醫(yī)院基建圖紙檔案的數(shù)字化管理分析

熊瑛　余國兆

摘 要：隨著醫(yī)院基建工程的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作成為了醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的重要內(nèi)容。隨著內(nèi)容的不斷增加，傳統(tǒng)的管理方案在現(xiàn)階段的形勢下已經(jīng)顯得有些不適合，因此如何能提升檔案的管理水平，也是醫(yī)院日常工作中的重點。數(shù)字化的普及為人們的生活和工作提供了重要的便利，因此這也是該文主要的研究方向。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建 圖紙檔案 數(shù)字化管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）05（a）-0172-02

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)過程中的重要參考資料，具有顯著的利用和保存價值。但是隨著圖紙檔案數(shù)量的增加，保管工作也面臨了更大的挑戰(zhàn)。在當(dāng)今的數(shù)字化時代下，利用信息技術(shù)可以有效地對檔案進(jìn)行管理，提升資源的利用率和檔案的資源共享服務(wù)，是未來醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的必然趨勢。該文旨在對數(shù)字化管理的必要性進(jìn)行分析，從而針對性地探究管理的具體措施。

1 醫(yī)院基建圖紙檔案數(shù)字化管理的必要性

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的進(jìn)行和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動中的作用日漸顯著，檔案管理工作為適應(yīng)時代的需要發(fā)生了很大的變化。隨著計算機(jī)技術(shù)和各種先進(jìn)設(shè)備的出現(xiàn)，醫(yī)院的基建檔案信息化管理也是勢在必行的。且傳統(tǒng)的圖紙檔案本身就存在著一些需要完善的地方，只有改善這些方面的內(nèi)容之后才能完善醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化、信息化。

1.1 圖紙檔案質(zhì)量問題

檔案工作是封閉型、半封閉型的管理模式，并且在我國一直存在。圖紙檔案的質(zhì)量問題是數(shù)字化管理的首要原因。從醫(yī)院現(xiàn)階段的發(fā)展模式來看，很多基建圖紙因為使用年限過長，或是保存時間長的原因，出現(xiàn)了很多圖面不清晰，甚至出現(xiàn)破損的檔案。甚至于有一些檔案還是已經(jīng)使用過的圖紙，保存起來也有一定的難度。另外，很多檔案本身與實際的情況有一定的出入，在一定程度上影響了檔案的參考價值，醫(yī)院無法通過檔案信息來了解圖紙的具體情況，帶來了很多不便。

1.2 保管方式問題

圖紙檔案數(shù)量的提升給保管工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。由于圖紙本身會存在著大小、內(nèi)容的差異，所以在進(jìn)行檔案歸檔管理時普遍都會采用盒裝式管理。但是這種管理方式雖然簡便，但是紙質(zhì)檔案本身就是容易破損的物品，很有可能出現(xiàn)無法修補(bǔ)的不可逆損壞。另外有些檔案本身就存在著缺損，很有可能因為保管方式不當(dāng)失去利用價值。

1.3 利用模式不規(guī)范

檔案管理的目的在于便于使用者在需要的時機(jī)進(jìn)行使用，但是檔案篇幅的特殊性，包括出于對原檔案的保護(hù)，一般都是采用復(fù)印的形式來獲取信息。當(dāng)時很多檔案室本身不具有復(fù)印設(shè)備，所以只能通過小幅面的復(fù)印后進(jìn)行拼接。有時候在特殊情況下，需求者會直接將材料帶出復(fù)印使用，待檔案歸還時也會產(chǎn)生一些不必要的損壞。

2 數(shù)字化檔案管理的要求

數(shù)字化管理需要先對圖像進(jìn)行掃描，然后通過掃描實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在這一過程中，圖像信息可以被完整地保存下來，因此可以具有非常顯著的適用性，便于使用者確定文件格式，這也是現(xiàn)階段使用最廣泛的一種圖像文件形式。需要注意的一點是在掃描過程中需要考慮到順序和方向的問題。掃描過程中應(yīng)該按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，例如建筑物的排列順序等，然后再進(jìn)行文件夾分類，便于后期的檢索工作。而圖紙掃描的順序也應(yīng)該和文件本身的順序保持一致?；▓D紙檔案本身具有其特殊的形成格式，方向也是存在差異的。在提供檔案原件的過程中可以根據(jù)需求來適當(dāng)調(diào)整方向，但是在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中就需要嚴(yán)格保持方向。在掃描工作完成之后，在刻錄成光盤之前需要對所有的數(shù)字化圖像文件進(jìn)行細(xì)致檢查，保障圖像的質(zhì)量后才能最終刻錄光盤。與此同時要做好備份工作，提升數(shù)據(jù)的安全性。

如果有醫(yī)護(hù)人員需要使用這些材料，在建設(shè)管理系統(tǒng)時候需要提供個人信息，才能通過查閱功能來查閱到需要的內(nèi)容，也可以通過截圖來選取需要的部分，相比于傳統(tǒng)利用模式下的原圖借出，不僅在效率上實現(xiàn)了提升，還能保護(hù)圖紙的質(zhì)量，提升了信息傳播的有效性，讓檔案管理工作能夠真正朝著現(xiàn)代化的方向而發(fā)展。

3 圖紙檔案數(shù)字化的流程

圖紙檔案數(shù)字化指的是通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為計算機(jī)文件的過程。目前該技術(shù)具有兩種模式，一是通過檔案掃描后將圖像進(jìn)行保存，二是通過掃描后將其轉(zhuǎn)化為矢量文件。圖像文件是由像素組成，通過一些常用的軟件就可以編輯屬性。根據(jù)圖紙檔案數(shù)字化的不同要求，其工作原理和流程也是不相同的。醫(yī)院可以將所有檔案就全方位納入計算機(jī)系統(tǒng)管理，每個項目都由檔案館派出人員管理，A3及以下圖紙可下載到本機(jī)上處理打印。由施工管理部門負(fù)責(zé)，檔案部門提供指導(dǎo)，并協(xié)助做好圖紙更改通知單的管理，并及時將更改通知單和被修改圖在系統(tǒng)中建立標(biāo)識關(guān)系。對于醫(yī)院的基建圖紙檔案來說，首先在檔案掃描前需要做好兩方面的準(zhǔn)備工作。意識對所有己見圖紙進(jìn)行嚴(yán)格整體安排，并核對數(shù)量和種類，確定沒有出現(xiàn)缺損和遺漏的情況下才能進(jìn)行掃描，否則要先進(jìn)行修復(fù)。當(dāng)掃描的文件和本身的文件相對應(yīng)時，可以進(jìn)行后續(xù)工作。另外是將掃描文件的目錄進(jìn)行復(fù)印，一方面便于數(shù)據(jù)庫的錄入工作，另一方面可以利用掃描過程來核對圖紙和內(nèi)容的詳細(xì)情況。掃描過程結(jié)束后還可以作為備用材料進(jìn)行保存。

掃描結(jié)束后是內(nèi)容的校對和檔案數(shù)據(jù)庫的建立過程。校對工作主要是利用軟件對掃描后的圖像文件進(jìn)行合理的線條光滑等操作，然后和原圖進(jìn)行校對，保障檔案的可利用性。這一方式可以有效地提升檔案的利用效率和精度，便于醫(yī)院在需要的時候可以隨時使用。而圖紙檔案的數(shù)據(jù)庫主要用于存放管理圖紙的具體信息，例如名稱、日期等，然后通過存放路徑的調(diào)整可以建立數(shù)據(jù)庫和文件夾。如果需要檢索圖像文件，則可以直接鏈接到文件存放的路徑，然后再到文件夾內(nèi)的具體文件。如果需要文件的矢量化們也可以采用AutoCAD等類似的軟件來進(jìn)行輔助。

最后要建立檔案掃描借閱登記系統(tǒng)，可以對檔案借閱的實踐、卷號、借閱人、內(nèi)容等進(jìn)行合理管理，便于檔案的安全性，不會因為人工管理不當(dāng)出現(xiàn)遺失。同時也應(yīng)該要求項目建設(shè)單位將檔案雙向管理，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)程。

4 結(jié)語

基建檔案本身性質(zhì)特殊，不可再生，作為一種寶貴的信息資源，為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)工作作出了巨大的貢獻(xiàn)，而基建檔案管理水平的高低會直接影響到醫(yī)院整體建設(shè)的腳步，甚至影響到建筑的安全。不難看出，這項工作也將是未來醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)管理中的長期任務(wù)。作為基建檔案的管理人員，需要不斷地完善自身，利用各種現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理，并讓檔案工作實現(xiàn)智能化、數(shù)字化，在未來促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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