學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新路徑思考

張小平

[摘 要] 現(xiàn)代學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新，不僅是時代發(fā)展的需要，也是學(xué)校實現(xiàn)長遠可持續(xù)發(fā)展的重要保障。從三個視角分析學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑，旨在提升人事檔案管理的效率，增強人事檔案的利用率，實現(xiàn)學(xué)校的長遠可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案管理；創(chuàng)新；路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 070

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0143- 02

1 學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新的意義

人事檔案是學(xué)校在人事管理活動中所形成的重要文件材料，真實記錄了教職員工的基本情況、學(xué)歷、資歷、工作能力、職業(yè)背景等各項歷史資料，是學(xué)校極其重要的人才信息源。人事檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，為學(xué)校進行人才選拔、人才培養(yǎng)、人才建設(shè)、提升教學(xué)科研水平提供重要參考，是實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部管理可持續(xù)發(fā)展的載體及重要依據(jù)。

學(xué)校人事檔案管理具體包括對學(xué)校人事檔案材料的收集、鑒定、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，其工作對象不僅針對紙質(zhì)檔案及電子檔案等材料，而且針對學(xué)校教職工，工作屬性既要主動性，也有被動性，工作要求既要遵循有關(guān)規(guī)定及流程，也要與時俱進，引入現(xiàn)代化管理方式。當前社會經(jīng)濟快速發(fā)展，時代對學(xué)校人事檔案管理提出了新的要求，而現(xiàn)代社會的信息化也使學(xué)校人事檔案管理呈現(xiàn)出新的情況及新的問題。

當前學(xué)校人事檔案管理中“人檔分離”、管理機制僵化、制度不健全，規(guī)范化程度不高、檔案材料收集內(nèi)容參差不齊，材料歸檔不完善不齊全、內(nèi)容形式化較重，顯得空洞無物，歸檔標準不統(tǒng)一、檔案管理方法手段落后、信息化程度不高、工作效率低下等現(xiàn)象比比皆是，沒能充分反映教師的教育教學(xué)水平及其科研成果，不僅極大地影響了人事檔案的質(zhì)量，使其參考價值大打折扣，大大降低了學(xué)校人事檔案的利用率，而且不利于學(xué)校的人才資源開發(fā)、人才的選拔任用及人才培養(yǎng)質(zhì)量，制約著學(xué)校的長遠發(fā)展?，F(xiàn)代學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新，不僅是時代發(fā)展的需要，也是學(xué)校實現(xiàn)長遠可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

2 學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

2.1 完善學(xué)校人事檔案管理制度

現(xiàn)代社會中，學(xué)校人事檔案管理呈現(xiàn)出新的變化，因此需要不斷完善學(xué)校人事檔案管理制度，才能適應(yīng)新時代的新要求。

各學(xué)?？筛鶕?jù)《檔案法》、《企業(yè)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)中的相關(guān)規(guī)定，充分借鑒同行業(yè)其他單位成功的人事檔案管理經(jīng)驗，同時結(jié)合學(xué)校人事管理的實際情況，構(gòu)建起完整、科學(xué)且行之有效的學(xué)校人事檔案管理制度，對原有的管理制度進行必要的補充及創(chuàng)新。

一是完善人事檔案材料收集和歸檔制度，做到兼顧全面的基礎(chǔ)上，把握重點，對不同崗位人員的檔案進行分門別類地管理，對不同級別管理人員的檔案進行分層次管理，與此同時，對流動性強的人員進行靈活管理，保證學(xué)校人事檔案管理工作在依法開展的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)有側(cè)重、有層次、靈活性地開展，使學(xué)校人事檔案材料能真實且全面地反映職工的情況，為人才選用提供有效依據(jù)。

二是完善學(xué)校人事檔案審核制度，嚴格要求管理人員仔細鑒別轉(zhuǎn)入的檔案材料，把好材料入口關(guān)，對于手續(xù)不齊的，應(yīng)予以補齊，對于信息不準、不規(guī)范、有缺漏、涂改的，應(yīng)予以分類登記并按要求重辦、補辦，直至審核合格后再整理歸檔。

三是完善學(xué)校人事檔案整理制度，對學(xué)校人事檔案的鑒別、分類及審核進行詳細規(guī)定，確保整理出來的人事檔案材料信息正確、手續(xù)完備、目錄明晰。

四是完善學(xué)校人事檔案借閱制度，需要查閱利用人事檔案的人員應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在查閱時提供相關(guān)證明，與此同時，還應(yīng)不斷研究檔案服務(wù)的服務(wù)新方法，以提升人事檔案管理的效率，增強人事檔案的利用率。

合理、科學(xué)、靈活的人事檔案管理機制不但為人事檔案管理工作提供切實有效的依據(jù)及參考，而且也是實現(xiàn)人事檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

2.2 加強學(xué)校人事檔案管理內(nèi)容建設(shè)

學(xué)校人事檔案為學(xué)校選人用人提供真實可靠的參考資料及信息，是難能可貴的戰(zhàn)略資源，為加速學(xué)校的人力資源開發(fā)、人才競爭及全面發(fā)展提供了資源儲備。

當前社會對人才的使用更關(guān)注的是其顯示表現(xiàn)，而以往的“重歷史結(jié)論，輕現(xiàn)實表現(xiàn)”的人事檔案管理思想已然不適用，因此應(yīng)不斷創(chuàng)新人事檔案管理，加強人事檔案管理內(nèi)容建設(shè)。學(xué)校人事檔案管理的內(nèi)容不應(yīng)局限于收集教職員工的歷史材料，應(yīng)當在此基礎(chǔ)上不斷完善拓展檔案資料的范圍和內(nèi)容，不僅要注重收集教職工學(xué)歷、職稱、思想、工作表現(xiàn)等傳統(tǒng)內(nèi)容，而且還需動態(tài)性地收集教職工的工作業(yè)績、教學(xué)科研成果等方面的內(nèi)容，不僅要全面仔細地收集可以反映職工現(xiàn)實業(yè)績及近期表現(xiàn)的各項材料，包括教職員工的專業(yè)技術(shù)水準、個人職業(yè)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、發(fā)展?jié)撃?、工作態(tài)度、思想道德狀況等，同時也應(yīng)如實地收集并記載教職員工的缺點，諸如在工作中出現(xiàn)的失誤及違法亂紀現(xiàn)象等問題。

在檔案材料收集的過程中，需要嚴格查閱各項材料的收集歸檔是否齊全，對于普通性材料進行集中收集，對于階段性材料則通過統(tǒng)一布置、統(tǒng)一收集的方法進行收集，對于特殊材料，則采取由相關(guān)部門提供及本人查找有效結(jié)合的辦法予以收集，確保檔案材料不漏一份，以真實記錄職工的勤、能、績、德等全部經(jīng)歷，通過全面客觀的人事檔案管理內(nèi)容反映人才的全貌及職工的實際情況，為學(xué)校進行人才選用、人才培養(yǎng)、人才管理提供科學(xué)全面的參考，也能有效地促進了優(yōu)秀人才的自由流動。

2.3 運用現(xiàn)代化學(xué)校人事檔案管理方式

運用現(xiàn)代化人事檔案管理方式是實現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新、提高檔案使用價值的重要舉措。

各單位可以根據(jù)自身實際情況及行業(yè)特點，借鑒行業(yè)相關(guān)單位的成功案例，充分整合并利用優(yōu)勢資源，積極引入并開發(fā)符合學(xué)校人事檔案管理工作點的現(xiàn)代化信息技術(shù)，并構(gòu)建與之相符的信息化管理平臺，開發(fā)并利用人事檔案信息資源，進行人才結(jié)構(gòu)、素質(zhì)上的準確定位、分析、加工、整理，從而為人才管理及培養(yǎng)提供科學(xué)的依據(jù)。

利用信息化管理平臺進行相關(guān)的電子檔案資料收集管理工作，建立人事檔案信息資源庫，將教職工的基本情況、職務(wù)職稱情況、教學(xué)表現(xiàn)情況、學(xué)校培訓(xùn)情況以及其他情況上傳至信息資源庫中，切實將學(xué)校人事檔案中的現(xiàn)實記錄轉(zhuǎn)化為活的信息，實現(xiàn)教職工的個人檔案信息內(nèi)容及類別標準化、規(guī)范化、動態(tài)化，有效施行動態(tài)管理，有利于實現(xiàn)人才信息資源的有效共性，便于計算機統(tǒng)計并定量分析學(xué)校人才隊伍，為領(lǐng)導(dǎo)決策提高有力依據(jù)，為學(xué)校人事部門提供可靠人才信息，從而提高檔案數(shù)據(jù)的利用率。與此同時，通過平臺開設(shè)檔案信息內(nèi)容展示及查詢服務(wù)，使檔案信息得以實現(xiàn)收、管、用的有機結(jié)合。

升級檔案信息集成管理模式，將學(xué)校人事檔案信息資源整合、重組，優(yōu)化人事檔案信息的服務(wù)結(jié)構(gòu)，利用人事檔案信息系統(tǒng)對教職員工的信息、薪酬、保險等各項檔案資料進行統(tǒng)計、錄入、分析、提取、查詢等各項工作，并根據(jù)內(nèi)容及要求形成相應(yīng)的表格，為滿足檔案管理及使用者的需要，不斷升級并完善人事檔案管理信息系統(tǒng)，提升學(xué)校人事檔案信息資源開發(fā)利用的深度和廣度，以更為多樣化的人事檔案系統(tǒng)功能，更具個性化的檔案服務(wù)全面提升人事檔案管理的水平，為學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新提供路徑。

3 結(jié) 語

科學(xué)合理且真實完整的學(xué)校人事檔案，能全面、準確地反映學(xué)校教職工的教學(xué)能力、品德素質(zhì)、業(yè)績等，是學(xué)校開展人才資源開發(fā)、人才的選拔任用、人才培養(yǎng)及各項工作的有用依據(jù)?，F(xiàn)代學(xué)校人事檔案管理應(yīng)積極探索，大膽創(chuàng)新，通過完善學(xué)校人事檔案管理制度，加強學(xué)校人事檔案管理內(nèi)容建設(shè)，運用現(xiàn)代化學(xué)校人事檔案管理方式等，將人事檔案管理推上新的臺階。

主要參考文獻

[1]王翀.檔案管理理論研究——評《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（第三版）》[J]. 中國教育學(xué)刊，2015（1）.

[2]郭娜娜.人事檔案管理研究[J]. 科技展望，2016，26（14）.