改進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的策略探討

何帆++曾明

【摘要】本文從醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，探討改進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員；檔案管理；改進(jìn)策略

三級(jí)綜合醫(yī)院本身職工人數(shù)眾多，其中大多為專業(yè)技術(shù)人員，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，專業(yè)技術(shù)人員亦隨之壯大，因而加強(qiáng)并不斷改進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案建設(shè)，能有效集中起醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的相關(guān)檔案材料，便于快速地查閱及審驗(yàn)，能促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)及管理、提升醫(yī)療質(zhì)量、改善醫(yī)療服務(wù)、提高整體服務(wù)能力。

一 、醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)院管理職工的重要工具，是醫(yī)院選拔人才、任用人才、培養(yǎng)人才、提升醫(yī)療質(zhì)量的重要載體，是醫(yī)院專業(yè)技術(shù)職工工作、生活、思想政治的生命線，因而應(yīng)予以重視。首先，目前大多數(shù)醫(yī)院對(duì)專業(yè)技術(shù)檔案管理的重視程度不高，許多個(gè)人專業(yè)檔案資料由職工自行保管，處于零散存放管理的無序狀態(tài)，檔案資料不全、丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。其次，關(guān)于專業(yè)技術(shù)檔案管理的規(guī)范和機(jī)制尚未健全及完善，存在檔案資料收集渠道不統(tǒng)一、不規(guī)范等狀況，影響了專業(yè)技術(shù)檔案管理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、全面性、真實(shí)性。此外，醫(yī)院管理部門眾多，職工崗位性質(zhì)及人員類別繁多，其中涉及到的職能科室較多，檔案資料被多個(gè)部門收集管理，管理較為分散，例如有關(guān)職工姓名、參加工作年份等基本信息主要由人事部門進(jìn)行管理，而專業(yè)技術(shù)人員的醫(yī)療考核、技術(shù)準(zhǔn)入、技術(shù)任職、會(huì)診情況等資料是由醫(yī)務(wù)處予以手工登記，職工的繼續(xù)教育、論文情況、課題等相關(guān)資料由科教處予以登記，這一多部門管理收集檔案信息的情況，使得專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技術(shù)檔案資料管理的工作效率低下，信息之間難以有效實(shí)現(xiàn)共享，整合程度及利用價(jià)值不高，難以切實(shí)滿足醫(yī)療、科研、教學(xué)等需要。

二、 醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的改進(jìn)策略

（一）提高認(rèn)識(shí)，保證質(zhì)量。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理是醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵部分，應(yīng)予以重視，檔案管理人員應(yīng)提高這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，本著嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)、尊重科學(xué)、重視專業(yè)技術(shù)人員知識(shí)成果的態(tài)度，加強(qiáng)縱向管理，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，愛崗敬業(yè)，忠于職守，合理安排工作，在充分熟悉業(yè)務(wù)、開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)把質(zhì)量觀，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案的利用價(jià)值，使專業(yè)技術(shù)檔案切實(shí)服務(wù)于醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員及醫(yī)院管理部門。與此同時(shí)，檔案管理人員還可加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)檔案作用及價(jià)值的宣傳，并通過各種溝通渠道，建立行之有效的聯(lián)系制度，積極獲取各部門的支持和配合，有效發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的實(shí)際效益。

（二）抓好檔案資料的收集工作。一是保證專業(yè)技術(shù)檔案收集的全面性。醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)檔案應(yīng)包括專業(yè)技術(shù)人員的基礎(chǔ)材料、任職資格評(píng)聘材料、科研成果材料、考核材料等，其中基礎(chǔ)材料包括履歷、學(xué)歷、學(xué)位及各項(xiàng)證書復(fù)印件、資格證書、專業(yè)技能考核證書等等反映出專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人資歷和業(yè)務(wù)技能水平的材料；任職資格評(píng)聘材料則包括專業(yè)技術(shù)人員的歷次任職資格申報(bào)表、評(píng)審表、任職資格證書、聘任證書等職稱晉升中所形成的各類文件材料；科研成果材料包括專業(yè)技術(shù)人員的工作總結(jié)、技術(shù)報(bào)告、論文成果、科研項(xiàng)目成果、獲獎(jiǎng)證書等反映其業(yè)績(jī)的各類成果材料；考核材料則包括專業(yè)技術(shù)人員的進(jìn)修培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況、工作完成情況、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)術(shù)成果報(bào)告情況、評(píng)定審核情況、領(lǐng)導(dǎo)考核意見等，此外，專業(yè)技術(shù)人員的各類社會(huì)兼職聘書、榮譽(yù)證書等其他材料也在檔案資料收集的范圍之內(nèi)。在檔案資料收集的過程中，應(yīng)充分了解收集的范圍，保證專業(yè)技術(shù)檔案收集的全面性。二是收集的方式可將平時(shí)收集和定期收集有機(jī)地結(jié)合起來。在平日里，需要?dú)w檔的檔案信息材料應(yīng)得到及時(shí)的歸檔，避免檔案材料散落在部門或是個(gè)人手中，只有實(shí)現(xiàn)各類文件材料的及時(shí)有效歸檔，才能保證其完整性、真實(shí)性，真正反映出專業(yè)技術(shù)人員工作及成長(zhǎng)的歷史面貌。檔案工作人員還應(yīng)積極深入到各個(gè)部門及專業(yè)技術(shù)人員科技活動(dòng)中，掌握第一手資料，定期對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行鑒定、整理、歸檔、保存。

（三）加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)前社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式條目分化，內(nèi)容簡(jiǎn)單，效率不高，且難以實(shí)現(xiàn)客觀、全面的評(píng)價(jià)，亟須改進(jìn)，醫(yī)院應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，逐漸加大信息化建設(shè)的步伐，構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一口徑的檔案管理系統(tǒng)，從而不斷完善醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理工作。醫(yī)院可根據(jù)自身實(shí)際，構(gòu)建切實(shí)可行的專業(yè)技術(shù)信息化檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的模塊可由幾個(gè)部分組成：人員基本檔案、醫(yī)務(wù)檔案、科教檔案、護(hù)理檔案、藥學(xué)檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)及履歷信息檔案等。根據(jù)各個(gè)系統(tǒng)模塊及內(nèi)容，以專業(yè)技術(shù)人員作為主線，導(dǎo)入醫(yī)院各個(gè)職能科室的排版、考勤、科研管理、臨床工作量、培訓(xùn)、考試、考核、醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)風(fēng)醫(yī)德等相關(guān)數(shù)據(jù)，并予以嚴(yán)格控制、審核，形成完整、連續(xù)且動(dòng)態(tài)化的檔案數(shù)據(jù)，形成專業(yè)技術(shù)人員全過程的動(dòng)態(tài)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷推進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的規(guī)范化管理，也有效推進(jìn)了檔案資料的共享及利用。加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)是改進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院職工信息集中管理、信息共享、科室協(xié)同管理的重要舉措，不僅能有效地避免資料收集整理的重復(fù)性，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)檔案的規(guī)范化管理，而且還能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策及職工的崗位考核提供有益的依據(jù)。

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