規(guī)范單位財務(wù)檔案管理?提高財務(wù)管理水平

于海燕

[摘 要]財務(wù)檔案在事業(yè)單位中主要是對內(nèi)部會計財務(wù)工作的史料及數(shù)據(jù)證明進行記錄，其能夠充分反映出事業(yè)單位內(nèi)財務(wù)信息情況及單位發(fā)展狀況等。在當今經(jīng)濟迅速發(fā)展的背景下，促使企業(yè)事業(yè)單位提升財務(wù)管理水平，這對實現(xiàn)內(nèi)部財務(wù)檔案管理工作規(guī)范化具有重要意義。然而，多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)的財務(wù)檔案管理工作均存在一些問題，這些問題的存在直接影響了財務(wù)檔案管理工作的整體效果及質(zhì)量。為此，本文以企業(yè)事業(yè)單位中的財務(wù)管理工作為主要切入點，分析財務(wù)檔案管理工作的主要內(nèi)容及存在的問題，并提出提升財務(wù)管理水平的有效策略。

[關(guān)鍵詞]企事業(yè)單位；財務(wù)檔案；財務(wù)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007

[中圖分類號]G271；F810.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-00-02

1 財務(wù)檔案管理的作用及主要內(nèi)容

1.1 財務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容

財務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾方面：①作為單位資金流動的憑證，如會計憑證及記賬憑證等；②可作為單位內(nèi)財務(wù)總結(jié)報告，如按時間劃分的會計報表、季度報告及年度報告等；③包含事業(yè)單位的詳細會計賬目，如內(nèi)部的資金流向、相應(yīng)固定資產(chǎn)的記錄等；④包含企事業(yè)單位在銀行方面的存款對賬、相應(yīng)會計檔案的清單及保管項目等；⑤包含企事業(yè)單位的檔案電算化，如U盤及移動硬盤等；⑥包含企事業(yè)單位內(nèi)數(shù)據(jù)庫的存檔備份；⑦包含企事業(yè)單位內(nèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫記錄狀況；⑧包含企事業(yè)單位內(nèi)財務(wù)設(shè)備的軟硬件設(shè)施，如管理系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫等；⑨包含經(jīng)審的會計材料及單位內(nèi)財務(wù)記錄的材料及數(shù)據(jù)等。

1.2 財務(wù)檔案管理的作用

財務(wù)檔案管理的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，財務(wù)檔案管理的實施，能切實加強企業(yè)單位對內(nèi)部經(jīng)濟狀況的掌控。第二，財務(wù)檔案中包含了企事業(yè)單位和其他企業(yè)經(jīng)濟互通的賬目，加強企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理，能為合作雙方提供完整的報表及數(shù)據(jù)，從而有效解決企業(yè)間因資料不完善而引發(fā)的糾紛。第三，加強財務(wù)檔案管理，可保證企事業(yè)單位的總賬、會計報表等具備較高的科學性及準確度，從而促使企事業(yè)單位在開展各項經(jīng)濟活動時，產(chǎn)生具體的資金投入分配比值，規(guī)范企事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展。第四，企事業(yè)單位的財務(wù)檔案是其發(fā)展歷程及經(jīng)濟情況的直接反映，政府能根據(jù)財務(wù)檔案充分了解企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，并制定出符合單位發(fā)展的政策，使市場運營更加規(guī)范。第五，財務(wù)檔案較為詳細地記錄了經(jīng)濟活動與業(yè)務(wù)往來，直接給企事業(yè)單位提供了良好的經(jīng)驗指導，使企業(yè)有效面對持續(xù)變化的市場。

2 企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理常見的問題

2.1 財務(wù)檔案管理人員能力偏低

一般情況下，企事業(yè)單位內(nèi)的財務(wù)檔案管理大都由會計人員兼任，而此類人員普遍對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認識，更多的是對財務(wù)檔案進行基本的整理，未對不同類型的檔案進行分類整理，直接導致企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作難以形成有序化管理。在該情況下，員工在查閱相關(guān)檔案時，通常需要耗費較長時間，直接降低了檔案的利用率。此外，各企事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理人員的安排上也存在一定的問題，并沒有直接形成規(guī)范化崗位制，檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)及知識結(jié)構(gòu)不合理，導致管理效果不佳。

2.2 財務(wù)檔案管理機構(gòu)設(shè)置不完善

單位財務(wù)檔案管理機構(gòu)的設(shè)立，是內(nèi)部財務(wù)檔案管理工作開展的重要保障，同時也是相關(guān)法律規(guī)章制度的要求。然而，當前多數(shù)單位內(nèi)財務(wù)檔案管理機構(gòu)設(shè)置不完善，部分單位甚至并未設(shè)置此類機構(gòu)，內(nèi)部的檔案工作交由其他人員兼職，人員職責及架構(gòu)方面不夠科學合理，表現(xiàn)出過度分散的現(xiàn)象。如，單位內(nèi)的會計檔案交由會計人員專門負責，而對檔案的歸檔則交由辦公室人員負責，檔案的咨詢、查詢服務(wù)卻由資料形成人員專門負責。這種工作分配的形式較為分散，會極大地影響企事業(yè)單位內(nèi)財務(wù)檔案管理的質(zhì)量及效果。

2.3 財務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性不足

在現(xiàn)實的財務(wù)檔案管理中，缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的管理標準，對企事業(yè)單位工作的順利開展造成了巨大影響。此外，多數(shù)企事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理內(nèi)容方面也不夠規(guī)范，其檔案室的設(shè)施設(shè)置也不完善，國家《檔案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落實。

2.4 單位對財務(wù)檔案管理工作不夠重視

當前，多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位領(lǐng)導干部、基層員工都對內(nèi)部財務(wù)檔案管理工作不重視。多數(shù)人員認為，財務(wù)信息本身屬于保密的資源，應(yīng)當嚴加保管，將一些賬務(wù)信息進行票據(jù)封存，不必專門建立檔案等。此外，一些單位內(nèi)的財務(wù)管理更多地停留在傳統(tǒng)管理層面，針對財務(wù)信息的管理，沒有切實做好分類建檔、記錄等；也有一些單位雖然建立了檔案分類，但分類非常模糊，導致整個工作混亂不堪。

3 解決企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理問題的規(guī)范策略

3.1 大力提升財務(wù)檔案管理工作團隊能力

企事業(yè)單位必須定期或不定期地開展相應(yīng)培訓工作，大力提升財務(wù)檔案管理工作團隊的綜合能力，并輔以監(jiān)管。在實際工作培訓中，企事業(yè)單位必須對能力強的人員實施獎勵，以切實激發(fā)出核心團隊的學習能力；而對能力較差的人員，企事業(yè)單位要加強對其的鼓勵，激發(fā)其學習的信心。通過這種監(jiān)督管理，減少疏忽，切實提升檔案管理工作的合理性、科學性，從而實現(xiàn)檔案價值的全面提升。

3.2 完善財務(wù)檔案管理機構(gòu)設(shè)置

在具備充足、穩(wěn)定的財務(wù)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，設(shè)置科學、合理的財務(wù)檔案管理機構(gòu)。通過該機構(gòu)大力推行目標管理責任制度，并直接將財務(wù)檔案管理工作納入部門內(nèi)部人員的年度工作目標計劃上，將財務(wù)檔案管理質(zhì)量作為年度評比的必要條件，通過這種形式，有效激發(fā)財務(wù)檔案管理人員對檔案管理工作的積極性。同時，還應(yīng)協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部人員的工作，促使財務(wù)檔案管理工作更加流暢、準確。這樣才能有效提升財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量、水平。

3.3 強化信息化管理力度

近年來，科技技術(shù)發(fā)展迅速，要求企事業(yè)單位也必須不斷強化財務(wù)檔案管理中新技術(shù)的運用。這就可以通過完善會計電算化系統(tǒng)來實現(xiàn)，據(jù)此有效強化財務(wù)管理工作的數(shù)據(jù)庫構(gòu)建，并定期維護好系統(tǒng)的更新升級，保持技術(shù)的持續(xù)更新，以學科技術(shù)為主要依托，切實提升財務(wù)管理工作的效率水平。而對于移動硬盤等技術(shù)類數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，則要求企事業(yè)單位必須強化相應(yīng)的技術(shù)管理。此外，強化對單位內(nèi)庫房建設(shè)，也是保障財務(wù)檔案管理的關(guān)鍵所在，因此企事業(yè)單位要充分考慮財務(wù)檔案存檔時所必須的基本條件，據(jù)此來建設(shè)能夠支撐多種不同類型檔案存儲的庫房。

3.4 提升事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理工作的重視度

首先，企事業(yè)單位要定期組織單位內(nèi)領(lǐng)導對財務(wù)檔案的價值進行探討，在實際探討過程中，明確檔案本身的利用及再利用方向，促使領(lǐng)導深刻認識到財務(wù)檔案對事業(yè)單位發(fā)展的重要促進作用。其次，可以根據(jù)企事業(yè)單位的具體情況，構(gòu)建和完善相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，充分結(jié)合單位規(guī)模及經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀，配備專職人員負責管理，并健全財務(wù)檔案管理方面的規(guī)章制度，將財務(wù)檔案管理直接納入整個單位的整體發(fā)展中，保證權(quán)責分明，實現(xiàn)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

4 結(jié) 語

在當今知識經(jīng)濟的時代，各個企事業(yè)單位要想獲得更好的發(fā)展，就必須推動自身業(yè)務(wù)不斷進步，充分挖掘出資源利用最大化的方法。只有這樣，才能切實有效地控制成本，提升其經(jīng)濟效益和價值。財務(wù)檔案管理工作的完善，對財務(wù)管理水平的提升而言，意義重大。

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