新建本科院校教務(wù)管理運行機制研究

許經(jīng)偉

摘 要：教務(wù)管理是高校教學(xué)管理工作的核心，是教學(xué)活動順利實施的重要保證。本文在分析新建本科院校教務(wù)管理工作存在的主要問題基礎(chǔ)上，從管理體制、管理理念、規(guī)章制度、管理隊伍、管理手段等方面探討了提高教務(wù)管理工作效率和質(zhì)量所需采取的措施。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理；新建本科院校；機制

中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-4107（2017）07-0062-02

教務(wù)管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的核心，是維護(hù)正常教學(xué)秩序，保障教學(xué)計劃順利實施，提升教育教學(xué)質(zhì)量的重要保證[1]。新建本科院校升格時間短，辦學(xué)條件先天不足，隨著學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大，人才培養(yǎng)模式的變革，教務(wù)管理工作愈加專業(yè)、精細(xì)、復(fù)雜和繁重，如何提高教務(wù)管理的效率和質(zhì)量，成為擺在學(xué)校面前亟須解決的一項課題。

一、教務(wù)管理工作現(xiàn)狀

（一）管理體制有待優(yōu)化

新建本科院校多是由高職高專院校獨立或合并升格而成的，本科辦學(xué)時間短，各項工作雖步入正軌且逐漸完善，但體制上仍存在校院（系）關(guān)系不順，“學(xué)校辦院系”現(xiàn)象突出，學(xué)校教務(wù)管理部門疲于事務(wù)性工作，既要接受校領(lǐng)導(dǎo)的工作指示，充當(dāng)組織者、協(xié)調(diào)者，又要充當(dāng)執(zhí)行者、監(jiān)督者，而院系多有“推一下就走，不推就溜”、“推諉拖延”的現(xiàn)象，積極性和主動性欠缺，從而導(dǎo)致教務(wù)管理工作效率和質(zhì)量低下。

（二）管理理念有待更新

一是傳統(tǒng)的管理思維仍然存在，領(lǐng)導(dǎo)者的意志介入較多，“政出多門”、“朝令夕改”的現(xiàn)象明顯，決策缺乏科學(xué)性。二是部分管理模式、管理理念仍停留在高職高專時期，“各司其職，各自為政”，管理工作缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性。

（三）管理規(guī)章制度尚需完善

經(jīng)過幾年建設(shè)，新建本科院校教務(wù)管理規(guī)章制度基本健全，工作流程也基本規(guī)范，但與辦學(xué)歷史較長的本科院校相比，仍存在較大差距[2]，尤其是在涉及學(xué)校內(nèi)涵發(fā)展和轉(zhuǎn)型發(fā)展的規(guī)章制度上，舊有的制度體系已經(jīng)不合時宜，如學(xué)分制的推行，原來學(xué)年學(xué)分制下的學(xué)籍、選課、轉(zhuǎn)專業(yè)、主輔修、畢業(yè)資格、學(xué)位授予等規(guī)定均需做出相應(yīng)調(diào)整。

（四）管理隊伍建設(shè)亟待加強

一是人事分配制度不盡合理，教務(wù)管理隊伍薄弱，崗位數(shù)與師生數(shù)比例失調(diào)，專職人員缺乏。二是獎懲激勵機制不完善，管理人員崗位獲得感不強，職業(yè)發(fā)展道路不暢，在職稱評聘、職務(wù)職級晉升、崗位交流、績效獎勵、選先評優(yōu)、學(xué)習(xí)進(jìn)修等多方面嚴(yán)重挫傷工作熱情，造成管理隊伍不穩(wěn)定，“孬的干不了，好的不愿干”，雖通過人事代理制、青年教師兼職等權(quán)宜之策補充解決，但人員變動頻繁造成工作延續(xù)性差，管理上易發(fā)生混亂。三是教務(wù)管理人員素質(zhì)有待提高，缺乏一線教學(xué)經(jīng)驗，與所在院系專業(yè)不對口，工作責(zé)任心不強，服務(wù)和創(chuàng)新意識缺乏，辦公、管理軟件應(yīng)用能力弱，管理理念陳舊，管理手段單一等問題普遍存在。

（五）管理信息化建設(shè)滯后

新建本科院校辦學(xué)經(jīng)費普遍緊張，造成教務(wù)管理軟硬件上的投入缺乏，更新頻率較慢，信息化管理普及程度低，信息或數(shù)據(jù)的收集、處理、反饋滯后，準(zhǔn)確性不高。此外，管理軟件歸口分散，如人事管理系統(tǒng)在人事處、收費系統(tǒng)在財務(wù)處、教務(wù)管理系統(tǒng)在教務(wù)處，造成信息集成、共享程度低，管理效率低下。

二、教務(wù)管理工作的運行機制與舉措

（一）優(yōu)化管理體制，理順工作職能

在學(xué)校宏觀層面，做好頂層設(shè)計，推行校院（系）二級管理，既賦予院系更大的自主權(quán)，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的活力，又要明晰權(quán)責(zé)，落實任期目標(biāo)責(zé)任制，加強工作考核，打造“院系辦學(xué)?！钡霓k學(xué)格局；在具體運行層面，教務(wù)處作為校一級的管理部門，應(yīng)注重從戰(zhàn)略層面和宏觀角度進(jìn)行整體把握[3]，做好教學(xué)管理的服務(wù)、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和督查，而不應(yīng)過多涉足具體事務(wù)的運行，做到“有位不越位，參謀不亂謀，攬事不攬功，服從不盲從，搭臺不拆臺”[4]；院系作為運行的切實實踐者，應(yīng)主動對接學(xué)校整體的教學(xué)與人才培養(yǎng)思路，積極接受和開展工作，同時還應(yīng)結(jié)合自身條件和學(xué)科、專業(yè)特點，發(fā)揚首創(chuàng)精神，創(chuàng)造性地、因地制宜地開展教學(xué)和管理工作。

（二）更新管理理念，提升工作決策

突出教學(xué)中心地位，強化管理意識、服務(wù)意識、質(zhì)量意識、時效意識、創(chuàng)新意識、信息意識等的培育[3]，實現(xiàn)管理科學(xué)、服務(wù)優(yōu)良、業(yè)務(wù)精通、工作高效，創(chuàng)設(shè)秩序井然、成效顯著、師生滿意的工作局面；科學(xué)制定工作規(guī)劃和目標(biāo)，注重吸收、采納院系和一線教師的意見，提高政策制定的適切度和目標(biāo)可達(dá)成度；合理擬訂工作計劃，做到年度有重點工作安排，學(xué)期有工作周歷部署，臨時工作有調(diào)度，實現(xiàn)重點工作有聲有色，常規(guī)工作有章有法；加強管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性，制發(fā)“責(zé)任清單”，明確教務(wù)處和院系工作分工，做到權(quán)責(zé)清晰、有的放矢，精簡會議、通知，用定期少量的“教務(wù)工作例會”取代“教務(wù)周會”，集成“教務(wù)通知”取代各科室散亂的通知、文件。

（三）完善規(guī)章制度，優(yōu)化工作流程

遵循科學(xué)、規(guī)范、依法的原則，本著務(wù)實、高效、易操作和以人為本的理念，適時進(jìn)行規(guī)章制度的更新和完善，使教務(wù)管理工作有據(jù)可依、有章可循[5]。同時，為保障規(guī)章制度的落實，要制定、優(yōu)化涵蓋目的意義、制度依據(jù)、工作要求、操作步驟等的工作流程，破除條款的生硬、死板，使規(guī)章制度一目了然，管理人員、廣大師生皆能便捷、能動地參與其中，管理工作不會因崗位人員的變動而發(fā)生脫節(jié)，從而使管理工作有條不紊、高效良性地運轉(zhuǎn)。

（四）加強隊伍建設(shè)，提升工作質(zhì)量

一是組建完備的校院（系）兩級教務(wù)管理隊伍，學(xué)校有教務(wù)處作為直屬管理部門，下設(shè)教學(xué)計劃、學(xué)籍、教學(xué)資源、日常運行、教材、教學(xué)質(zhì)量等相應(yīng)管理科室，院系有教學(xué)科，配備教學(xué)科長、教學(xué)秘書、教務(wù)員，輔以專業(yè)教研室主任，負(fù)責(zé)組織、完成院系的教務(wù)管理。

二是完善人事分配制度，建立基于學(xué)生數(shù)、專業(yè)數(shù)、教師數(shù)設(shè)崗定編的機制，研究制定人員的選聘條件，如教務(wù)處人員應(yīng)有一定的院系管理經(jīng)驗，院系教學(xué)科長應(yīng)優(yōu)先從教研室主任中進(jìn)行選拔等，廣納賢才充實管理隊伍[6]。同時，暢通校院（系）間人員的崗位交流，打造一支能上能下、業(yè)務(wù)熟練、經(jīng)驗豐富的管理隊伍。

三是明確崗位職責(zé)，完善獎懲激勵機制。明確的崗位職責(zé)有助于約束、規(guī)范管理人員的行為，提高管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)按崗位設(shè)定差異化的職責(zé)，教務(wù)處的各科室，院系教學(xué)科、教學(xué)秘書、教務(wù)員、教研室主任等都應(yīng)有各自的崗位職責(zé)。完善的獎懲激勵機制有助于調(diào)動管理人員干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動性，通過“德、能、勤、績”的評價，獎勵業(yè)績優(yōu)異者，處罰工作消極、錯漏時出者，規(guī)避“職業(yè)倦怠”[6]。獎懲措施可體現(xiàn)在物質(zhì)和精神層面，如先進(jìn)個人、先進(jìn)集體等的評選、年度考核等次的評定、校內(nèi)津貼的分配等。此外，應(yīng)著重關(guān)注管理人員的職業(yè)發(fā)展，在職稱評聘、職務(wù)職級晉升、校內(nèi)津貼、崗位交流等方面創(chuàng)設(shè)條件盡量縮小或消除與同等條件的教學(xué)、科研人員的差距，激發(fā)管理人員的責(zé)任感與使命感，提升工作熱情。

四是提升教務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)。教務(wù)管理人員既要懂教育，有一定的教育理論水平和教學(xué)實踐經(jīng)驗，又要懂管理，能夠協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，及時處理、解決各種問題。要鼓勵他們不斷開拓創(chuàng)新，從自身需要提高素質(zhì)能力，又要創(chuàng)設(shè)外部環(huán)境條件加以引導(dǎo)，如：定期組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)教育理論、規(guī)章制度、現(xiàn)代管理手段，交流工作心得；組織校際間的交流學(xué)習(xí)，參加有關(guān)會議；鼓勵參與教研項目的申報和研究，扶植教研成果的產(chǎn)出等。通過這些措施，提高教務(wù)管理人員的任職能力和管理效能，培育一支“精干、高效、嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)、綜合素質(zhì)高”的管理隊伍。

（五）強化信息化建設(shè)，提高工作效率

一是加強網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施配置，擴(kuò)容增量，升級服務(wù)器、增加網(wǎng)絡(luò)寬帶、建設(shè)數(shù)字化校園，拓展服務(wù)范圍。同時，加大網(wǎng)絡(luò)管理和維護(hù)力度，保障信息安全。二是更新或升級過時的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)，新的教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)能滿足學(xué)分制推行及校院（系）二級管理的需要，兼容客戶端和網(wǎng)頁端，界面友好，易操作，且能根據(jù)需要進(jìn)行個性化定制或自主開發(fā)，如掌上教務(wù)、手機app、微信公眾服務(wù)等。三是加強部門間的數(shù)據(jù)交流與共享，如通過外部數(shù)據(jù)接口或統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的方式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的綜合利用。四是拓展信息傳輸渠道，充分利用網(wǎng)站、Email、即時通信軟件如QQ、飛信、微信、釘釘?shù)龋皶r、準(zhǔn)確地傳達(dá)、落實、反饋信息，提高管理效率。五是加大信息化管理的培訓(xùn)力度和師生使用信息的宣傳力度，使教務(wù)管理人員能夠熟練地應(yīng)用各類現(xiàn)代化管理手段，使全校師生能夠便捷地參與信息利用，使信息化手段滲透到教學(xué)活動的全員、全過程中[7]。

三、結(jié)語

教務(wù)管理工作是一項規(guī)范性、目的性、計劃性、科學(xué)性、創(chuàng)造性和實踐性很強的系統(tǒng)工程，完善的管理體制，完備的規(guī)章制度，先進(jìn)的管理理念，高效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，精干、敬業(yè)的高素質(zhì)管理隊伍，現(xiàn)代化的管理手段，是提升教務(wù)管理工作效率的關(guān)鍵，也是新建本科院校教務(wù)管理高效運行的必然選擇。

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[責(zé)任編輯 林召霞]