信息化背景下的高校檔案管理探討

陳竹

[摘要]隨著我國科技的快速發(fā)展，人們的生活水平得到不斷提升，同時(shí)促進(jìn)了社會(huì)的信息化發(fā)展。與以往傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，信息化背景下高校檔案管理存在著一定的難度，其中包含著較多的科技含量的工作。從實(shí)際來看，在信息化時(shí)代背景下的高校檔案管理工作還存在著一些問題，如何提升高校檔案管理工作就成為一項(xiàng)重要的任務(wù)。因此，針對(duì)信息化背景下的高效檔案管理的現(xiàn)狀與措施進(jìn)行分析具有重要意義，以此為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]信息化；高校檔案；現(xiàn)狀分析；管理措施

0引言

當(dāng)前我國高等教育已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，“數(shù)字化校園”建設(shè)中的檔案信息化建設(shè)是重要的組成部分，其主要通過信息技術(shù)工具來實(shí)現(xiàn)檔案資源的獲取、處理、傳輸以及應(yīng)用，以此提供有效價(jià)值的信息資源，使資源達(dá)到良好的共享效果。信息化背景下的高效檔案管理核心內(nèi)容為檔案信息資源建設(shè)，以計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)，擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，提升高校信息化檔案管理事業(yè)的發(fā)展。為教學(xué)、科研與管理等方面提供有利的資源信息，以此推動(dòng)高校的良好發(fā)展。

1高校檔案信息化管理的必要性與緊迫性

1.1高校檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要

高等學(xué)校傳播文化、傳承文明是其發(fā)展的重要內(nèi)容，因此，高校的文化積淀與文化理念是學(xué)校發(fā)展的主要支撐。高校檔案部門對(duì)增加學(xué)校文化底蘊(yùn)方面發(fā)揮著重要作用。隨著高校體制改革的不斷深入，對(duì)外活動(dòng)逐漸增加，檔案管理的資料也有所增多；同時(shí)，信息化時(shí)代背景下，大大提升了辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，檔案載體也發(fā)生了變化，檔案資料容量不斷增加，不穩(wěn)定因素也增加了。

1.2檔案工作人員提高自身素質(zhì)的需要

當(dāng)前高校與社會(huì)對(duì)檔案信息提出更高的要求，這就給檔案管理人員的整體素質(zhì)提出了新的要求。同時(shí)，辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用使現(xiàn)代化檔案管理工作存在更大的難度。由以往紙質(zhì)的檔案文件轉(zhuǎn)為電子文件的載體，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足信息化背景下的檔案管理需求，給檔案人員的工作內(nèi)容結(jié)構(gòu)與知識(shí)結(jié)構(gòu)帶來一定的影響。

1.3檔案信息資源開發(fā)利用的需要

在當(dāng)前信息化時(shí)代的背景下，人們?cè)絹碓街匾暀n案信息資源，社會(huì)也越來越依賴一些加工過的信息資源，以及更全面、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)。信息化檔案資源的管理也有著很大改變，這對(duì)檔案管理工作來說，是一次質(zhì)的飛躍。電子檔案已完全代替了紙質(zhì)檔案，其對(duì)人類文化的發(fā)展起著促進(jìn)作用。電子檔案具有體積小、儲(chǔ)存密度高、使用壽命長等較多優(yōu)點(diǎn)，對(duì)人們生活生存有著很大改變，影響著社會(huì)的發(fā)展。同時(shí)，這也說明檔案工作將面臨“脫胎換骨”，給傳統(tǒng)檔案工作帶來很大沖擊。

2高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1管理人員思想觀念滯后

檔案管理工作是高校各項(xiàng)管理工作中的重要部分，其是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的校園信息資源的基礎(chǔ)。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，高校當(dāng)前管理工作的工作內(nèi)容與形式也有所改變。同時(shí)給相關(guān)管理人員的工作提出新的要求，在高校檔案管理工作中，有的管理人員不夠重視信息化的檔案管理工作，沒有認(rèn)識(shí)到工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要作用，單純地認(rèn)為檔案管理工作只是一個(gè)附帶性質(zhì)的工作，認(rèn)為管理工作質(zhì)量的好壞與學(xué)校的發(fā)展沒有很大關(guān)聯(lián)。因此，在實(shí)際工作中缺乏責(zé)任心，只注重檔案的基礎(chǔ)性管理工作，忽視檔案社會(huì)服務(wù)功能等方面的工作建設(shè)。另外，高校檔案管理工作中還存在著專業(yè)素質(zhì)較低的人員，直接影響著檔案管理工作的整體水平。

2.2檔案管理工作效率較低，缺乏相關(guān)基礎(chǔ)性設(shè)施

高校檔案管理工作從整體來看相對(duì)較復(fù)雜，當(dāng)前高校中大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，這給檔案的分類與校訂帶來一定難度，通常需要由大量人員共同完成，不僅耗費(fèi)了人力資源，還無法達(dá)到良好的工作效率。另外，高校對(duì)檔案管理工作的不夠重視，使信息化的高校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施缺失，這將直接影響高校檔案管理工作的發(fā)展，造成高校檔案管理工作陷入停滯的狀態(tài)。另外，有的高校雖然花費(fèi)較多資金購置大量計(jì)算機(jī)，但在實(shí)際工作中卻還是依靠人工，無法將計(jì)算機(jī)設(shè)備真正應(yīng)用于檔案管理工作中，使大量信息設(shè)備成為擺設(shè)。

2.3資源共享存在弊端。高校合并帶來新問題

當(dāng)前高校的檔案管理分工比較細(xì)，人事檔案管理及學(xué)術(shù)檔案管理屬于兩個(gè)不同的部門，導(dǎo)致管理工作中時(shí)常出現(xiàn)信息資源的重復(fù)收集現(xiàn)象，使資源無法實(shí)現(xiàn)共享。另外，隨著高效體制改革不斷深入，有的高校是由其他的學(xué)校合并而成的，其給高校檔案信息管理工作帶來很大挑戰(zhàn)，檔案信息管理工作需要處理一些新的問題，比如，檔案流失、檔案交接難等。

3提升高校檔案管理水平的有效措施

3.1優(yōu)化高校檔案管理模式

高校檔案管理主要模式有兩種，分別為納入管理模式、非納入管理模式。其中納入模式是指高校本校檔案管理每個(gè)部門的檔案資料，主要進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的管理；非納入管理模式的表現(xiàn)形式較多，不同的檔案管理模式有著不同的形式。比如，人事部門主要負(fù)責(zé)人事檔案的管理，教務(wù)處等部門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案。非納入模式也可以分為按歸口部門分散管理模式，也可以說是集中的管理模式。非納入管理模式的設(shè)施功能的發(fā)揮具有重要作用，其有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，且不會(huì)造成人力資源的大量投入；納入管理模式對(duì)于資料收集過程中存在的問題，能夠較為便捷地使用大類檔案查找的方式進(jìn)行補(bǔ)充。

3.2高校檔案信息的數(shù)字化

要想更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化，首先應(yīng)推動(dòng)數(shù)字化的檔案信息建設(shè)。管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，以此為促進(jìn)高校發(fā)展奠定基礎(chǔ)。高校檔案的數(shù)字化建設(shè)涉及較多的內(nèi)容，包括人力、物力、財(cái)力等，因此，高校在數(shù)字化檔案信息建設(shè)中，應(yīng)做好調(diào)研工作，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上制定數(shù)字化方案，嚴(yán)格把握檔案資料數(shù)字化處理的具體程度，并控制好處理的成本，使資源得到最大化的利用，以減少浪費(fèi)的現(xiàn)象。

3.3提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

管理人員的整體素質(zhì)關(guān)系到檔案管理質(zhì)量的好壞，因此，提升高校檔案信息管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)十分重要?？梢酝ㄟ^對(duì)管理人員的培訓(xùn)來提升其專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，使管理人員認(rèn)識(shí)到工作的重要意義，讓管理人員掌握先進(jìn)的管理方法，以此，為提升高校信息化的檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

4結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，高校檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展，通過運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源來實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理的水平發(fā)揮著重要作用。然而當(dāng)前高校檔案管理還存在一些問題，如管理人員思想觀念滯后；檔案管理工作效率較低，缺乏相關(guān)基礎(chǔ)性設(shè)施；資源共享存在弊端，高校合并帶來新問題等，因此，需要針對(duì)問題采取有效的措施，通過優(yōu)化高校檔案管理模式，促進(jìn)高校檔案信息的數(shù)字化；提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，以此使高校檔案管理更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。