關于檔案管理建設的幾點思考

劉軍

（河北省隆化縣衛(wèi)生和計劃生育局 068150）

摘 要：本文從衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理現狀談起，從現實中發(fā)現的問題出發(fā)，通過筆者查閱相關文獻，與相關工作人員積極探討，針對衛(wèi)生和計劃生育局檔案的特點，建立了具有衛(wèi)生和計劃生育局特色的檔案管理制度，為日常相關人員對檔案的管理和查閱提供了良好的渠道。

關鍵詞：檔案；檔案建設；檔案查閱

一、衛(wèi)生和計劃生育局檔案分類管理方法

經長時間對本局檔案的管理和調研，筆者研制出一套合理的、有效的檔案管理方案，根據不同的檔案類別做出了不同的應對方法，具體實行方案如下。

（一）人事檔案

人事檔案是以為本局工作的人事代理的工作人員（本科以上學歷）、專業(yè)技術工作人員、管理層人員以及流動工作人員為對象進行建立的。在檔案建立過程中，要求工作人員要認真負責，經過多次校對確認無誤之后，才可進行簽收收檔。簽收過程中需要對檔案袋進行三方面的查驗，分別是檔案袋是否完整，檔案袋封口是否完好，檔案袋材料是否齊全。人事檔案袋信息需要及時登記，避免信息遺漏。在保管人事檔案過程中要做到防火、防潮、防蟲、防盜，即四防有關個人的工資、職稱、相關考核資料，注意檔案的收集整理。建立電子檔案檢索目錄，并注意系統(tǒng)的即時更新，方便快速查閱。憑借錄用單位調檔證明及通知即可調出本人人事檔案。調度過程中需密封轉調，同時更新電子目錄。

（二）文書檔案

我局在工作過程中會產生和應用眾多文書，通過相關人員的整理挑揀出已經結案、具有借鑒價值的文件、公函、內部照片、內部資料和會議記錄等，進行整理歸檔。理清之間的歷史聯系，反映了各部門的職責所在和工作內容，便于保存和使用。立卷的關鍵要以本局形成的書面文件為依據，公文立卷一般要遵循機關工作的原則，確保公文及相關材料收集完整，并根據文件的作者、內容、形成時間等特征進行卷宗的分類整理，編制好頁碼，填好目錄，備注，裝訂成冊。案卷標題需準確反映作者、內容及文件種類，并要求確定報告年限。檔案統(tǒng)一編號后，為方便查閱還應編制案卷目錄和全引目錄。局內各部門須對本年檔案進行整理立卷并于次年3月初交至檔案部門，由相關人員整理歸檔。

二、建立健全檔案保密機制

1.改善檔案存放的硬件設施（檔案柜、保險箱等），特殊情況需要節(jié)約檔案必需履行相關程序，尚未歸檔的案卷，需有專人保管，責任到人。

2.尚未開放的檔案，要嚴格遵循保密守則中的相關規(guī)定，做好保密工作，嚴守檔案機密。

3.對于注有“密”級等本單位無權保存的資料，應及時清退。連同不屬于立卷范圍的資料，整理后由檔案室上交檔案館，集中處理。

三、規(guī)范檔案查閱制度

1、因公需要查閱本局檔案的，相關科室工作人員應該予以配合。本局衛(wèi)生系統(tǒng)內部部門需要查閱本科室（部門）立卷上交的材料，可直接去檔案室查閱，如本科室以外的檔案資料，需向主管局長請示，簽字批準后方可查閱，檔案室做好查閱的相關記錄。

2.檔案查閱一般在檔案室內查閱，特殊情況需帶走查閱的，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。

3.外單位查閱本局檔案，需上級開介紹信，注明查閱檔案的內容，查閱目的。經我局分管局長批準后可以查閱，檔案一般不外借，不復印。

4.查閱人員要愛護檔案資料，必要時佩戴手套查閱，嚴禁對檔案進行折疊、涂抹、裁剪。無關人員不準借閱檔案，不準轉接，對違反規(guī)定的單位及個人，應按照相關規(guī)定嚴肅處理。

5.檔案查閱的內容應控制在限定的范圍之內，如需摘抄，則應保證全面完整，進行精確的核對校正，否則無效。

四、檔案管理的重要作用

1987年公布的《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應當立卷的檔案材料，

必須按規(guī)定定期向本單位檔案結構和檔案工作人員移交、集中管理，任何人不得拒為己用”.這表明二十多年前國家就已經立法對檔案工作的保存提出要求。

1.準確反映本單位的成長歷程

單位的檔案記載著本單位的歷史沿革，記錄著自單位創(chuàng)建以來的一系列大事件，如所做的重大貢獻，先進人物，歷任領導，包括所犯的錯誤等等。對本單位及本行業(yè)的科學管理和發(fā)展提供參考依據。

2.決策制訂的參謀和幫手

本單位做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，我們可以利用這一歷史資料進行研究分析，制定長期發(fā)展計劃，在今后工作中要繼承前人的光輝傳統(tǒng)，摒棄不良的工作方式，揚長避短，使本地區(qū)整個醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)能夠更好的健康有序的發(fā)展。

3.單位對外宣傳的第一手資料

衛(wèi)生和計劃生育局檔案記錄本地區(qū)部分公立醫(yī)院在專業(yè)水平和業(yè)務范圍內的重大事件，醫(yī)院進行宣傳時只需在檔案室調取資料就行了。檔案的內容真實可信，能有效的還原歷史，可以幫助醫(yī)院在患者心中建立起真實、可信的良好形象。

4.員工成長的斷代史

如果員工入職時只有一張表，離職時還是一張表，更有甚者職工離職時連一張表也消失的無影無蹤，這就不好了。人事部門對已經離退休的干部職工的檔案要定期的檢查更新。離職的員工并非和單位完全脫離關系。如果離職員工將來在某個領域做出重大貢獻，成為社會名人，那他在原單位的履歷就會成為珍貴的歷史資料。所以人事部門要加強對檔案的管理，不斷補充、更新員工的相關信息，準確及時記錄下職工的成長經歷。

五、結語

檔案管理的最終目的是為了讓單位更好的發(fā)展，只有合理的對檔案資源進行管理，才能在此基礎上對檔案資源進行充分的利用，才能更好的服務本地區(qū)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

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