用友ERP—U8V10.1環(huán)境下采購管理模塊常見問題解析

楊延風+葛新旗

摘要：采購管理模塊作為用友ERP系統(tǒng)中供應鏈管理模塊的重要組成部分，其主要功能是處理與采購業(yè)務有關的各種單據(jù)，結合存貨核算模塊及應付款管理模塊完成采購成本及應付款項的確認、核銷等。文章在梳理采購管理模塊業(yè)務流程的基礎上，通過總結實踐中該模塊與庫存管理模塊、存貨核算模塊、應付款管理模塊集成使用時出現(xiàn)的常見問題及解決方案，幫助ERP軟件使用者理順思路。

關鍵詞：采購管理 業(yè)務流程 解決方案

一、引言

作為供應鏈系統(tǒng)中的重要一環(huán)，采購環(huán)節(jié)是企業(yè)價值實現(xiàn)的開始。采購是指企業(yè)的物資供應部門按生產(chǎn)部門的需求或已確定的物資采購計劃，取得生產(chǎn)經(jīng)營所需的各種物資的過程。采購業(yè)務中伴隨著采購成本的結轉及采購貨款的確認和支付問題，所以在實際應用中，采購管理模塊多與庫存管理、存貨核算及應付款管理模塊集成使用，以實現(xiàn)財務與業(yè)務的整合及數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)物流與資金流的全過程管理，規(guī)范企業(yè)管理。

通過對現(xiàn)有文獻的整理，本文發(fā)現(xiàn)我國學者對供應鏈管理的研究較多，但主要側重于對供應鏈系統(tǒng)流程優(yōu)化及應對策略的研究，對ERP環(huán)境下供應鏈模塊的具體使用和操作方面的研究較少。周彥（2013）、孫羽、孫紅梅（2014）先后從資金流、物流視角分析了用友ERP-U8環(huán)境下采購業(yè)務、銷售業(yè)務的主要處理流程。柏菊（2015）從采購管理業(yè)務流程分析入手，列舉了采購管理單貨同行業(yè)務模式下的常見問題并針對性地提出了解決辦法和思路。這些文獻對研究學習采購管理模塊有著重要的借鑒意義，但還遠遠不夠。如柏菊（2015）的研究中對常見問題的分析多為日常業(yè)務中因為邏輯順序錯誤帶來的無法修改或刪除之類的錯誤講解，對期初設置及月末結賬環(huán)節(jié)的錯誤講解較少。孫羽、孫紅梅（2014）的研究主要側重于對流程的分析，但沒有涉及到對常見問題的分析解決。本文借鑒柏菊（2015）的寫作思路（問題——分析——解決辦法），并結合孫羽、孫紅梅（2014）的資金流、物流整合研究視角對用友ERP-U8 V10.1環(huán)境下采購管理模塊的常見問題進行歸納整理，并提出一些解決辦法，期望能對ERP軟件使用者理順思路、提高工作效率有所裨益。

二、采購管理模塊的業(yè)務處理流程及數(shù)據(jù)傳遞關系

采購管理是指企業(yè)采購部門根據(jù)生產(chǎn)車間的生產(chǎn)需要，搜尋供應商與之洽談并達成購銷合同，督促供應商如期送達貨物并按約付款的過程，因為在物資流動的過程中還伴隨著資金流動即貨到付款（確認應付款現(xiàn)付或后期付款），所以采購管理模塊往往和庫存管理模塊、存貨核算模塊、應付款管理模塊集成使用。一般來說，首先由生產(chǎn)部門發(fā)出采購需求，采購員提出采購請求，即采購請購活動①；采購請求獲得批準后，采購人員在市場上尋找相應的供應商并與之洽談達成采購意向，即采購訂貨活動②，該活動中雙方一般會約定付款方式、運輸方式、批次等；之后采購員督促供應商如期將貨物送達③并檢驗入庫④，進行采購結算⑤；貨物入庫后，財務人員根據(jù)采購發(fā)票及采購入庫單進行采購成本的結轉⑥和應付款項的確認⑦；后期款項支付后雙方進行核銷處理⑧。具體流程及對應單據(jù)和數(shù)據(jù)傳遞關系如上頁圖所示。

三、采購管理模塊常見問題及解決辦法

采購管理模塊的流程一般包括期初設置、日常業(yè)務處理、期末處理三個環(huán)節(jié)。本文按照這一流程順序對該模塊中的常見問題及對應解決方法進行歸納整理。

（一）期初設置環(huán)節(jié)的常見問題及解決辦法

問題1：無法取消采購期初記賬。

分析：期初記賬是采購管理模塊期初初始化設置的一個重要環(huán)節(jié)。期初記賬完畢，代表該月期初采購業(yè)務即上月采購入庫存貨已經(jīng)全部登記完畢，可以處理本月新的采購業(yè)務了。但在實際操作中往往會因為采購人員、庫管人員的自身疏忽導致應登記業(yè)務尚未全部登記完就進行期初記賬。這時要想進行修改，因為該月已有新增業(yè)務導致取消期初記賬時系統(tǒng)提示不能取消。

解決辦法：根據(jù)提示查找對應原因，如果是因為存貨核算模塊已期初記賬導致采購管理模塊無法取消期初記賬，則應在存貨核算模塊先取消存貨期初記賬。具體操作如下：在存貨核算模塊選擇初始設置→期初數(shù)據(jù)→期初余額，選擇“恢復”即可取消存貨期初記賬，返回采購管理模塊，取消采購期初記賬，再對要登記的存貨入庫單進行補錄或修改。如果是因為采購管理模塊本月某筆采購業(yè)務已完成采購結算導致采購期初記賬無法取消，則可通過“采購結算”菜單下的“結算單列表”子菜單刪除對應的采購結算單，再返回期初狀態(tài)即可取消期初記賬。

對應建議：取消采購期初記賬牽涉到本月采購業(yè)務是否處理、存貨核算模塊、應付款管理模塊是否做了相應操作，一旦該月已經(jīng)發(fā)生若干采購業(yè)務且已經(jīng)進行后續(xù)成本結轉、付款并核銷，再對采購期初記賬進行修改就相當麻煩，需要逐步回滾操作，而且可能會影響相應存貨的采購成本的結轉金額，所以在日常操作中，軟件使用者進行期初記賬前應再次核實期初全部入庫業(yè)務是否都已登記且無誤，而不能選擇事后補漏或修改，以免帶來不必要的麻煩。

問題2：不能錄入期初采購入庫單，只能錄入采購入庫單。

分析：采購入庫單在采購期初“記賬前”和“記賬后”兩種狀態(tài)下錄入的單據(jù)是不同的。采購期初記賬前，選擇采購入庫→采購入庫單，系統(tǒng)顯示“期初采購入庫單”，該狀態(tài)下可新增錄入上月已入庫的相應存貨；而采購期初記賬后，再次選擇采購入庫→采購入庫單，則系統(tǒng)只能錄入該月新增入庫的存貨。

解決辦法：取消采購期初記賬，選擇采購入庫→采購入庫單，錄入期初已入庫的相應存貨的數(shù)據(jù)。

（二）日常業(yè)務處理中的常見問題及解決辦法

問題1：不能在采購管理模塊錄入采購入庫單。

分析：采購入庫單錄入窗口中“增加”“修改”等按鈕均為灰色，代表不能進行編輯。出現(xiàn)該問題的主要原因是采購管理模塊和庫存管理、存貨核算模塊集成使用導致的。如果集成使用，采購管理模塊中的“采購入庫單”菜單只能進行查看操作，不能進行編輯。對應入庫單的錄入、修改和審核等操作都只能在庫存管理模塊中進行。

解決辦法：在庫存管理→入庫業(yè)務→采購入庫單菜單中錄入或對系統(tǒng)參照采購到貨單審核后自動生成的采購入庫單進行審核操作。

延伸問題：多模塊的集成使用是ERP系統(tǒng)中傳遞數(shù)據(jù)的需要，類似問題還有銷售管理模塊和庫存管理模塊集成使用時，銷售出庫單只能在庫存管理模塊中生成；在應付款管理模塊單獨使用時應付單據(jù)中可錄入修改的采購發(fā)票在采購管理、應付款管理模塊集成使用時，只能在采購管理模塊中進行編輯。

問題2：請購比價業(yè)務不能進行請購比價生單。頁面顯示“此次操作沒有生成任何訂單！失敗原因如下：沒選中任何記錄或供應商為空或者單價為零”。

分析：請購比價業(yè)務是指根據(jù)不同供應商提供的同類貨物的價格，系統(tǒng)自動對比，以“價格低”作為選定供應商的標準而自動生成此供應商對應的采購訂單。出現(xiàn)此類錯誤，多是因為在比價環(huán)節(jié)系統(tǒng)中找不到供應商價格對照表或者對照表中此類貨物的價格相同，導致系統(tǒng)無法選擇，生單失敗。

解決辦法：查看供應商管理→供應商供貨信息→供應商存貨價格表，檢查或錄入該存貨不同供應商的價格信息，保存后返回，重新比價生單。

問題3：不能參照采購訂單生成采購到貨單或入庫單。

分析：采購到貨單可以手工錄入，也可以根據(jù)活動②中已審核的采購訂單參照生單。無法參照訂單生成到貨單可能是因為活動②中填制的采購訂單尚未審核或已經(jīng)關閉，導致活動③不能完成。尚未審核的單據(jù)不能傳遞到下一環(huán)節(jié)，同樣已經(jīng)審核但關閉的單據(jù)相當于棄審或撤單也不能進入下一環(huán)節(jié)。不能由采購訂單參照生成采購到貨單、采購入庫單、采購發(fā)票，往往都是這種錯誤導致的。

解決辦法：查看采購訂貨→采購訂單列表中的對應訂單，進行審核或打開已關閉的采購訂單，重新參照采購訂單生成采購到貨單或采購入庫單。

延伸問題：用友ERP系統(tǒng)內(nèi)置了單據(jù)參照生成功能，而單據(jù)參照生成往往需要根據(jù)流程中上一活動中已經(jīng)審核處理的單據(jù)才能生成，這些單據(jù)在生成時要確保上一環(huán)節(jié)的單據(jù)已被審核處理或處于打開狀態(tài)。同樣后續(xù)單據(jù)一旦生成，上一環(huán)節(jié)單據(jù)如需修改則必須先刪除后續(xù)環(huán)節(jié)參照生成的單據(jù)才能進行。

問題4：采購入庫單和采購發(fā)票不能自動結算。

分析：采購結算是指采購核算人員根據(jù)采購發(fā)票和采購入庫單核算采購入庫成本，其結果就是采購結算單。自動結算時系統(tǒng)根據(jù)符合結算條件的采購入庫單和采購發(fā)票進行結算，也就是說二者必須同時存在才可自動結算，缺一不可。

解決辦法：不能完成自動結算，首先，應考慮上述兩種單據(jù)是否都存在，可查看采購入庫單列表和采購發(fā)票列表；其次，應考慮該單據(jù)是否已在采購發(fā)票錄入環(huán)節(jié)結算，已通過發(fā)票錄入窗口完成結算的單據(jù)不能再次結算；最后，應對單據(jù)之間的隸屬性進行檢驗，即該發(fā)票是根據(jù)采購入庫單生成的，還是手工錄入的，如果是參照生成的且沒有結算，可通過“自動結算”菜單完成結算，反之則需再增加結算條件才能完成結算。

問題5：不能對采購運費業(yè)務進行手工結算。

分析：采購運費業(yè)務是指在存貨采購過程中外部運輸部門對購貨單位的收費，實際發(fā)生的運費按國家稅法有關規(guī)定可以進行進項稅額抵扣，也就是說運費是要進行分攤處理并計入采購成本的，自動結算功能默認處理采購入庫單和采購發(fā)票，對采購運費發(fā)票不能結算，此時應選擇手工結算模式。首先進行選單，過濾到相應的采購發(fā)票、采購運費發(fā)票和采購入庫單，然后進行運費的分攤，最后再結算。如不能進行手工結算，往往是因為用戶已經(jīng)先將采購發(fā)票和采購入庫單進行了結算，只過濾到剩下的采購運費發(fā)票未進行處理。所以應刪除已結算的該筆業(yè)務生成的結算單，選擇對采購發(fā)票、采購入庫單和采購運費發(fā)票先分攤后進行手工結算。

解決辦法：首先，查看采購結算單列表是否已對該筆業(yè)務的采購發(fā)票和采購入庫單進行了自動結算，如已完成結算應先刪除對應的結算單；其次，選擇采購結算→手工結算→選單、過濾→顯示需結算的發(fā)票（含采購發(fā)票和采購運費發(fā)票）、入庫單→選擇分攤方式（按數(shù)量或金額）進行費用分攤→進行結算。

需要說明的是，“營改增”后，采購運費發(fā)票視同采購專用發(fā)票，也就是說把運費作為一種應稅勞務，需要在存貨檔案里添加應稅勞務這類存貨，并設置相應的稅率（一般納稅人為11%），然后在“填制采購專用發(fā)票”中填制采購運費發(fā)票，再對采購入庫單、兩張采購專用發(fā)票一起進行分攤、手工結算。用友ERP-U8軟件雖然考慮了“營改增”的相關政策，但在目前的過渡期還是按照傳統(tǒng)的方法進行處理。

問題6：不能對采購發(fā)票（采購入庫單）進行修改。

分析：采購發(fā)票不能修改，往往是因為已經(jīng)按照業(yè)務流程的處理順序對其進行了后續(xù)的業(yè)務處理，如已對該發(fā)票進行了審核、結算，或根據(jù)該發(fā)票和對應的入庫單完成了存貨記賬并制單，已經(jīng)對該發(fā)票對應的應付款項進行了確認和制單，即完成了后續(xù)業(yè)務活動⑤⑥⑦⑧。如果要對發(fā)票進行修改，則需進行上述活動的逆操作。如在應付款管理模塊中取消該發(fā)票的審核，刪除相關憑證，在存貨核算模塊取消對發(fā)票和入庫單的單據(jù)記賬及刪除相關憑證，在采購管理模塊找到根據(jù)該發(fā)票和入庫單生成的采購結算單，才能完成對采購發(fā)票的編輯。

解決辦法：（1）打開該發(fā)票窗口，查看該發(fā)票是否已標記為“已審核”“已結算”；（2）如標記為“已審核”，則需打開應付款管理模塊的“應付單據(jù)審核”，勾選“已審核”過濾到對應的采購發(fā)票，選擇并棄審，如已生成相關憑證則在“是否同步刪除已生成憑證是否繼續(xù)”選項中選擇“是”，刪除確認應付款的記賬憑證；（3）如標記為“已結算”，查看根據(jù)該發(fā)票是否已完成了“采購結算”和存貨核算模塊中單據(jù)記賬及采購成本的確認環(huán)節(jié)，如僅僅完成采購結算，但未在存貨核算模塊操作，則僅需在“采購結算單”列表中找到該筆結算單并刪除，即可對該發(fā)票進行修改；如果還在存貨核算模塊進行過相應操作，則需在存貨核算模塊，選擇“憑證列表”中相應的記賬憑證并刪除，接著在“業(yè)務核算”→“恢復記賬”中恢復存貨記賬，然后才可取消結算，完成對該發(fā)票的修改。

（三）期末業(yè)務中的常見問題及解決辦法

問題：無法完成采購月末結賬。

分析：月末結賬環(huán)節(jié)不能結賬，往往是因為該月采購業(yè)務未進行完相應的業(yè)務處理，比如暫估業(yè)務是否已完成暫估成本的處理，到貨入庫的存貨是否已在存貨核算模塊完成采購成本的確認，所有的采購業(yè)務是否已完成采購結算，所有的到貨入庫的存貨是否已在存貨賬簿中進行單據(jù)記賬，所有的倉庫是否都已完成采購成本的期末計價等。

解決辦法：逐一排查原因并處理。

參考文獻：

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[3]徐龍，胡立多.用友ERP-U8 V10.1環(huán)境下固定資產(chǎn)采購業(yè)務處理[J].商業(yè)會計，2016，（12）.