檔案人員素質(zhì)對檔案工作的影響及對策探討

梁寶丹

摘 要：隨著我國企業(yè)管理機(jī)制的日益規(guī)范化，檔案管理作為后勤工作中的重要組成部分，也越來越受到人的重視。然而，檔案人員的素質(zhì)對檔案工作有著直接的影響。本文將結(jié)合實(shí)際情況，對檔案人員素質(zhì)對檔案工作的影響及對策進(jìn)行分析，為提升檔案工作的效率作相應(yīng)參考。

關(guān)鍵詞：檔案工作；人員；素質(zhì)；影響；措施

個人素質(zhì)作為一個廣泛的意思，存在著許多層面的因素，對個人發(fā)展和工作存在著重要的影響。然而檔案工作就是一項(xiàng)綜合素質(zhì)很強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具備良好的身體、心理及專業(yè)素質(zhì)等。檔案人員素質(zhì)體現(xiàn)在檔案工作中的各環(huán)節(jié)，對檔案的完整性有著重要的影響，不可忽視。

1 檔案人員素質(zhì)對檔案工作的影響

1.1 身體素質(zhì)方面

俗話說：“身體是革命的本錢”，身體素質(zhì)對一個人的影響是方方面面的。受到身體素質(zhì)的局限，會導(dǎo)致工作中個人精力低下，心理素質(zhì)較差，從而嚴(yán)重影響工作的質(zhì)量。然而，檔案管理本身屬于一項(xiàng)整密的工作，需要工作人員有極強(qiáng)的耐心，工作中心態(tài)要保持平靜，避免外界因素干擾影響工作質(zhì)量。此可見，檔案工作人員的身體素質(zhì)的對檔案管理工作的有著綜合性的影響，身體素質(zhì)低下容易導(dǎo)致人員體力和精力上的缺乏，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作有效實(shí)施。

1.2 心理素質(zhì)方面

心理素質(zhì)是一個人保持良好心態(tài)的重要基礎(chǔ)，許多時候心理活動會通過肢體行為體現(xiàn)出來。因此，心理素質(zhì)的好壞，直接影響了一個人的言行舉止，對個人在社會中的活動有重要的影響。檔案管理工作是一項(xiàng)市場經(jīng)濟(jì)價值體現(xiàn)不怎么明顯的工作，因此，極容易讓人失去自我價值的認(rèn)同感，也容易被上級領(lǐng)導(dǎo)忽視。但是，檔案管理工作本身占據(jù)單位后勤管理工作中的重要部分，許多檔案資料的完整性，在關(guān)鍵時候?qū)σ粋€公司和單位影響是致命的。比如：簡單的人事檔案和合同檔案，作為書面文檔，在一些法律訴訟中就占據(jù)了極其重要的地位。檔案管理人員的素質(zhì)低下，容易使得在工作中缺失正確的自我認(rèn)知，對工作產(chǎn)生輕視的態(tài)度，使得檔案管理工作不到位。因此，檔案管理人員的心理素質(zhì)一定要好，對崗位價值要有正確的認(rèn)知，認(rèn)可自己的勞動價值，保持積極主動的工作心態(tài)。

1.3 職業(yè)素質(zhì)方面

當(dāng)今社會，許多的人價值觀受到金錢的影響，在實(shí)際的崗位工作中，形成了一種老板給多少錢，我就干多少活的思想。這種思想素質(zhì)的缺失，對檔案管理工作而言有著嚴(yán)重的負(fù)面影響。比如：檔案管理工作中有一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)就是資料銷毀工作，一方面是保密材料在查閱后需要及時銷毀，另一方面是過期材料需要進(jìn)行銷毀工作。然而，由于檔案管理人員思想素質(zhì)的低下，很容易使得資料在銷毀過程中出現(xiàn)漏銷和錯銷等情況，嚴(yán)重影響了檔案管理的完整性和嚴(yán)密性。另一方面，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對檔案管理工作同樣有著重要的影響。檔案人員的專業(yè)性，直接決定了檔案管理過程中的科學(xué)性，缺乏專業(yè)知識的檔案管理人員，會導(dǎo)致檔案管理在編碼，歸檔等過程中出現(xiàn)偏差。由此可見，作為一名檔案管理人員，無論是思想素質(zhì)，還是專業(yè)素質(zhì)，對檔案管理工作都存在著嚴(yán)重的影響。

2 提高檔案工作人員素質(zhì)的對策

2.1 規(guī)范人才篩選機(jī)制

許多單位在檔案管理人才篩選過程中，都存在一種能用就行了的思想，從主觀的角度上就已經(jīng)抱有一種輕視的態(tài)度。然而，人才篩選作為檔案管理人員的入口，應(yīng)該加強(qiáng)管理，強(qiáng)化人才篩選機(jī)制，避免不合格的人才進(jìn)入崗位后對工作造成影響。一方面，在職位信息發(fā)布時，就應(yīng)該提高對崗位的相關(guān)要求。職位信息發(fā)布是人才招攬的第一步，對該崗位的相關(guān)要求，要進(jìn)行詳細(xì)的描述，不能簡而言之。嚴(yán)格規(guī)范職位信息的發(fā)布，能夠提高崗位簡歷的質(zhì)量，對保證檔案管理人才的素質(zhì)有重要作用。另一方面，需要對相關(guān)人員進(jìn)行多維度的面試考核。面試環(huán)節(jié)中應(yīng)該對人才的責(zé)任心，心理素質(zhì)和專業(yè)技能進(jìn)行考核，不能只進(jìn)行簡單的口頭交流。面試考核可以分為面談和技能演練部分，這樣既能通過語言交流了解人員的相關(guān)情況，又能結(jié)合實(shí)際操作提高對人才專業(yè)技能的考核。

2.2 建立崗內(nèi)培訓(xùn)機(jī)制

隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，方案管理人員也應(yīng)該與時俱進(jìn)，不斷地強(qiáng)化自身的能力，提高專業(yè)技能。通過建立建立崗內(nèi)培訓(xùn)機(jī)制，不僅能提高檔案管理員的工作技能，而且能凸顯出單位對檔案管理工作的重視，從而激發(fā)檔案管理員在工作中更加努力的實(shí)現(xiàn)自我價值。崗內(nèi)培訓(xùn)機(jī)制建立可以從兩方面進(jìn)行開展，一方面，為崗內(nèi)人員提供對外交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，打破檔案管理工作的封閉性。通過組織工作人員參加相關(guān)的研討會和學(xué)習(xí)，能夠幫助管理人員突破自身限制，豐富其自身的檔案管理知識，對提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)有重要作用。另一方面，為崗內(nèi)人員提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)手冊，幫助檔案管理人員有效地落實(shí)相關(guān)工作。學(xué)習(xí)手冊的合理制定，需要基于單位需求和行業(yè)要求等，以便檔案管理員對于工作中不確定的地方，可以進(jìn)行相關(guān)知識的查詢，為檔案管理工作的規(guī)范化和有效化提供重要幫助。

2.3 提升人員的綜合素質(zhì)

職業(yè)素養(yǎng)是一個人在工作中的綜合素質(zhì)體現(xiàn)，其包含了思想素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。一方面，檔案管理人員的個人思想素質(zhì)，對于檔案管理工作的效率和質(zhì)量都存在一定的影響。檔案管理工作是一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)效益體現(xiàn)慢，勞動價值高的工作，其工作流程繁瑣，需要極強(qiáng)的耐心和細(xì)致心。因此，提高人員的綜合素質(zhì)，需要從身體素質(zhì)和心理素質(zhì)等方面進(jìn)行有效地引導(dǎo)和提升。一方面，需要加強(qiáng)檔案管理人員的身體素質(zhì)，單位可以定期組織戶外拓展活動，既能夠激發(fā)同事之間的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，又能夠提高員工的身體素質(zhì)，另一方面，通過科學(xué)合理的溝通和引導(dǎo)，提升檔案管理人員的心理素質(zhì)。檔案管理人員處于一個容易被忽略的崗位，作為單位人事部門應(yīng)該積極主動地與其進(jìn)行溝通。檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，需要相關(guān)人員對計(jì)算機(jī)，檔案收集、整理、鑒定等方面存在一定的專業(yè)技能。因此，通過溝通可，以及時地掌握人員的工作情況和心理情況，并積極主動地向其提供一定的幫助和引導(dǎo)，從而讓檔案管理人員意識到自身的勞動價值，激發(fā)其積極正向的思想。

2.4 完善崗位管理制度

在提升檔案人員素質(zhì)水平的過程中，管理機(jī)制的完善，需要對崗位管理制度進(jìn)行優(yōu)化，才能更好的滿足檔案工作需求。當(dāng)前，崗位管理制度的有效實(shí)施，是提升檔案管理人員綜合素質(zhì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此，相關(guān)人員必須加強(qiáng)重視。在實(shí)踐過程中，崗位管理制度的進(jìn)一步完善，需要從如下幾個方面著手：首先，需要建立有效地考核機(jī)制對檔案管理工作進(jìn)行定期考核，對一定時期內(nèi)的工作進(jìn)行點(diǎn)評、總結(jié)和反思。其次，建立競爭機(jī)制，對不合格人員進(jìn)行淘汰，內(nèi)部競選上崗。通過建立競爭機(jī)制，能夠增強(qiáng)檔案管理人員的重視程度，激發(fā)他們不斷地學(xué)習(xí)和進(jìn)步，從而提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理人員的素質(zhì)，對檔案管理工作有至關(guān)重要的影響，需要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的重視程度。相關(guān)單位應(yīng)該從檔案管理人員的專業(yè)能力、心理素質(zhì)，以及身體素質(zhì)等方面出發(fā)，進(jìn)行有效地提升，才能達(dá)到提升檔案工作質(zhì)量的目的。

參考文獻(xiàn)

[1]吳京.論知識管理時代企業(yè)檔案工作者應(yīng)具備的素質(zhì)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016，13（12）：113-115.