對電子檔案紙質(zhì)檔案長期并存的分析

尹成芳

【摘要】我國的經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平不斷提升。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)展，其與社會各領(lǐng)域的融合更加緊密。以檔案載體為例，在信息技術(shù)的支持之下，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，形成了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面。本文將具體探討電子檔案與紙質(zhì)檔案的長期并存問題，希望能為相關(guān)人士提供一些參考。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；紙質(zhì)檔案；長期并存

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國對檔案信息的記錄要求更高。各行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體都有檔案，檔案是單位進(jìn)行決策的重要參考資料，在電子檔案出現(xiàn)之前，各行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體都應(yīng)用紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案對人力物力資源的需求量較大，一定程度上增加了用人單位的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的不足，形成了兩種檔案并存的局面。

一、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的優(yōu)勢

（一）滿足社會的閱覽需求。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，可以滿足社會的預(yù)覽需求。我國各行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體都有專用的檔案，在進(jìn)行檔案管理時，需要對檔案進(jìn)行收集、分類和具體分析。隨著現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷拓展，電子檔案出現(xiàn)，可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字模式轉(zhuǎn)換。各行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體對檔案類型有不同的傾向性，有的偏好于紙質(zhì)檔案，沒有采用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，成立電子檔案系統(tǒng)；有的偏好于電子檔案，取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理部門。從這個角度來看，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，可以滿足社會多元化的檔案預(yù)覽需求。

（二）發(fā)揮二者的獨(dú)特優(yōu)勢。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，可以發(fā)揮二者的獨(dú)特優(yōu)勢。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有如下幾個明顯優(yōu)勢：第一，電子檔案的操作相對簡單。第二，電子檔案的儲存量更大。第三，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。當(dāng)然，電子檔案也存在較大的局限性：第一，電子檔案的數(shù)據(jù)管理難度較大。第二，電子檔案的真實(shí)性有待考量。由于電子檔案具有明顯的缺陷，紙質(zhì)檔案必不可少。從歷史發(fā)展來看，我國的司法機(jī)構(gòu)一直沿用紙質(zhì)檔案，其權(quán)威性得到了社會的普遍認(rèn)可，與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案的安全性可以得到保障，因此必須在檔案管理中發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的策略

（一）健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。我國在2003年7月國家檔案局6號令頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定了電子檔案管理的基本條例，隨著電子檔案使用范圍的進(jìn)一步擴(kuò)展，檔案部門應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該對電子檔案的制定和編寫進(jìn)行規(guī)定，并按照電子數(shù)據(jù)的不同，形成不同的存儲格式。第二，應(yīng)該做到電子檔案的歸檔工作，并設(shè)置專門的電子檔案管理部門。第三，應(yīng)該對紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期維護(hù)和審核，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)字跡裉色、水分浸入等問題。第四，應(yīng)該對紙質(zhì)檔案進(jìn)行修繕，并對紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中整理。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。電子檔案和紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上存在相似之處，因此應(yīng)該實(shí)現(xiàn)兩種檔案資源的共享，提高檔案內(nèi)容的價值。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該控制電子檔案和紙質(zhì)檔案的歸檔日期，盡量統(tǒng)一安排歸檔。第二，應(yīng)該引進(jìn)現(xiàn)代化的紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描儀，把紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)據(jù)內(nèi)容，形成電子檔案。第三，應(yīng)該采用人工抄寫的辦法，把電子檔案的內(nèi)容記錄下來。

（三）形成檔案管理體系。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該形成檔案管理體系。原有的檔案管理體系以紙質(zhì)檔案作為重點(diǎn)，為了提高檔案管理的水平，需要形成新的檔案管理體系。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該加強(qiáng)管理人員對檔案信息的重視，賦予檔案部門更多的職權(quán)。第二，應(yīng)該加大檔案部門的人才隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)具備專業(yè)信息技能的人才，對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。第三，應(yīng)該保障檔案管理的外部環(huán)境，不斷充實(shí)館藏內(nèi)容。第四，應(yīng)該對電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行分層管理，并實(shí)現(xiàn)管理的交叉。

（四）保障檔案信息安全。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該保障檔案信息安全。無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，其安全性都會受到威脅，為了對檔案信息進(jìn)行保密，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的保管。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該擴(kuò)展紙質(zhì)檔案的管理空間，隨著事業(yè)單位發(fā)展年限的延長，紙質(zhì)檔案的數(shù)量會不斷增加，因此要擴(kuò)充管理空間，擴(kuò)大檔案管理的專門庫房的規(guī)模。第二，應(yīng)該做好檔案管理庫房的防火防盜工作，并形成網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測系統(tǒng)，對庫房管理進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督。第三，應(yīng)該引進(jìn)保險柜等加固設(shè)備，對重要檔案進(jìn)行安全防護(hù)。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的檔案布局，形成了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面。為了發(fā)揮二者的實(shí)用價值，必須采用科學(xué)的應(yīng)對舉措。

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