動下的檔案管理具有極大的現(xiàn)實意義。

1 人才流動引發(fā)人事檔案管理的問題

1.1 重建檔案現(xiàn)象增多

單位的發(fā)展壯大離不開優(yōu)質人才，這一資源尤為重要，但是近些年因為人才流動不規(guī)范，造成重建檔案的現(xiàn)象日益增多。此外，在人事檔案管理中，檔跟隨著人員的流動而遷移是一項重要制度，然而由于現(xiàn)階段市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，極大影響了這一制度。因此，為了經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展，各地政府、企業(yè)等加大力度吸引各方面的人才，甚至常打開綠色通道，允許人才僅提供個人證明材料進行檔案重建。針對以上現(xiàn)象，若時有發(fā)生，便會形成嚴重的惡性競爭，從而使得人才流動不規(guī)范，進一步增加重建檔案的現(xiàn)象，以及制約市場經(jīng)濟的健康發(fā)展。

1.2 出現(xiàn)棄檔、死檔、人檔分離等現(xiàn)象

由于我國經(jīng)濟全球化進程加快，促進了外資、民營私企的快速發(fā)展，同時也極大創(chuàng)新了用人機制，轉變了擇業(yè)觀念，為人才的發(fā)展提供了更多良好地契機。然而，由于各單位缺乏科學完善的擇人標準制度，因而造成產生了嚴重的棄檔的問題，比如，企業(yè)招聘人員過程中，對其實力和發(fā)展?jié)摿Σ粔蛑匾?，僅讓求職者提供個人簡歷、學歷學位證書、職業(yè)資格證等證明文件即可，再對其潛在發(fā)展能力進行評價，最后確定錄用與否，因此，“人到檔到”的要求被忽視；再比如，事業(yè)單位與國有企業(yè)，在檔案方面上的要求也不夠重視，只要看中人才即可。以上措施雖然為人才發(fā)展提供了較多的機會，但實際上導致跳槽現(xiàn)象越來越明顯，繼而逐漸出現(xiàn)棄檔情況，以致于棄檔、死檔、人檔分離等現(xiàn)象越來越多，并且越來越嚴重。

1.3 檔案相關材料出現(xiàn)缺失現(xiàn)象

一般來說，用人單位工作期限內全部員工的人事檔案通常有人事部門進行保管。由于頻繁的人才流動促使檔案的流動性逐漸增大，但目前在人事檔案管理中還沒有規(guī)范、完善的材料移交制度，同時加上人事檔案管理較大的復雜性，進而導致檔案相關資料移交不完整，甚至出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。所以，如果人事檔案中證明材料一旦丟失，便會造成極為嚴重的后果，極不利于人才的調整和使用。

2 人才流動的人事檔案管理對策

2.1 完善人事檔案管理制度

由于人事檔案信息和人事管理間具有緊密的聯(lián)系，當前，人才流動不斷加快，傳統(tǒng)檔案管理制度下的用人單位可能面臨檔案信息嚴重缺失的問題，不能繼續(xù)開展原有的人事管理工作，必須適應當前制度的要求作出相應的改革。通過制度的形式，明確確定人事檔案管理部門對外提供相關人事檔案信息的責任，也就是對全部單位的人事檔案管理部門保管職責的再次確定，并且要利用另一種形式將原單位人員的檔案信息提供給流出人員現(xiàn)在所在單位，進而實現(xiàn)人事管理實踐對檔案信息的需要。如此，既滿足了現(xiàn)行人事管理實踐對檔案信息的需要，同時也可為人才作用的充分發(fā)揮和人才發(fā)展提供相應檔案信息保障。表面上看，如此改革現(xiàn)行檔案信息管理制度，是在“縱容”人才流動，其實不然。既然人才流動是市場經(jīng)濟社會的一種正常現(xiàn)象，想用人事檔案來制約人才流動既不可能也不可取，在這種情形下，出于保障現(xiàn)有人事管理工作正常開展，同時也為人才作用的發(fā)揮和進一步發(fā)展提供信息保障的考慮，我們就有必要改革傳統(tǒng)的單位人事檔案信息管理制度，以此來順應現(xiàn)實社會發(fā)展所出現(xiàn)的新情形。

2.2 更新工作理念

在傳統(tǒng)人事管理基礎上建立的人事檔案管理理念，具有顯著地部門特點，換言之，人事檔案管理是以為本單位的人事管理實踐提供服務的。面對當前人才作為企業(yè)發(fā)展重要因素的時代，該理念具有一定的合理性。然而，當前市場經(jīng)濟社會中人才的流動已經(jīng)司空見慣，因而這一理念也將被推翻。其問題的核心在于基于這種服務理念的影響，人事檔案管理的現(xiàn)實將對人才流動產生極大制約作用，也就是利用人事檔案這一固定的事物，將對“活人”產生限制。而受到人才綠色通道的影響，該限制措施將失去其有效性。如果人才流出原服務單位，其人事檔案還留在原單位，則將大大失去其現(xiàn)實價值。所以，當前必須充分結合市場經(jīng)濟社會人才流動的現(xiàn)狀，對人事檔案管理理念作出革新，也就是人事檔案管理不但要為人事管理服務，還必須為人的全面發(fā)展發(fā)揮服務的作用。轉變管理理念對人事檔案管理有至關重要的意義，主要體現(xiàn)在，人事檔案管理不但要結合人在組織內部中的發(fā)展，按照人事管理需要建立完善的人事檔案，同時要符合離開原單位的人在新范圍發(fā)展對反應其成長、展現(xiàn)其歷史能力和業(yè)績的檔案信息的要求。只要實現(xiàn)上述要求，則將徹底改變傳統(tǒng)人事檔案管理的性質，拓寬其服務范圍，不再僅僅是為本單位的人事管理和單位內部人員發(fā)展服務，更重要的是為其相關部門的人事管理和相關人員的發(fā)展提供良好地服務。人事檔案管理理念的這一轉變既根源于市場經(jīng)濟社會人才流動對人事檔案管理的內在要求，同時也是人事檔案的特殊性對有效發(fā)揮人事檔案管理功效所提出的要求。就前者而言，既然人才流動是一種正常的社會現(xiàn)象，那么作為服務于人事管理的人事檔案管理就因具有社會視野，即立足社會來從事檔案信息管理。否則，所有單位都面臨著潛在的現(xiàn)實人事管理缺乏必要的人事檔案信息保障的困擾。從這一意義上講，在人事檔案信息管理上與人方便等于與己方便；就后者而言，人事檔案管理及其開發(fā)利用直接關涉人的發(fā)展與自我實現(xiàn)。人事檔案與人的發(fā)展的內在關聯(lián)性客觀上要求檔案管理理念順應人的發(fā)展路徑轉變的要求。

2.3 建立流動人才人事檔案信息網(wǎng)絡

面對當前不斷發(fā)展的網(wǎng)絡時代，廣泛應用信息技術，逐漸使得檔案管理和檔案信息管理相分離。詳細而言，如果用人單位接受，能繼續(xù)對人員檔案進行保管，進而使得本單位的檔案更豐富。另外，充分使用當前現(xiàn)代信息存儲和傳播技術，構建獨立的區(qū)域性和行業(yè)性，廣闊分布于全國范圍的人事檔案信息網(wǎng)絡。作為公務信息網(wǎng)絡，從原則上說，該業(yè)務必須保持嚴密性，不得對外開放，只開放給加入單位或授權單位?？紤]到現(xiàn)有基礎，可以考慮把這項工作交由各地的人才交流中心來承擔。具體說來，可以首先由省級人才交流中心牽頭，由交流中心與各用人單位合作，將已流出本單位的人才的人事檔案進行數(shù)字化處理，然后將處理后的人事檔案信息匯集成流動人才人事檔案信息庫，在此基礎上，組建全國性的人才人事檔案信息中心。人事檔案信息庫的日常管理、維護以及信息的對外提供利用工作，統(tǒng)一由人才交流中心負責。由人才交流中心負責制定人事檔案信息利用規(guī)則與收費標準，并向用人單位的人事部門發(fā)放檔案信息查詢授權。用人單位欲查詢相關人員的人事檔案信息，只要在網(wǎng)上繳納相應費用，便可隨時查詢。人才交流中心除了保管流動人才的人事檔案信息外，還應主動與各用人單位合作，收集各類兼職人員的人事檔案信息，以便形成相對完整的人事檔案信息，以此來解決因人事檔案分單位形成和管理而造成的某一處人事檔案對人才基本情況反映不全面的問題。此外，人才交流中心還可以根據(jù)用人單位的要求，在必要時接收流動人才的全部或部分人事檔案，實現(xiàn)流動人才人事檔案管理的相對集中。

3 結語

總而言之，由于市場經(jīng)濟的快速發(fā)，逐漸增加了人才流動的頻率，進一步加大了人事檔案管理工作的難度。針對此，必須對人才流動對人事檔案管理產生的影響進行全面分析，從現(xiàn)實實際出發(fā)，制定相應的措施和方案，促進人事檔案管理水平的不斷提升，推動社會經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展。

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