人事檔案管理在高校人力資源管理中的作用

劉旭華

（湖南信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南 長沙 410000）

【摘要】本文分析了高校人力資源管理中人事檔案管理的重要作用，闡述了目前高校人事檔案管理中存在的問題，提出了優(yōu)化高校人事檔案管理的措施，旨在優(yōu)化高校人事檔案管理活動，促進(jìn)高校人力資源開發(fā)與管理的科學(xué)化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 高校人力資源管理 作用

一、高校人力資源管理中人事檔案管理的作用

作為高校人力資源管理的重要組成部分，人事檔案管理為人力資源管理活動的有效開展提供了信息基礎(chǔ)。人事檔案是個人工作、學(xué)習(xí)情況及德才表現(xiàn)的集中反映，高校的人事檔案由其人力資源管理部門集中收集與保管，以便后期的查閱及使用。人事檔案管理在高校人力資源管理中具有重要意義。

（一）反映了學(xué)校人事關(guān)系的變更

當(dāng)學(xué)校的教職工出現(xiàn)工作的變動時，其人事檔案也會發(fā)生相應(yīng)的變化，流動人員的工資待遇等主要依據(jù)人事檔案來實現(xiàn)變動。因此，人事檔案是學(xué)校人事關(guān)系變更的憑證。在人事檔案丟失或者不完整時，流動人員的工作調(diào)動會受到相應(yīng)的影響。

（二）人事檔案為高校人力資源管理提供信息依據(jù)

人事檔案是高校進(jìn)行人事決策、實現(xiàn)人力資源開發(fā)及利用、保證制度使用的重要依據(jù)。首先，隨著經(jīng)濟(jì)及技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會強(qiáng)調(diào)管理工作的重要性，高校人力資源管理工作的有效開展，必須要以其人事檔案提供的信息為依據(jù)，而人事檔案信息主要包括個人的履歷材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵處分材料及考核考察材料等，是對一個人高中開始成長階段的知識水平及德才表現(xiàn)的詳細(xì)記錄，是反映一個人情況最原始的材料，其具有很強(qiáng)的真實性及可靠性。高校人力資源管理部門在人員錄用過程中，會通過人事檔案提供的完整的背景材料來進(jìn)行選擇，人事檔案是管理者了解員工，初步評價員工的重要依據(jù)。

其次，高校人力資源管理部門在制定各項規(guī)章制度的過程中，為了保證人事管理制度更加的人性化，滿足員工的實際需求，會結(jié)合其人事檔案，在全面了解員工特點的基礎(chǔ)上制定出符合學(xué)校發(fā)展要求的人事檔案管理制度，

最后，在高校人力資源開發(fā)與管理過程中，高校管理層如何實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，實現(xiàn)教職工在其最合適的工作崗位上發(fā)揮作用，保證教職工的高效工作及不斷創(chuàng)新，為此，人力資源管理工作人員需要詳細(xì)了解教職工的人事檔案，在了解個人的基礎(chǔ)上實現(xiàn)最佳的崗位配置，優(yōu)化高校的人力資源管理及開發(fā)活動。

二、當(dāng)前高校人事檔案管理中存在的問題及改進(jìn)策略

（一）存在的問題

（1）人事檔案中存在虛假信息。由于個人或者是相關(guān)人員在填寫人事檔案信息過程中填寫了虛假的信息，造成人事檔案中不實信息存在。人事檔案的管理人員在人事信息的收集過程中也會造成信息偏差的出現(xiàn)，部分人事管理相關(guān)工作人員為了個人利益，主觀上的錯誤也會造成虛假人事信息的存在。決策者依據(jù)錯誤的信息所做的決定，不利于人力資源的合理配置。由于錯誤信息下教職工成長環(huán)境的公平性喪失，其工作的主動性及積極性會降低，由于教師不良情緒的存在，影響了課堂教學(xué)的效率，不利于高校教學(xué)質(zhì)量的提升。

（2）人事檔案管理的簡單雷同化發(fā)展。人事檔案信息在內(nèi)容及形式上大同小異，人事檔案管理工作是一項機(jī)械化的枯燥工作，人事檔案管理模式的雷同使得高校在人力資源開發(fā)與管理過程中對人事檔案資料的利用率下降，人事檔案信息失去了相應(yīng)的參考價值?，F(xiàn)代人事檔案管理應(yīng)注重人文特色，鑒于人事檔案管理較強(qiáng)的保密性，高校應(yīng)進(jìn)行檢索工具的研發(fā)，方便管理者查閱有特色的重點檔案。

（3）人事檔案管理中個人材料分散。由于高校人事檔案管理工作不夠細(xì)致，造成部分人員材料分散，破壞了人事檔案的有機(jī)整體，人力資源的效力下降。在人事檔案資料的收集環(huán)節(jié)，部分個人的材料散落，有的丟失，有的在個人手中，有的在使用過程中遺落其他部門，高校人事檔案子資料整體不齊全，降低了高效人力資源管理的效率。

（二）改進(jìn)措施

（1）注重人事檔案信息的收集。高校人事檔案資料的收集是人事檔案管理的基礎(chǔ)，人事檔案的價值很大程度上取決于檔案中信息資源的質(zhì)量及內(nèi)容，人事檔案信息收集工作的改進(jìn)，有利于高效人力資源管理與開發(fā)工作的開展。通過全面的收集人事檔案信息，高校的人事檔案資源才會實現(xiàn)其價值。

（2）實現(xiàn)人事檔案管理的信息化?，F(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推動了人事檔案管理的信息化發(fā)展，而現(xiàn)代人力資源管理也具有信息化的明顯特征。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，人事檔案管理主要依靠紙質(zhì)檔案及檔案室進(jìn)行管理，常會出現(xiàn)人為操作失誤，檔案管理工作效率低，重復(fù)率高。高校在人事檔案實踐活動中，應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案資料的保存及檢索，實現(xiàn)人事檔案資料的數(shù)據(jù)化處理。通過建設(shè)現(xiàn)代化的人事檔案信息管理系統(tǒng)，高校人力資源管理人員可通過相關(guān)數(shù)據(jù)的分析，對學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)及需求進(jìn)行分析，為學(xué)校的人力資源管理與開發(fā)提供數(shù)據(jù)支持。

（3）實現(xiàn)人事檔案管理工作的制度化發(fā)展。為保證人事檔案信息的完整性，高校應(yīng)建立完善的人事檔案管理制度化體系，由于檔案管理人員檔案資料管理的意識淡薄，在人事檔案資料的收集過程中存在認(rèn)為失誤，不利于個人檔案信息的收集，應(yīng)通過建立完善的認(rèn)識檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的工作，實現(xiàn)高校檔案管理工作的高效開展。

（4）提高人事檔案管理工作的水平。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，人力歸檔、手工操作的方式下人事檔案管理的水平不高，加上人事檔案材料的多而復(fù)雜化，造成高校人事檔案管理工作出現(xiàn)錯誤的概率極高，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，自動化、智能化是未來人事檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，高校人力資源開發(fā)與管理工作也必須實現(xiàn)信息化、智能化的發(fā)展趨勢，高校人事檔案管理工作水平的提升，是高校人力資源開發(fā)與管理水平不斷提升的基礎(chǔ)與前提。

三、總結(jié)

作為高校人力資源開發(fā)與管理的重要組成部分，人事檔案管理是實現(xiàn)人力資源開發(fā)與管理的基礎(chǔ)，人事檔案資料的合理利用，是高校人力資源管理人員優(yōu)化人力資源配置的基礎(chǔ)，應(yīng)不斷引入現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理的自動化、智能化發(fā)展。通過合理的人力資源開發(fā)與管理實現(xiàn)高校人力資源的最優(yōu)配置。

參考文獻(xiàn)：

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