信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新路徑

宋艷

[摘 要] 隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)已滲透到社會(huì)發(fā)展的不同領(lǐng)域里，也對(duì)人們的生活造成了巨大改變，以往的檔案管理的方式方法，以及思想觀(guān)念已不再適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理工作的需要。檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能順應(yīng)時(shí)代的要求，充分發(fā)揮出其本身應(yīng)有的作用。本文探討信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新路徑。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；創(chuàng)新；信息時(shí)代

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 062

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）11- 0126- 03

0 前 言

檔案是單位工作的第一手參考材料，真實(shí)記錄了工作及歷史的情況，為單位的各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供備查的依據(jù)，是管理工作的重要內(nèi)容。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)得以普及應(yīng)用，極大地改變了知識(shí)信息的傳播與交流方式，社會(huì)已然進(jìn)入了信息化時(shí)代，信息化時(shí)代中，人們的生活發(fā)生了巨大改變，人們獲取信息與知識(shí)的途徑也得以不斷拓展，檔案管理工作也不能免俗，在很大程度上受到信息時(shí)代的沖擊，面臨著較大的挑戰(zhàn)，只有與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，才能順應(yīng)時(shí)代的要求，充分發(fā)揮出其本身應(yīng)有的作用。隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)成為檔案管理事業(yè)發(fā)展的一個(gè)必然方向，因此對(duì)案管理信息化建設(shè)的價(jià)值意義進(jìn)行首要的分析是關(guān)鍵，只有在一定程度上提高人們對(duì)檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)，提高人們的關(guān)注度，才可以讓人們不斷去認(rèn)識(shí)檔案管理存在的問(wèn)題，以糾正其存在的不足。本文將對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)一步分析，并深入研究當(dāng)前我國(guó)實(shí)行檔案管理的信息化建設(shè)的創(chuàng)新途徑，以從根本上提高對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理。

1 信息化時(shí)代下檔案管理的價(jià)值

檔案管理的信息化建設(shè)主要指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，讓檔案的生成速度得到非常顯著地提高，在不同類(lèi)檔案中實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的檔案、資料實(shí)現(xiàn)分類(lèi)管理，讓使用者可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案查詢(xún)或者更好的對(duì)檔案使用，以此全面發(fā)揮好檔案作用的目的。在企事業(yè)單位中，實(shí)現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)信息化，也是實(shí)現(xiàn)檔案高效管理的必然發(fā)趨勢(shì)，讓其檔案的管理工作內(nèi)容信息量變得更大、事實(shí)性增強(qiáng)，以及提高了更新的速度等優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)。但是在企事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程下，最關(guān)鍵性工作就是要保證檔案內(nèi)容的完整性和安全性，以便于相關(guān)部門(mén)可以快速便捷地使用與查詢(xún)檔案。這樣的管理方式比以往的檔案管理有了一個(gè)質(zhì)的飛躍?？梢哉f(shuō)以后的檔案管理將會(huì)是更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與科學(xué)化。

信息化時(shí)代下檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)，一方面通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)信息的二次加工，可以有效的縮短檔案的加工時(shí)間，以此提高信息的有效性。尤其是對(duì)原始檔案資料的保護(hù)更加有利，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)對(duì)文檔進(jìn)行掃描，以電子文檔的形式做好保存工作，方便工作人員以極快的時(shí)間進(jìn)行調(diào)閱使用。這與以往傳統(tǒng)檔案管理模式相比，杜絕了過(guò)去檔案原件過(guò)多被借閱而可能出現(xiàn)的損壞或丟失的情況發(fā)生，從而更好的保護(hù)原始檔案資料。尤其近年來(lái)，計(jì)算機(jī)的發(fā)展，各種計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)出來(lái)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的著錄、分類(lèi)整理與調(diào)整，從勞動(dòng)強(qiáng)度與難度方面都大大減少檔案管理人員的工作，還提高了對(duì)檔案管理工作的效率，大大改善了檔案的歸檔方式。另一方面檔案管理的信息化建設(shè)是一次性投入資金就可以完成的，而達(dá)到的目的就是無(wú)數(shù)次的獲得結(jié)果。采取信息加工的方式，可以補(bǔ)檔案管理過(guò)程中存在的資金缺乏的問(wèn)題。同時(shí)進(jìn)行信息化的建設(shè)能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式下表現(xiàn)出的一些不足，尤其是利用計(jì)算機(jī)軟件可以把檔案信息更加快速及時(shí)的錄入、檢索和提取，最顯著的改變就是省去了大量存儲(chǔ)空間、以及縮短了對(duì)檔案檢索查閱時(shí)間等，讓檔案資料的利用率與檔案原件的安全性得到了很大的提高。此外，建立檔案的信息化的優(yōu)勢(shì)就是利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)，把信息成果及時(shí)在相關(guān)網(wǎng)站中公布，讓人們可以隨時(shí)關(guān)注一些新情況，新變化。

2 信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀

首先，在長(zhǎng)期思想理念的影響下，檔案管理的管理理念仍比較落后，仍存在重保管、輕利用的思想，檔案管理還是以保管為目的、以案卷不丟失為思想意識(shí)，比較安于現(xiàn)狀的思想意識(shí)較深，檔案管理工作停留在“等、靠、要”，閉架借閱的層次上，開(kāi)放意識(shí)淡薄，創(chuàng)新意識(shí)不足，思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代的步伐。

其次，檔案管理機(jī)制較為陳舊。大多數(shù)單位的檔案管理工作的內(nèi)容較為單一，檔案管理內(nèi)部的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制及激勵(lì)機(jī)制不盡合理，工作人員的工資福利待遇不高，其工資分配與實(shí)際工作量、工作能力、工作方法、管理人員的素質(zhì)不對(duì)稱(chēng)，也沒(méi)有建立起行之有效富有針對(duì)性的考核制度，致使檔案管理人員缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)及市場(chǎng)服務(wù)意識(shí)，對(duì)自身的工作價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，工作積極性不高，責(zé)任感不強(qiáng)，工作中表現(xiàn)散漫，敷衍了事，缺乏創(chuàng)造性，管理工作低效被動(dòng)。

再次，檔案的利用率不高。檔案管理工作在單位各項(xiàng)工作中起著重要的輔助作用，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理有效利用，提升其利用率，才能充分發(fā)揮檔案的作用，為單位帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益。而當(dāng)前大多數(shù)單位由于對(duì)檔案工作重視不足，意識(shí)不高，導(dǎo)致檔案工作的主動(dòng)性、針對(duì)性和時(shí)效性不強(qiáng)，甚至?xí)r有發(fā)生檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、歸檔移交不及時(shí)等狀況，檔案利用率不高。

3 信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新路徑

檔案事業(yè)的發(fā)展出路關(guān)鍵在于創(chuàng)新，創(chuàng)新是一個(gè)民族發(fā)展的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，也是推動(dòng)檔案工作發(fā)展的原動(dòng)力。在當(dāng)今信息化社會(huì)環(huán)境下，社會(huì)衍生的信息和社會(huì)對(duì)信息的需求呈幾何數(shù)量的增加，這對(duì)要利用檔案信息為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)的檔案工作提出了一個(gè)非常殘酷的考驗(yàn)，只有全面發(fā)揮好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理與傳輸信息速度快、自動(dòng)化程度高、可控性強(qiáng)、信息共享面廣等優(yōu)勢(shì)，才可以全面的滿(mǎn)足社會(huì)需要。尤其是隨著各種高科技出現(xiàn)的層出不窮，如內(nèi)存盤(pán)，光盤(pán)、芯片等新型記錄載體、介質(zhì)的出現(xiàn)，讓檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)變得更加的多樣化，這樣以前以紙張為檔案載體“一統(tǒng)天下”的局面被弱化了。而電子文檔的出現(xiàn)，也改變了對(duì)文件的存檔，歸檔，提取方式，也意味著檔案的管理和利用，以及服務(wù)的理念、機(jī)制、手段和模式等要跟著當(dāng)前最前沿的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及時(shí)創(chuàng)新。

3.1 管理理念的創(chuàng)新

在全球化與信息化時(shí)代下，知識(shí)以爆炸性的形式增長(zhǎng)，人們對(duì)檔案資料及信息的需求越來(lái)越高，要求檔案信息的種類(lèi)更為豐富，提升獲取檔案的速度更快等，檔案管理只有不斷創(chuàng)新管理理念，才能順應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需要。

首先，要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)組織學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案文件，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作這項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作的重要意義，并根據(jù)單位實(shí)際，制定出切實(shí)可行的檔案制度，從上到下加強(qiáng)落實(shí)，保證檔案形成的各項(xiàng)環(huán)節(jié)都能順利開(kāi)展。

其次，改變以往“等、靠、要”、安于現(xiàn)狀的思想意識(shí)，以服務(wù)的理念來(lái)指導(dǎo)工作，改變以往等待用戶(hù)上門(mén)查詢(xún)的狀況，以主動(dòng)、公開(kāi)、直接、超前的服務(wù)工作主動(dòng)地貼近用戶(hù)，關(guān)注用戶(hù)的需求，轉(zhuǎn)變重保管輕利用的落后觀(guān)念，以滿(mǎn)足用戶(hù)的需求作為檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)，圍繞用戶(hù)需求進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用、編研等工作的創(chuàng)新和重構(gòu)。

再次，信息時(shí)代下，檔案管理工作人員應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，不斷擴(kuò)展檔案工作服務(wù)的視野，提升服務(wù)創(chuàng)新的能力，更新服務(wù)方式，豐富服務(wù)的手段，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用服務(wù)功能。

3.2 管理機(jī)制的創(chuàng)新

信息時(shí)代下，檔案管理應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，不斷創(chuàng)新管理體制，以充分發(fā)揮檔案的利用率，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)于社會(huì)、單位業(yè)務(wù)的功能。

首先要?jiǎng)?chuàng)新人才機(jī)制。人才是檔案管理工作創(chuàng)新的核心資源，是檔案管理工作的行為主體，信息時(shí)代對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍提出了更高的要求，而檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)也對(duì)檔案工作的創(chuàng)新起著關(guān)鍵的作用。人才機(jī)制的創(chuàng)新需要檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案工作實(shí)踐的發(fā)展，不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)教育，完善人才培養(yǎng)機(jī)制，提升人才培養(yǎng)的實(shí)踐性及前瞻性。與此同時(shí)，在部門(mén)內(nèi)部營(yíng)造人盡其才的創(chuàng)新氛圍，不以資歷論成敗，重視人才的潛力，促進(jìn)人才的發(fā)展。

其次，要?jiǎng)?chuàng)新競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入到檔案管理部門(mén)當(dāng)中，為部門(mén)的用人管理注入生機(jī)，在檔案管理的各項(xiàng)關(guān)節(jié)中開(kāi)展效率競(jìng)爭(zhēng)、時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)，以充滿(mǎn)生機(jī)與活力的競(jìng)爭(zhēng)協(xié)調(diào)氛圍，充分調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理工作的效率，促使檔案管理人員不斷進(jìn)取，努力提升自身的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)及各項(xiàng)素質(zhì)，以順應(yīng)信息時(shí)代的需要。

再次，創(chuàng)新懲獎(jiǎng)機(jī)制。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理與考核，考察檔案管理人員在工作中的各項(xiàng)表現(xiàn)，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著且具有創(chuàng)造性的工作人員以積極正向的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于那些工作態(tài)度、責(zé)任感一般的人員以適當(dāng)?shù)亩酱?，?gòu)建檔案部門(mén)內(nèi)部良好的工作氛圍，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展，全面提升檔案管理的水平。

3.3 管理手段的創(chuàng)新

信息時(shí)代下，檔案管理應(yīng)不斷創(chuàng)新管理的手段，從而提升檔案管理的工作效率、管理水平及服務(wù)質(zhì)量。

首先，充分借鑒并利用現(xiàn)當(dāng)代管理學(xué)中科學(xué)的理論及方法，形成切實(shí)可行的檔案科學(xué)管理理論，并在實(shí)踐的過(guò)程中加強(qiáng)總結(jié)，發(fā)展，形成科學(xué)合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。

其次，充分利用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)手段、設(shè)備、技術(shù)成果、管理工具，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水準(zhǔn)，為檔案管理工作注入先進(jìn)的技術(shù)力量。例如充分單位內(nèi)部網(wǎng)站制作檔案管理網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，或是利用現(xiàn)代技術(shù)歸檔電子文件，在網(wǎng)頁(yè)上提供有限制性或非保密電子文件查詢(xún)、利用服務(wù)，匯編相關(guān)檔案管理專(zhuān)題，開(kāi)展供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)、在線(xiàn)咨詢(xún)、信息交流等多種服務(wù)方式，提升檔案的利用率。充分利用現(xiàn)代化及多樣化的服務(wù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作及服務(wù)的全面性，促進(jìn)檔案管理走向更高的層次、水平，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的自我價(jià)值，增加檔案部門(mén)的信息容納量，有效提升檔案管理工作的效率。

4 結(jié) 語(yǔ)

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)與社會(huì)快速發(fā)展的一大趨勢(shì)，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，也是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。也可以說(shuō)檔案信息化建設(shè)是新世紀(jì)檔案工作賦于的嶄新內(nèi)容，為檔案工作帶來(lái)了一個(gè)新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。面對(duì)落后的檔案管理理念，重保管、輕利用的思想，仍然停留在“等、靠、要”，閉架借閱的層次上，開(kāi)放意識(shí)淡薄，創(chuàng)新意識(shí)不足，思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代的步伐，這些都會(huì)阻礙檔案管理的健康發(fā)展，因此需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值與意義進(jìn)行分析，同時(shí)對(duì)于存在的問(wèn)題進(jìn)行討論，并研究探討當(dāng)前我國(guó)實(shí)行檔案管理的信息化建設(shè)的創(chuàng)新途徑，從根本上提高信息時(shí)代檔案管理工作的效率與效困。

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