論述文書檔案管理中存在的問題及對策

田唯

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化、辦公自動化的不斷深入，辦公室文書檔案管理成為了單位管理工作當中的重點。 通過對辦公室文書檔案管理特征的敘述以及對文書檔案管理中常出現(xiàn)問題的論述，使我們更充分的了解文書檔案管理的重要性。在辦公室管理過程中，因循守舊的管理方式不利于提高辦公室文書檔案的管理效率，對文書檔案的管理不能一成不變，必須要善于創(chuàng)新，善于變化。本文主要對文書檔案的管理特征進行分析，探討如何有效提升辦公室文書檔案的管理效率。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；管理效率；常見問題；解決對策

1 文書檔案管理的重要性與特征

1.1 重要性

文書檔案所涉及的工作基本上就是對文書檔案進行立卷、收集整理、縮微、鑒定、檢索、保護利用、統(tǒng)計等等，這些工作不但是互為相連的，也是互為制約的。在這些工作內(nèi)容中，尤為重要的就是文書檔案的利用，其余的皆是服務(wù)于文書檔案的利用工作并為文書檔案的利用創(chuàng)造條件。通過文書檔案管理而服務(wù)于單位、部門的中心工作是辦公室人員的主要任務(wù)，加強文書檔案的管理也是為促進文書檔案在中心工作里的參謀作用，并且也被視作宣傳教育素材以及歷史根據(jù)，其重要性不言而喻。

1.2 特征

1.文檔工作一體化。文書檔案的應(yīng)用與形成都是在文書工作中促成的，文書工作的最終步驟就是整理文書檔案，是基于文件搜集、運轉(zhuǎn)、催辦、承辦來進行的，二者密不可分。文書檔案主要是在文件工作中形成的，文書檔案的質(zhì)量對檔案工作及檔案管理的質(zhì)量有直接影響。2.文書檔案管理的綜合性。文書檔案管理工作的開展主要是在單位辦公部門的文檔室進行，它有著一定的綜合性。它不但負責(zé)管理文書檔案，還管理著人事、財會等檔案，分類眾多、內(nèi)容繁復(fù)、工作系統(tǒng)，為單位的各項工作及時、準確地提供參考資料，也由此提高了管理難度。當前，隨著單位的不斷發(fā)展，辦公室人員和文檔室人員身兼多職的情況較多。所以，辦公室人員必須要提高文秘工作水平，同時具備文書檔案工作意識，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)理論、業(yè)務(wù)、技能等等，才能做一個優(yōu)秀的文書檔案管理者。

2 文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題

2.1 文書檔案管理制度方面不完善

通常辦公室文書檔案資料都設(shè)置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責(zé)分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結(jié)果。

2.2 辦公室文書與檔案工作認知不足

文書與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學(xué)性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責(zé)認知不清以及檔案人員對于其工作內(nèi)容理解的不到位，不愿意花精力作指導(dǎo)，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，無法真正做到和諧的統(tǒng)一。 甚至?xí)?dǎo)致管轄區(qū)內(nèi)的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

2.3 文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

由于文書檔案的管理人員存在專業(yè)知識與文化程度的差異。很多人員基本素質(zhì)有待提高，新知識明顯儲備不足。專業(yè)知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強，沒有認真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?。這些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 辦公室文書檔案管理效率提升對策

3.1 利用信息化管理提高效率

辦公室文書檔案管理需要改變以往的那種獨立、封閉的管理方式，將文書檔案和網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)有機結(jié)合起來，建設(shè)文書檔案信息管理系統(tǒng)。當前，因為網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，將之運用到文書檔案管理中，可以實現(xiàn)管理的便捷性與規(guī)范性，提升文件歸檔速度，減少文件歸檔時間，從而極大地降低了文書檔案管理者的工作強度，也有利于避免因為人為原因而導(dǎo)致的檔案遺漏、操作不規(guī)范等問題出現(xiàn)。運用信息化管理文書檔案還有助于保護和補充遺漏文件。具體來說，就是運用計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)讓按件歸檔效果更加穩(wěn)定，最終可以更好地補充、插入遺漏文件。還有就是，在文書檔案的借閱上實行單份文件管理模式，讓借閱者不能接觸別的文件，以實現(xiàn)文書檔案的保密。運用數(shù)字化掃描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保護原件的同時也簡化借閱工作。

3.2 提高“文檔一體化”意識

文檔一體化的最終目的就是將文書檔案的管理工作在組織制度與具體運作程序上進行有機融合，超前控制文件管理，確保檔案質(zhì)量，使檔案工作程序簡化，防止出現(xiàn)重復(fù)工作，促進文檔工作流程更加合理化。文檔一體化的基礎(chǔ)工作就是文書工作，辦公室人員的檔案意識極其重要。要高度重視文書材料的立卷歸檔，處理文件時必須和檔案工作聯(lián)系在一起，讓文書、檔案管理一體化。因此，辦公室人員一定要確保文件材料的質(zhì)量，使文件材料的文體、格式等要規(guī)范而標準，不能使用復(fù)寫紙、圓珠筆等起草、修改、謄印，文件要完整且齊全。

3.3 完善文書檔案管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以企業(yè)形成的文書為準則，工作中嚴格統(tǒng)一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學(xué)習(xí)省檔案局頒布的規(guī)章制度，擬定相應(yīng)的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。

3.4 保證文書檔案齊全完整

辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應(yīng)關(guān)心文書檔案的形成與辦理過程中的相關(guān)情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發(fā)現(xiàn)應(yīng)有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應(yīng)甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。

4 結(jié)束語

總的來說，在辦公室的文書檔案管理工作中，要想有效利用、保存好相關(guān)的文件信息資料，就需要轉(zhuǎn)變觀念，從思想上和行動上高度重視檔案管理和文書管理工作，善于運用創(chuàng)新思維，著重強調(diào)檔案管理和文書管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和理論素質(zhì)，讓管理人員認識到自身工作的責(zé)任和使命，讓單位的有效資源得到最大化地利用，最終實現(xiàn)單位歷史信息資源的全面優(yōu)化，同時也從根本上體現(xiàn)出單位的綜合管理水平，推動單位全面穩(wěn)定發(fā)展。

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