檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

彭炬勇

【摘要】眾所周知，伴隨著信息化時(shí)代的正式到來，在當(dāng)前的國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展過程中，信息技術(shù)扮演著至關(guān)重要的角色，其重要價(jià)值和作用是其他任何技術(shù)都難以替代的。在現(xiàn)階段的檔案管理工作當(dāng)中，信息化建設(shè)也成為了一種必然的發(fā)展趨勢，尤其是在近幾年當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)的步伐頻頻加快，在很大程度上推動(dòng)了檔案管理工作的效率和水平。本文將就檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行深入的分析與探究。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；檔案管理；信息化建設(shè)；具體分析

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)勁發(fā)展勢頭是有目共睹的，但是縱觀現(xiàn)階段的發(fā)展概況，我們必須要認(rèn)識(shí)到其中出現(xiàn)的問題以及不足，解決好這些問題，掃清楚障礙，才能夠保證檔案信息化建設(shè)的順暢性，提高檔案管理工作的水平。以下是筆者結(jié)合自己多年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，就現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，并且提出幾點(diǎn)切實(shí)可行的解決對(duì)策。

一、檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題分析

（一）管理人員的先進(jìn)性意識(shí)不高。作為檔案信息管理人員，在檔案信息資源的開發(fā)與利用環(huán)節(jié)存在著一定的問題，部分檔案信息管理人員將精力集中在了檔案信息的過度開發(fā)，一味地開展數(shù)字化采集工作，嚴(yán)重忽視了檔案信息的利用工作，只顧盲目地采集，卻沒有真正利用檔案信息，這就出現(xiàn)了當(dāng)前信息檔案管理工作中的“重開發(fā)、輕利用”的現(xiàn)象，這無疑是對(duì)眾多人力與物力資源的浪費(fèi)，這對(duì)于檔案信息資源工作的開展是非常不利的，這些龐大的信息數(shù)據(jù)不僅僅占據(jù)了基本的存儲(chǔ)空間，更是對(duì)相關(guān)工作人員造成了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整理壓力。

（二）電子文件保存的安全性低。眾所周知，采集檔案信息需要花費(fèi)很長的時(shí)間和精力，想在短時(shí)間內(nèi)收集全檔案信息是絕對(duì)不可能的，同時(shí)，正是因?yàn)槭占^程的艱巨性，在很大程度上提高了檔案信息的價(jià)值。有了信息技術(shù)的支持與幫助，檔案信息的采集速度得到了飛速提升，其質(zhì)量也得到了提高。但是，其中存在著一個(gè)比較嚴(yán)重的問題，那就是電子文件很容易丟失和改變，常常會(huì)因?yàn)閿?shù)字代碼序列和儲(chǔ)存載體之間關(guān)系的不固定使得檔案信息的安全性難以保障。

（三）檔案管理信息資源缺乏整合與長遠(yuǎn)規(guī)劃。就目前的情況來看，有一部分住建局檔案管理部門對(duì)于自身的發(fā)展是缺乏長久規(guī)劃的，而且也不具備科學(xué)有效的管理辦法，尤其是對(duì)檔案信息化建設(shè)，很多還停留在基本的目錄錄入層面，保管工作也是簡單的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化形勢，在近些年中都沒有得到實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。此外，檔案管理信息并沒有做到對(duì)資源的有效整合，導(dǎo)致已經(jīng)開發(fā)出來的信息資源并沒有實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通與數(shù)據(jù)共享，仍然保持著非常分散的局面。

二、如何有效推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

（一）強(qiáng)化檔案信息管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)。檔案管理現(xiàn)代化的靈魂便是檔案管理信息化，因此，當(dāng)前最重要的任務(wù)便是實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)的專業(yè)化和管理思想的現(xiàn)代化，作為一名檔案信息管理人員，一定要不斷審視自己的管理理念和管理工作，適時(shí)適度改變自己管理檔案的態(tài)度，緊跟時(shí)代發(fā)展的形勢，確立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，提高自身管理工作的開放性，從自身做起，不斷審視自己的工作，全面提高自身的服務(wù)意識(shí)，真真正正將為大眾服務(wù)作為自己的重要責(zé)任。

（二）積極壯大檔案信息管理隊(duì)伍。要想加快檔案信息化建設(shè)的步伐，就必須要依靠優(yōu)秀的專業(yè)團(tuán)隊(duì)和高質(zhì)量的專業(yè)人才，所以，我們必須要高度重視起檔案信息管理隊(duì)伍成員的選拔、培訓(xùn)與考核，建立科學(xué)合理的競爭機(jī)制，激發(fā)檔案信息管理工作人員的責(zé)任意識(shí)和進(jìn)取心，與此同時(shí)，更要加大對(duì)檔案信息管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度，無論是在管理電子文件還是管理電子檔案等方面都要加大培訓(xùn)的力度，全面提高工作人員的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，積極致力于提高檔案信息的安全性與完整性。

（三）將電子文件的管理工作做到位。我們都知道，在檔案信息化建設(shè)工作中，最關(guān)鍵的工作內(nèi)容便是要維護(hù)好電子文件的真實(shí)性、全面提高檔案信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性以及載體的兼容性和完好性。所以，我們必須要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化硬件設(shè)施的建設(shè)力度，將現(xiàn)代科技和縮微術(shù)的重要作用充分發(fā)揮出來，與此同時(shí)，也要加快通用軟件的研制力度，全面推進(jìn)檔案信息數(shù)字化的處理速度，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)是一種必然趨勢，更是提升檔案管理水平的最有效方式和最重要的保障，先進(jìn)的信息化建設(shè)能夠幫助我們不斷提升檔案信息資源的豐富性和多元化程度，確保檔案采集與管理工作的高質(zhì)量，與此同時(shí)，還大大提升了檔案信息的精確性和真實(shí)性，因此，我們必須要對(duì)檔案信息化建設(shè)做出進(jìn)一步的規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

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