網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的編目工作

李霞

摘 要：檔案管理不僅決定著一個事業(yè)單位是否能正常運(yùn)行，還關(guān)系到全社會的信息服務(wù)能否順利實(shí)現(xiàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，基本上么一個事業(yè)單位都重新定義了檔案管理工作的新形式。在這個大環(huán)境之下，有序的檔案管理制度也是避開可少的，這篇文章主要就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的編目工作做出了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；編目工作

至今為止，檔案事業(yè)處于穩(wěn)步發(fā)展的歷程之中，為了符合事業(yè)單位改革的本質(zhì)需要，在事業(yè)單位的檔案建設(shè)工作中加入網(wǎng)絡(luò)管理已經(jīng)成為了一種趨勢?，F(xiàn)在的很多事業(yè)單位已經(jīng)建立了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并且運(yùn)用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理來完善檔案管理，所以現(xiàn)今的檔案管理工作已經(jīng)不再受制于時間和空間的限制了，并且已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了通過檔案網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行共享的愿望。過去的落后局面被完全的改變了，這就意味著檔案管理已經(jīng)逐步走向網(wǎng)絡(luò)化。

1 事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容及地位

1.1 內(nèi)容

檔案數(shù)字化是檔案管理工作的本質(zhì)內(nèi)容。檔案數(shù)字化能夠幫助事業(yè)單位檔案丟棄工作中的桎梏和局限，逐漸使事業(yè)單位的相關(guān)檔案管理部門走向開放，并且從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)檔案管理的職能轉(zhuǎn)變。不僅如此，檔案管理工作中的檔案數(shù)字化還可以使網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)現(xiàn)合理配置以及科學(xué)管理，從而為社會提供更高層次的服務(wù)。而事業(yè)單位檔案進(jìn)行自動的網(wǎng)絡(luò)管理的內(nèi)涵貫穿了檔案管理的所有步驟，其中最為突出的就是規(guī)范檔案業(yè)務(wù)，并且檔案的具體標(biāo)準(zhǔn)一定要講究健全性和有效性。事業(yè)單位在建立檔案標(biāo)準(zhǔn)時一定要有嚴(yán)格規(guī)范，因為它并不是一個簡單地工程，而是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以單位檔案數(shù)字化推動了檔案管理的發(fā)展，但是檔案管理又反過來作用于檔案數(shù)字化之上。

1.2 地位

在檔案管理中的每一步改革都離不開不斷創(chuàng)新發(fā)展的思想理念，因為不斷創(chuàng)新的思想理念才是檔案管理的主要推動力。在過去單純的的網(wǎng)絡(luò)管理模式之下之時片面的強(qiáng)調(diào)知識的傳授，而沒有對管理員的能力進(jìn)行全方位的培養(yǎng)，大多數(shù)人認(rèn)為只要管理員獲取了知識，他們的能力也會跟著提升，但是這種思想從本質(zhì)上就偏離了管理的實(shí)質(zhì)。所以這就要求進(jìn)行檔案管理的工作人員要穿從本質(zhì)上對自身工作進(jìn)行認(rèn)識，從而完善自身工作的專業(yè)性。從事業(yè)單位的層面上出發(fā)，最為重要的就是結(jié)合自己的實(shí)情來發(fā)掘和培養(yǎng)所需的人才，使他們能夠更加熟練的進(jìn)行檔案管理活動，并且還要培養(yǎng)管理員們網(wǎng)絡(luò)管理能力。另一方面，除了要對管理員實(shí)行鼓勵措施來提高他們的工作熱情之外，還要鍛煉管理人員的基本能力，幫助他們提高技能意識，比如可以通過相互評價的方式了解自己所做的不足之處沒在這個基礎(chǔ)上，建立起檔案管理的主要地位[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理中的問題

2.1 對編目工作不夠重視

就目前而言，在我國的各大事業(yè)單位中，在進(jìn)行檔案管理時進(jìn)行的編目制度還不夠完善，并且相關(guān)的內(nèi)容也比較匱乏，所以這些問題都嚴(yán)重的影響了編目工作的順利進(jìn)行，同時事業(yè)單位在進(jìn)行檔案組卷工作時還存在不統(tǒng)一的問題，那么這也會阻礙相關(guān)的檔案管理工作的順利開展?，F(xiàn)在的情況是雖然一些單位已經(jīng)制定了相應(yīng)的檔案管理制度，并且也存在一些編目工作內(nèi)容，可是在實(shí)行的階段卻仍是不順利，這是因為這些管理制度在對編目工作人員進(jìn)行管理時還是過于形式，沒有抓住其中的實(shí)際問題。所以對于編目工作的不重視導(dǎo)致的這些問題都會在一定程度上阻礙編目工作的進(jìn)行。

2.2 公開透明度不強(qiáng)

在現(xiàn)在的大多數(shù)事業(yè)單位中，如果出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)緊張的現(xiàn)象，那么企業(yè)的資金投入一般會注重在發(fā)展建設(shè)等領(lǐng)域，這樣一來用于對檔案管理建立基礎(chǔ)設(shè)施的資金就會減少許多，這一現(xiàn)象就使得現(xiàn)如今大多數(shù)事業(yè)單位中的檔案管理設(shè)備還是十分老舊和落后。使用的檔案管理設(shè)備大多是已經(jīng)被淘汰的設(shè)備，再具體的實(shí)施階段，對檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理也只是一紙空談，這就是現(xiàn)代化水平極低的原因[2]。在檔案管理工作中，所有的常規(guī)性工作步驟都應(yīng)被收納于事業(yè)單位檔案的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)化管理工作之中?？墒堑侥壳盀橹?，這些工作還只是停留在電腦錄入的階段，對于檔案的編研并沒有被具體的實(shí)行，就更別提開發(fā)利用了，這樣的現(xiàn)狀才是服務(wù)水平久居低谷的本質(zhì)原因，并且還會使得檔案的價值被貶低，檔案管理在事業(yè)單位的重要性也就很難真正的體現(xiàn)出來，進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理工作也就無從說起。

2.3 檔案編目檢索技術(shù)落后

在高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，大多數(shù)事業(yè)單位檔案中存在編目檢索技術(shù)落后的問題，這就直接影響檔案工作的順利進(jìn)行，因為編目工作會在檢索時對運(yùn)用與提取產(chǎn)生較大的影響，所以在進(jìn)行編目檢索時必需要明確它的清晰度，或者通過提高查找能力的方式也能夠達(dá)到相應(yīng)的效果。檢索技術(shù)與同檔案編目之間存在著很大聯(lián)系，在編目的過程中要有目的性，在對問題做出了具體的分析之后再進(jìn)行合理的檢索。

3 事業(yè)單位檔案管理的新舉措

3.1 加強(qiáng)人才管理

就目前的情況之下，我國的檔案管理還處在比較落后的階段，在與國外的研究水準(zhǔn)進(jìn)行比較之后我們的不足之處就更加凸顯了出來，基于這個問題從人才培養(yǎng)入手來增加自己的檔案管理能力，讓全方位人才推動我國的檔案管理工作走向更好地階段[3]。所以在對人才進(jìn)行配暗影之時不僅要培養(yǎng)他們的相關(guān)知識，更要對其他方面的專業(yè)知識進(jìn)行研究，只是要使與計算機(jī)有關(guān)的專業(yè)知識最好都能夠有所涉足，同時統(tǒng)計學(xué)的相關(guān)知識也能對人才的培養(yǎng)有所幫助。對于人才進(jìn)行嚴(yán)格要求才是保障人才質(zhì)量的根本措施。除了外部環(huán)境的人才培養(yǎng)之外，對于已經(jīng)從事檔案管理的工作人員也一定要加以重視和培養(yǎng)。

3.2 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化的編制檢索工具

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得編制檢索工具也隨之變得更加網(wǎng)絡(luò)化，在一般的情況下，事業(yè)單位的檔案信息會被制作成網(wǎng)頁，再通過相應(yīng)的網(wǎng)站傳輸上網(wǎng)絡(luò)之前，在這些步驟之間就直接避免了查詢的麻煩。在用戶進(jìn)行查詢的時候只要在搜索欄中輸進(jìn)想要得到的相關(guān)檔案的信息，就能夠直接連接到相關(guān)的檔案地址，也就是說無論檔案原件原本被保存在什么位置，再通過搜索之后都能夠快速并且順利的找到信息[4]。所以在進(jìn)行檔案編制工作時一定要根據(jù)用戶的實(shí)際情況和行為習(xí)慣來進(jìn)行編制，還要在這個基礎(chǔ)之上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，從而使事業(yè)單位的檔案管理更為合理有序。

4 結(jié)語

總而言之，在現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件之下，不斷提高事業(yè)單位在檔案管理方面的工作效率已經(jīng)刻不容緩，而一切管理工作的源頭就是要做好檔案編目工作，它是檔案管理工作的基礎(chǔ)。并且在實(shí)際的檔案管理工作之中，一定要不斷推翻老舊的傳統(tǒng)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，在管理工作已經(jīng)不能完全適應(yīng)時代發(fā)展之時一定要及時的進(jìn)行淘汰。在長期的社會發(fā)展之中，我們已經(jīng)能夠看得到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對于檔案管理模式的影響是十分顯著的，相關(guān)的事業(yè)單位要基于這個特點(diǎn)來建立符合自己發(fā)展的檔案管理信息系統(tǒng)，從而達(dá)到為經(jīng)濟(jì)和人類服務(wù)的本質(zhì)目的。

參考文獻(xiàn)

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