論高職院校檔案數(shù)字化管理

司莉萍

[摘 要]網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代對(duì)高職院校檔案管理提出了新要求，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理是當(dāng)前高職院校檔案管理工作的重點(diǎn)方向之一，也是高職院校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理內(nèi)容面廣、信息繁雜，且管理意義重大。近些年，隨著高職師生對(duì)信息檢索和獲取的需求不斷提升，傳統(tǒng)檔案管理模式所暴露的弊端愈加明顯，這要求高職院校急需改變傳統(tǒng)檔案管理模式，積極利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理，以進(jìn)一步提升檔案信息搜索、獲取、共享等方面的便捷性，使檔案的作用得到充分發(fā)揮。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案管理；數(shù)字化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.097

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-0-02

數(shù)字檔案是伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及數(shù)字化記錄技術(shù)的產(chǎn)生而形成的新興產(chǎn)物，且在我國(guó)不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)的大背景下，數(shù)字檔案的探索與實(shí)踐愈來愈頻繁，在高職院校中的運(yùn)用和推廣也不斷推進(jìn)。目前，高職院校建設(shè)數(shù)字檔案主要用于保存教職工、學(xué)生的基本信息，以及用于部分歷史信息的記錄，距離全面建設(shè)和實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化目標(biāo)還有不小的距離。為此，有必要從高職院校檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，找到推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)過程中存在的問題，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以進(jìn)一步轉(zhuǎn)變高職院校傳統(tǒng)檔案管理模式，優(yōu)化其檔案管理效率和信息共享效率，為充分發(fā)揮檔案的作用、提升檔案服務(wù)教研工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 高職院校檔案管理現(xiàn)狀

數(shù)字檔案在我國(guó)起步較晚，致使我國(guó)各大高職院校在很長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)都廣泛使用傳統(tǒng)檔案管理模式。然而，傳統(tǒng)檔案管理的封閉性和難共享性，與檔案信息對(duì)高職院校師生教、學(xué)、研究等的重要性不相適應(yīng)，導(dǎo)致高職院校檔案管理工作低效，大多數(shù)都是以一種被動(dòng)的服務(wù)模式，承擔(dān)師生校內(nèi)信息查詢服務(wù)，檔案資源未能得到有效開發(fā)，檔案信息未能得到充分的共享和利用。加上，部分寶貴的紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移，存在較為嚴(yán)重的信息缺失問題，導(dǎo)致一些寶貴的文獻(xiàn)、信息、資料等未能及時(shí)地被挖掘和利用。另外，從實(shí)施檔案管理工作的主體層面上看，高職院校擔(dān)任檔案管理的人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理水平不同，且多數(shù)檔案管理人員未接受過專業(yè)的檔案管理教育或培訓(xùn)，致使其在實(shí)施具體的檔案管理工作中，所采取的方法傳統(tǒng)、刻板，觀念陳舊、不思變通，對(duì)新方法、新技術(shù)的運(yùn)用也同樣處處掣肘。

2 高職院校推行檔案數(shù)字化管理面臨的問題

數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理存在著較為明顯的優(yōu)勢(shì)，其突出表現(xiàn)在信息共享性強(qiáng)、搜索方便、存儲(chǔ)容量巨大、可操作性和可控制性強(qiáng)、易于管理等方面。但由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)備以及外部環(huán)境等的制約，造成數(shù)字化檔案管理工作也同樣不可避免地存在諸多問題。

2.1 數(shù)字化檔案管理制度的缺失威脅檔案信息安全

目前，我國(guó)正處于數(shù)字檔案建設(shè)的初級(jí)階段，數(shù)字化檔案的各項(xiàng)管理制度和相關(guān)法律、法規(guī)保護(hù)政策及措施尚未完善，造成高職院校在建設(shè)數(shù)字檔案的過程中面臨著諸多風(fēng)險(xiǎn)，威脅檔案信息的安全。高職院校在建設(shè)數(shù)字檔案過程中，一旦缺少法律、法規(guī)的保障，很容易給不法分子以可乘之機(jī)，加劇檔案檢索與共享過程中的風(fēng)險(xiǎn)，一旦檔案信息被人為的破壞，相關(guān)取證艱難，且現(xiàn)行法規(guī)及制度未能提供充足依據(jù)，致使高職院校檔案管理面臨巨大損失。

2.2 檔案信息化管理缺乏有效的規(guī)劃和組織

推行數(shù)字化檔案是一項(xiàng)改革創(chuàng)新的復(fù)雜工程，需集全校之力共建，通過組織檔案數(shù)字化管理專人專才，逐層推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)和完善。然而，縱觀當(dāng)前高職院校數(shù)字化檔案建設(shè)現(xiàn)狀，不難發(fā)現(xiàn)，在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，大多數(shù)高職院校對(duì)數(shù)字檔案的關(guān)注度和重視度不高，對(duì)數(shù)字檔案建設(shè)所投入的人力、物力、財(cái)力嚴(yán)重不足，導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)工程難以切實(shí)展開。

2.3 數(shù)字檔案管理人員安全意識(shí)低下

與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，數(shù)字檔案管理面臨著諸多差異和問題，這要求檔案管理主體不僅要熟悉掌握數(shù)字檔案管理流程、技術(shù)、方法等，還要強(qiáng)化數(shù)字檔案的安全保障工作。但由于從事數(shù)字檔案管理工作的人員大多是以前掌管傳統(tǒng)檔案的人員，其文化素質(zhì)、專業(yè)技能以及安全性意識(shí)等方面都未能及時(shí)跟上時(shí)代的要求，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理過程中存在較大的隨意性和麻痹情緒，致使檔案信息安全面臨風(fēng)險(xiǎn)和威脅。

3 高職院校構(gòu)建數(shù)字檔案的對(duì)策

3.1 完善制度與法律法規(guī)建設(shè)

安全問題是高職院校實(shí)施“數(shù)字檔案”所不可避免的話題，針對(duì)目前數(shù)字檔案缺乏制度和法律法規(guī)保障的問題，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)癥下藥，要求相關(guān)部門盡快完善數(shù)字檔案法律法規(guī)的建設(shè)，同時(shí)高職院校內(nèi)部也要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案安全制度的建設(shè)，以此來確保數(shù)字檔案的安全性，使其在制度層面和法制層面都能得到切實(shí)的保障。

3.2 制定檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，給檔案管理工作帶來了更大的難度和挑戰(zhàn)，與此同時(shí)，也給檔案管理工作提供新的機(jī)遇和手段。而對(duì)于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高職院校檔案管理工作而言，伴隨著工作難度和工作量的增加，若未采取切實(shí)可行的辦法加以應(yīng)對(duì)，則很可能使檔案工作人員壓力驟增、應(yīng)對(duì)不暇。為此，應(yīng)采取數(shù)字化管理手段進(jìn)行應(yīng)對(duì)。高職院校首先要提高檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，要將檔案數(shù)字化管理擺在重要位置，加大對(duì)其建設(shè)的投入，加強(qiáng)自主管理軟件的研制，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并嚴(yán)格制定完善的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理、使用、保存能夠有效跟蹤、記錄到位，以此確保檔案的信息安全，提高檔案的服務(wù)能力。其次，運(yùn)用構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將各類紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案，建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，通過紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，降低紙質(zhì)檔案的破損率，提升電子檔案的服務(wù)能力和檔案管理工作的效率。再次，完善檔案管理其他配套設(shè)施和服務(wù)，如，參照?qǐng)D書館的書目管理系統(tǒng)，構(gòu)建類似的檔案管理系統(tǒng)，采取電子目錄的形式服務(wù)于檔案檢索、查閱等，進(jìn)一步提升檔案管理和服務(wù)能力。檔案室內(nèi)設(shè)置溫濕控制系統(tǒng)，防止檔案在溫度過高或者濕度過大的環(huán)境中保存，預(yù)防檔案霉化、變質(zhì)，延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間。嘗試運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理儀器和設(shè)備，在確保高職院校檔案管理工作順利完成的基礎(chǔ)上，探索檔案數(shù)字化管理的新渠道、新手段、新方法。

3.3 提升管理人員的安全意識(shí)和安全技術(shù)水平

遠(yuǎn)程共享是數(shù)字檔案的突出特點(diǎn)，也是檔案提升服務(wù)功能的重要方面。但在檔案遠(yuǎn)程共享中，增加了檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，部分高職院校檔案管理人員的安全意識(shí)淡薄，在一定程度上加劇了這一風(fēng)險(xiǎn)。為此，應(yīng)當(dāng)從源頭出發(fā)，強(qiáng)化與提升檔案管理人員的安全意識(shí)及安全技術(shù)操作水平，確保數(shù)字檔案安全管理工作落到實(shí)處。

4 結(jié) 語

數(shù)字化時(shí)代的高職院校檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)和觀念，摒棄傳統(tǒng)檔案管理的弊端，明確數(shù)字化管理檔案的重要性和地位，并積極采取數(shù)字化、專業(yè)化管理的方法，引進(jìn)專業(yè)化檔案管理人才，確保高職院校檔案管理工作取得突出成效，為高職院校教育能力和競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的提升打下基礎(chǔ)。

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