論學(xué)習(xí)中心檔案建設(shè)與管理在網(wǎng)絡(luò)教育辦學(xué)過程中的重要性

張敏+張洪福+張愛莉+胡畢瓊

[摘 要]規(guī)范學(xué)習(xí)中心辦學(xué)過程中的檔案建設(shè)是筆者所在院校規(guī)范辦學(xué)的新亮點和新舉措。檔案建設(shè)從規(guī)范辦學(xué)、辦學(xué)設(shè)施、支持服務(wù)、考務(wù)管理、教務(wù)管理、學(xué)籍管理6個方面，要求學(xué)習(xí)中心逐條逐項分類整理。通過歸納整理辦學(xué)檔案，有效梳理整個教學(xué)環(huán)節(jié)的各項工作，清晰掌握學(xué)生學(xué)習(xí)情況、考試記錄及學(xué)生畢業(yè)率。通過這些數(shù)據(jù)進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)習(xí)中心對教學(xué)過程管理工作的開展，有效防控辦學(xué)風(fēng)險，提高辦學(xué)質(zhì)量，總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展?；诖?，本文討論學(xué)習(xí)中心檔案建設(shè)與管理在網(wǎng)絡(luò)教育辦學(xué)過程中的重要性。

[關(guān)鍵詞]檔案建設(shè)；管理；網(wǎng)絡(luò)教育；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.101

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

1 學(xué)習(xí)中心辦學(xué)檔案建設(shè)的重要性

網(wǎng)絡(luò)教育自身的辦學(xué)特點，決定了學(xué)習(xí)中心辦學(xué)檔案建設(shè)的必要性。網(wǎng)絡(luò)教育的生源大都是成年人，工學(xué)矛盾突出，時間跨度大，在教務(wù)和學(xué)籍管理上時常會有很大的變動。建立完整的辦學(xué)檔案，有利于掌握學(xué)生的整體學(xué)習(xí)情況。

網(wǎng)絡(luò)教育辦學(xué)檔案建設(shè)可以為網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育工作及時有效地提供各種信息，滿足學(xué)習(xí)中心辦學(xué)的工作需要，學(xué)習(xí)中心可以通過掌握學(xué)生出勤、學(xué)習(xí)、考試、畢業(yè)等情況，調(diào)整工作的重心，更好地為學(xué)生服務(wù)。

2 學(xué)習(xí)中心辦學(xué)檔案建設(shè)的具體措施

2.1 規(guī)范辦學(xué)

網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)習(xí)中心規(guī)范辦學(xué)要從保障措施、辦學(xué)資質(zhì)、收費管理、招生工作四個方面，進(jìn)行總結(jié)歸檔，對各項工作要做到及時梳理，對容易出現(xiàn)的工作環(huán)節(jié)做到及時防控。具體工作如表1所示。

從表1中的內(nèi)容可以看出，規(guī)范辦學(xué)要從源頭做起。需要健全最基本的規(guī)章制度和合作辦學(xué)協(xié)議；合理收費，杜絕虛假中介招生。

2.2 完善辦學(xué)設(shè)施

固定的辦學(xué)場所和網(wǎng)絡(luò)配置是學(xué)習(xí)中心規(guī)范辦學(xué)最基本的保障，這要求學(xué)習(xí)中心要提供詳細(xì)的基本辦學(xué)條件和各種實訓(xùn)場地。具體的辦學(xué)設(shè)施要求如表2所示。

2.3 提高支持服務(wù)水平

衡量學(xué)習(xí)中心的實際辦學(xué)水平，一個很重要的指標(biāo)是看這個學(xué)習(xí)中心對學(xué)生的學(xué)習(xí)支持服務(wù)水平如何。網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生的支持服務(wù)有多種形式，新生入學(xué)時需要給學(xué)生進(jìn)行導(dǎo)學(xué)服務(wù)，講解從入學(xué)到學(xué)習(xí)、考試、畢業(yè)的每一項學(xué)習(xí)的時間節(jié)點及注意事項，組織開學(xué)和畢業(yè)典禮、學(xué)生課外學(xué)習(xí)大講堂、評獎評優(yōu)活動等。其有利于增強(qiáng)學(xué)生的歸屬感，同時調(diào)動學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，再給學(xué)生做好服務(wù)工作的同時，及時督促學(xué)生學(xué)習(xí)并參加考試，充分了解并掌握學(xué)生學(xué)習(xí)的近況。具體工作如表3所示。

做好學(xué)生的學(xué)習(xí)支持服務(wù)工作是考核學(xué)習(xí)中心實際辦學(xué)能力的重要環(huán)節(jié)，從接到的投訴電話中，很多學(xué)生對學(xué)習(xí)中心的服務(wù)不滿意，造成了學(xué)生入學(xué)后和學(xué)習(xí)中心失聯(lián)，學(xué)生錯過各項考試，導(dǎo)致其不能如期畢業(yè)，從而降低了學(xué)習(xí)中心的誠信度。所以，做好對學(xué)生的支持服務(wù)工作，有利于學(xué)習(xí)中心長期健康的發(fā)展。

2.4 完善考務(wù)管理制度

考務(wù)工作是學(xué)習(xí)中心最重要的一項工作。在各項評估指標(biāo)中，考務(wù)工作是否井然有序也成為衡量學(xué)習(xí)中心辦學(xué)是否規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹匾笜?biāo)。具體工作如表4所示。

為避免考試組織不力引發(fā)風(fēng)險隱患問題，防控不良社會影響，考務(wù)各個環(huán)節(jié)的工作必須嚴(yán)肅認(rèn)真的對待，做到考前通知、考中監(jiān)控、考后整理。

2.5 提高教務(wù)管理水平

教學(xué)管理是網(wǎng)絡(luò)教育教學(xué)工作的一個重要環(huán)節(jié)，管理手段的優(yōu)劣直接決定著網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)習(xí)中心教學(xué)質(zhì)量的好壞。提高教育質(zhì)量，既是網(wǎng)絡(luò)教育自身發(fā)展的內(nèi)在要求，也是網(wǎng)絡(luò)教育辦出特色、提高學(xué)生就業(yè)能力的需要。網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)習(xí)中心加大教學(xué)管理力度，推薦優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源共享，使學(xué)生享受更多的優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源，是促進(jìn)人才培養(yǎng)質(zhì)量提高的重要途徑?；诠P者所在院校的現(xiàn)狀，本文從教學(xué)管理和實踐教學(xué)兩方面要求學(xué)習(xí)中心做好歸檔記錄，不斷完善教務(wù)管理的各項工作。具體工作如表5所示。

這些內(nèi)容包含了學(xué)習(xí)中心日常的教務(wù)教學(xué)工作。學(xué)習(xí)中心要做好每一項具體工作的記錄和存檔，不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，使教務(wù)教學(xué)工作更加完善。

2.6 規(guī)范學(xué)籍管理

隨著網(wǎng)絡(luò)教育辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次的不斷提升，網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理工作也成為網(wǎng)絡(luò)教學(xué)管理中的重要組成部分，高校作為辦學(xué)主體，要不斷進(jìn)行完善，使其制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，這也是網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰(zhàn)。本文從學(xué)生信息、學(xué)籍異動、畢業(yè)與學(xué)位三方面進(jìn)行總結(jié)，具體內(nèi)容如表6所示。

學(xué)習(xí)中心的學(xué)籍管理工作和教務(wù)教學(xué)工作一樣，都是直接面向?qū)W生的服務(wù)工作，屬于對學(xué)生學(xué)習(xí)支持服務(wù)工作的內(nèi)容。工作質(zhì)量的好壞，直接決定著學(xué)習(xí)中心辦學(xué)能力和水平的高低，對學(xué)生學(xué)習(xí)支持服務(wù)工作是否到位，決定著學(xué)生對學(xué)習(xí)中心的滿意度和信譽(yù)度。學(xué)籍工作的好壞直接影響學(xué)生是否能如期畢業(yè)，其管理過程貫穿于學(xué)生入學(xué)、日常教學(xué)管理、畢業(yè)環(huán)節(jié)等，是學(xué)校最終“產(chǎn)品”的出口。因此，加強(qiáng)學(xué)籍管理的規(guī)范化，有利于提高學(xué)籍管理工作的效率，以達(dá)到促進(jìn)教學(xué)管理過程質(zhì)量的提高。

3 檔案建設(shè)對學(xué)習(xí)中心規(guī)范辦學(xué)有重大的推動作用

學(xué)習(xí)中心辦學(xué)要從招生、入學(xué)考試、注冊繳費、在線學(xué)習(xí)、考試、畢業(yè)等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。這些辦學(xué)環(huán)節(jié)除了有嚴(yán)格的規(guī)章制度外，還要對每學(xué)期的各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行歸納總結(jié)，這需要有完善的辦學(xué)檔案。學(xué)習(xí)中心按照檔案內(nèi)容要求整理裝訂成冊，這也是學(xué)校對學(xué)習(xí)中心進(jìn)行辦學(xué)考核時的一項重要指標(biāo)。筆者所在院校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)習(xí)中心辦學(xué)檔案的建立一方面有利于改進(jìn)教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平；另一方面對于防控辦學(xué)風(fēng)險，杜絕中介招生，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)教育的嚴(yán)肅性和權(quán)威性具有重要的推動作用。