基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作分析

張欣

摘 要：本文針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理進(jìn)行詳細(xì)的探討和描述，希望能給廣大的檔案工作人員帶來啟發(fā)幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案；管理

檔案是記錄我們個(gè)人信息以及時(shí)代信息的集合，包括文字、影像等方面的諸多信息，然而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步以及電腦的普及，信息進(jìn)入了大爆炸的時(shí)代，我們身邊充斥著各種或真或假的信息，在這種情況下大數(shù)據(jù)時(shí)代到來，大數(shù)據(jù)即運(yùn)用新的處理模式也就是軟件來處理、捕捉許多我們無法承受的信息，它具有大量、多樣、價(jià)值以及高速的特點(diǎn)，在檔案工作管理中有很重要的作用。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)

（一）運(yùn)用大數(shù)據(jù)的方法進(jìn)行檔案管理的觀念的出現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念以及管理工作流程帶來了很大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案信息管理由于傳播途徑單一，因此信息量小、來源統(tǒng)一，所以許多檔案信息是非常少的，因此只是通過檔案管理人員進(jìn)行簡單的人工的分類、標(biāo)記就已經(jīng)能夠做到檔案保存的完整、充實(shí)，同時(shí)還方便有需求的人員進(jìn)行查閱，非常簡單。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，信息的傳播途徑多樣化。信息的來源也增多，相較從前而言信息也增多許多，特別是許多的信息都是相互混雜，以交叉的形式存在的，如果還是用原始的傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行檔案管理工作的話，那么對(duì)檔案工作人員來說，工作量非常大，不但需要消耗大量的時(shí)間進(jìn)行一一的整理、歸納、分類，同時(shí)許多傳統(tǒng)的檔案信息管理方法是不適合現(xiàn)代的檔案管理的，不利于查詢和閱讀，這樣的情況下，人們對(duì)檔案館的信賴度就會(huì)降低，檔案工作就會(huì)步入低谷。

（二）大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作對(duì)檔案管理、保存的方法提出了新的挑戰(zhàn) ，檔案管理包括文字、影像等方面，進(jìn)入但數(shù)據(jù)時(shí)代后，電子信息技術(shù)的應(yīng)用使得許多人越來越習(xí)慣于用電子形式進(jìn)行儲(chǔ)存，如電子文檔、電子圖片、電子音頻等等，這不但節(jié)省了空間同時(shí)還便于攜帶，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作主要集中在用紙張進(jìn)行檔案保存，這就產(chǎn)生了沖突，導(dǎo)致當(dāng)前的信息無法進(jìn)行保存，信息大量缺失，造成經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的損失，因此必須對(duì)檔案管理工作的方法進(jìn)行改革，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景的需要，讓檔案管理工作的方法呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)，分門分類進(jìn)行檔案保存，方便信息的保存和查詢，為檔案的發(fā)展建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)增加了難度，做出了高標(biāo)準(zhǔn)的要求，大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)是信息的多樣化、信息的大量化、信息的高速化，因此許多信息是相互交雜、相互滲透的，因此由于傳統(tǒng)信息傳播渠道單一導(dǎo)致信息簡單的情況下，管理人員只需要簡單的操作的情況，已經(jīng)不適合當(dāng)今社會(huì)信息檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)了，因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案管理工作人員必須要熟練掌控多方面的技術(shù)，特別是在大數(shù)據(jù)檔案管理工作中占重要作用的軟件的運(yùn)作方法，因此應(yīng)對(duì)檔案工作人員有更高的要求，要剔除檔案管理工作中不符合要求的工作人員，保持隊(duì)伍的高素質(zhì)、高效率，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下給檔案工作帶來的優(yōu)勢(shì)

（一）應(yīng)用大數(shù)據(jù)的方法進(jìn)行檔案工作管理對(duì)降低工作效率以及減少成本上有重要的幫助，大數(shù)據(jù)具有高速性的特點(diǎn)，這種特點(diǎn)在檔案工作中是極大的優(yōu)勢(shì)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案工作需要消耗大量的人力和物力，這些不但成本高，而且保存期還非常短，造成了大量的浪費(fèi)，但是在大數(shù)據(jù)的時(shí)代，不但不會(huì)有巨大的成本消耗，節(jié)約資源和空間，同時(shí)還能夠在檔案工作中能夠快速、有效的處理信息數(shù)據(jù)，提高工作的效率。

（二）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案保存質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差，一旦保存檔案的地方出現(xiàn)水災(zāi)、火災(zāi)，紙質(zhì)檔案將難于保存，且紙質(zhì)檔案在保存時(shí)問較久后，容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡模糊等。這些缺點(diǎn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下完全可以避免，運(yùn)用大數(shù)據(jù)保存大量的檔案數(shù)據(jù)，只需很少量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間就可以做到。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提高檔案管理工作的有效對(duì)策

大數(shù)據(jù)是當(dāng)前信息時(shí)代的重要特點(diǎn)，如何應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，是當(dāng)前我國檔案工作面臨的主要任務(wù)。為了提高我國檔案工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的工作效率，現(xiàn)提出如下對(duì)策：

（一）大力培養(yǎng)能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的高端人才。人才是一切工作的生命線，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作更是如此。傳統(tǒng)的檔案管理人才在大數(shù)據(jù)方面專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力都比較欠缺，如果只是更新管理設(shè)備和系統(tǒng)，沒有足夠多的人才去運(yùn)用和管理大數(shù)據(jù)下的檔案管理系統(tǒng)，這只會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的低效率。因此，大力培養(yǎng)檔案管理的高端人才相當(dāng)關(guān)鍵。

培養(yǎng)檔案管理的現(xiàn)代化人才，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：一是政府鼓勵(lì)高校開辦跨學(xué)科的復(fù)合型專業(yè)，如信息化和檔案管理的交叉學(xué)科專業(yè)；二是引進(jìn)國外高端檔案管理人才，利用高端人才去指導(dǎo)我國檔案管理人才適應(yīng)新時(shí)期下的檔案工作；三是大力投入資金開展人才培養(yǎng)工作，人才的培養(yǎng)不僅需要時(shí)間，還需要足夠的資金作為保障。

（二）優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，注入新鮮血液。我國檔案管理的人員結(jié)構(gòu)基本上處于“老齡化多、中年人少、年輕人無”的狀況，這是由于長時(shí)問以來我國檔案管理工作人員處于弱勢(shì)，比較少的人才投入到檔案管理工作來，幾乎沒有年輕人去從事檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)人才的要求比任何時(shí)期都要高，沒有人才參與，信息化無從談起，因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下開展檔案管理工作的一個(gè)重要前提就是優(yōu)化檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)，改變現(xiàn)在“老齡化多、中年人少、年輕人無”為“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。

（三）大力加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全性。大數(shù)據(jù)下的檔案管理雖然有很多優(yōu)勢(shì)，能夠明顯提高工作效率，降低工作成本，但是，鑒于檔案的重要性和大數(shù)據(jù)下數(shù)據(jù)丟失的高風(fēng)險(xiǎn)性，加強(qiáng)檔案工作的檔案數(shù)據(jù)安全性顯得尤為重要。信息化時(shí)代大量的數(shù)據(jù)可以通過一個(gè)小小的內(nèi)存卡進(jìn)行保存，有便利的優(yōu)勢(shì)，但存在數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，諸如電腦病毒、內(nèi)存卡損壞等。因此，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作要重視其保存的安全性。檔案工作人員要提高檔案數(shù)據(jù)保存的安全意識(shí)，避免把電腦病毒帶入到保存檔案數(shù)據(jù)的電腦中，政府要出臺(tái)一些檔案管理工作細(xì)則，避免一些操作不當(dāng)引起檔案數(shù)據(jù)丟失。

四、結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案管理工作既有挑戰(zhàn)又有優(yōu)勢(shì)，是檔案發(fā)展的一大機(jī)遇，因此檔案管理工作一定要緊抓機(jī)遇，不斷挑戰(zhàn)，應(yīng)對(duì)困難進(jìn)行自我突破，保證檔案工作能夠在符合社會(huì)發(fā)展的潮流下，進(jìn)行超越的發(fā)展。

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