人才交流中心文書檔案管理存在的問題和對策

張長美

摘要：檔案管理是人才交流中心管理工作的重要組成部分，而文書檔案管理則是檔案管理的主要形式之一，其管理水平與管理質(zhì)量將直接關(guān)系到檔案的保存與使用效率，主要分析了人才交流中心文書檔案管理過程中存在的問題，并提出了一些規(guī)范文書檔案管理的策略，為我國人才交流中心文書檔案管理提供一定參考。

關(guān)鍵詞：人才交流中心 檔案管理 問題和對策

文書檔案是對各項工作的真實記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據(jù)，而且還可以對各項工作起到較好的指導(dǎo)性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對文書檔案的重要性有一個深刻的認(rèn)識，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時對存在的問題進(jìn)行解決，確保文書檔案管理水平的提升。

一、目前人才交流中心檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

鑒于就業(yè)單位日漸重視人才的社會性、實用性、操作能力、實踐能力等因素，以及虛假檔案材料的出現(xiàn)，社會各界甚至包括檔案人本人對檔案的重視度均在日趨下降，為了更好的促進(jìn)人才資源的整合，有必要對現(xiàn)在人才交流中心上存在的問題進(jìn)行研究和分析，主要表現(xiàn)為以下幾個基本問題。

1、棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重加重檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)。人才交流中心進(jìn)行人事代理業(yè)務(wù)主要面向以下人群：（1）社會的流動人員；（2）因私出國人員；（3）需要在規(guī)定范圍內(nèi)申報或者組織評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格認(rèn)定人員；需要辦理轉(zhuǎn)正定級和工齡核定的人員；（4）需要辦理接收手續(xù)的大中專畢業(yè)生；（5）其他人員。面對如此龐大的幾大類人群，歸檔工作無疑需要極大耐心，但是各類人群都有將自己檔案放置在人才交流中心置之不理的情況。流動人員棄檔主要帶來的壓力有兩方面：一方面，檔案“沉睡”不利于提高工作效率。面對大批量的無人問津的遺棄檔案，在流動人員人事變動或需辦理就業(yè)手續(xù)、從業(yè)手續(xù)時，該類群體才開始到處四處尋找自己的檔案材料，在目前尚不能完全電子化、信息化歸類管理檔案的情況下，對沉睡幾年的檔案進(jìn)行查找、歸檔，在一定程度上加重了管理檔案人員的工作壓力；另一方面，棄檔對于人才交流中心的秩序管理也會造成壓力。人才交流中心可以安排不同級別、專業(yè)、方向的人才選擇與洽談?wù)衅笗瑸榇龠M(jìn)流動人員就業(yè)和企業(yè)招聘員工提供平臺。然即使面對棄檔人員，檔案管理人員也不得不對其信息進(jìn)行統(tǒng)計、歸類和保管，并按照其自身條件適時地向其通知招聘事宜，對其檔案進(jìn)行管理，這無疑增加了檔案管理人員的工作壓力，降低了工作效率，浪費了社會的公共資源。

2、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平較低造成大量重復(fù)勞動。計算機的廣泛運用已經(jīng)極大的促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展，尤其是在檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資源整合、智能校對等方面的作用不可小覷。當(dāng)然，國家亦在一定上注意到檔案市場管理中一些問題，開始先后制定政策規(guī)范檔案管理工作，以促進(jìn)檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

3、高質(zhì)量專業(yè)檔案管理人員供應(yīng)不足阻礙檔案管理工作快速前行。任何工作的順利完成，都需要一個強有力的合作團(tuán)隊，人才交流中心的檔案管理工作尤為突出。人才交流中心管理工作量大、涉及人員數(shù)量多、檔案涉及事項范圍廣、檔案不可修復(fù)等特點，故需要專門檔案管理知識的人才對檔案進(jìn)行分門別類進(jìn)行系統(tǒng)歸檔和資料編撰。

二、人才交流中心檔案管理工作的新思路

1、社會和個人強化檔案意識，正視檔案的重要性。首先，應(yīng)保證檔案的真實性，提高檔案的公信力。個人的檔案材料事關(guān)個人工作變動，面對嚴(yán)峻的就業(yè)形勢，一些在校學(xué)生為了提高自己的競爭實力在檔案中放置虛假證明、虛假優(yōu)秀證書等，還有些高等院校為了提升本校學(xué)生就業(yè)率也會適當(dāng)擴大優(yōu)秀學(xué)生的比率，加大社會活動投入，增加其他社會活動獲獎的機會，使證書未能客觀反應(yīng)應(yīng)聘者的真正實力，故在檔案整理時無論是個人還是學(xué)校均應(yīng)當(dāng)堅持實事求是，提升檔案的可靠性；其次，加強檔案的重要性教育。只要將檔案轉(zhuǎn)入當(dāng)?shù)氐目h級以上人才交流中心進(jìn)行人事代理托管，在未找到合適的工作時間內(nèi)，也可以計算工齡、如期轉(zhuǎn)正、工資提升、職務(wù)升遷、辦理社會保險，防止造成將來這些方面的損失；最后，及時辦理檔案的轉(zhuǎn)接手續(xù)。在找到合適的單位就業(yè)或者考取公務(wù)員以后，應(yīng)當(dāng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，防止檔案拖沓，影響辦事效率。

2、人才交流中心中介單位加大工作人員培訓(xùn)力度，提升人員素質(zhì)。首先，各人才交流中心建立工作人員的定期培訓(xùn)計劃。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)堅持與時俱進(jìn)的思想，保持高度的學(xué)習(xí)熱情去了解掌握現(xiàn)行的科學(xué)管理手段，可以鼓勵一部分人學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，回到本單位向其他員工介紹科學(xué)的管理手段，也可以運用微博、騰訊、微信等各種現(xiàn)代化手段借鑒其他同類單位的科學(xué)經(jīng)驗；其次，建立檔案管理的考評獎懲制度，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)熱情。人才交流中心可以將其工作人員的檔案管理服務(wù)水平、服務(wù)態(tài)度、就業(yè)信息交流模式、管理效率、錯誤率等作為檔案管理人員晉升職務(wù)和領(lǐng)取年終獎金的參考依據(jù)，以此促進(jìn)人員素質(zhì)的提升；再次，敢于吸引專業(yè)化人才，打破就業(yè)封閉。人才交流中心也應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)外來人才，廣泛招募懂技術(shù)、懂管理、有熱情的應(yīng)屆畢業(yè)生或者其他二次就業(yè)人員。

3、政府增加財政投入，全面實現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。一方面，各省市地方人民政府在進(jìn)行科學(xué)的進(jìn)行財政預(yù)算時，適當(dāng)增加在檔案管理方面的支出，鼓勵研究開發(fā)全國聯(lián)網(wǎng)的檔案查詢計算機軟件系統(tǒng)，形成一個人從出生到死亡的完整的檔案共享機制，實現(xiàn)公安系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、學(xué)校系統(tǒng)、工作系統(tǒng)、社保系統(tǒng)有分工、有合作的檔案管理體系。建立反病毒數(shù)據(jù)庫，做好檔案管理的安全工作，在加強聯(lián)合的同時，不能放棄檔案管理工作最基本的保密性工作的實施；另一方面，加強各階段檔案的銜接制度，人才交流中心應(yīng)做好人才檔案移交的中間人。人才交流中心檔案銜接對于檔案人本人工作經(jīng)驗的積累、工齡的計算、工資薪金水平的核定、社會保險的取得具有重要的認(rèn)定意義等，故在各人才交流中心應(yīng)對檔案本人材料進(jìn)行認(rèn)管、信息收集、材料審核時應(yīng)當(dāng)提高信息化水平，科學(xué)編排檔案管理手冊，防止檔案張冠李戴。

三、結(jié)語

總之，人才交流中心檔案管理工作在新形勢下存在著機遇和挑戰(zhàn)。面對現(xiàn)行存在的問題，國家、社會和個人均應(yīng)全面提升檔案意識，為加快國家檔案管理工作法制進(jìn)程，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化探索適合我國發(fā)展的道路。