關(guān)于加強高校檔案信息化建設(shè)的探討

白晶

【摘要】在當(dāng)前高校檔案管理工作中，充分利用信息化技術(shù)對檔案資源進(jìn)行獲取、處理、傳輸，以此來深入挖掘檔案信息價值，提高檔案管理效率，從而實現(xiàn)高校檔案信息資源的有效利用。文中分析了高校檔案信息化的重要作用，并進(jìn)一步對加強高校檔案信息化建設(shè)工作的有效途徑進(jìn)行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案信息化；重要作用；途徑

近年來，我國高等教育發(fā)展十分迅猛，這使大部分高校加快了自身檔案信息化建設(shè)工作。高校檔案信息化是高校辦公自動化發(fā)展的必然要求，當(dāng)前高校都普遍采用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)，這也使高校檔案生成方式發(fā)生了較大的變化。大量電子文件的產(chǎn)生有效推動了高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。高校通過實現(xiàn)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化，以此來規(guī)范檔案管理工作，提高檔案利用效率，并向社會提供更多有價值的檔案信息，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

一、高校檔案信息化的重要作用

高校檔案信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)檔案工作的變革，同時也是信息時代的必然產(chǎn)物。在我國信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案信息化建設(shè)已成為檔案信息服務(wù)社會的重要手段。而且在辦公自動化不斷普及的新形勢下，檔案信息化建設(shè)已成為社會發(fā)展的必然要求。高校檔案信息化建設(shè)，有效提高了高校檔案管理質(zhì)量和管理水平。利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托來對檔案進(jìn)行管理，有效降低了檔案管理的難度，實現(xiàn)了檔案工作各個環(huán)節(jié)之間的有效銜接。對于高校檔案工作的發(fā)展來講，檔案信息化建設(shè)是其必由之路，也是當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理的必然要求，而且通過加強高校檔案信息化建設(shè)，可以有效促進(jìn)高校檔案工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平，加快實現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)，從而為人們提供更加高效、便捷的檔案信息服務(wù)。因此對于當(dāng)前高校檔案工作來講，需要加快構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，打造檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺，依托于高素質(zhì)的信息人才來強化對檔案的管理，有效的提高高校檔案信息資源的利用，從而為高校師生和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

二、加強高校檔案信息化建設(shè)工作的有效途徑

（一）優(yōu)化信息設(shè)施配置。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)工作中，需要加大專項經(jīng)費的投入，為高校檔案信息化建設(shè)提供充足的資金支持，同時將檔案信息化建設(shè)納入高校信息化建設(shè)總體規(guī)劃中來，設(shè)置專項建設(shè)經(jīng)費，配備高校檔案信息化管理工作基礎(chǔ)設(shè)施，加快更新檔案管理設(shè)備和相關(guān)設(shè)施。同時結(jié)合高校檔案工作的特點，加大檔案信息化管理軟件的開發(fā)力度，通過做好檔案信息化管理硬件和軟件的配置，為檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)制度化。當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)需要以制度來進(jìn)行規(guī)范和約束，因此要建立健全高校檔案信息化的相關(guān)制度，使其成為檔案信息化建設(shè)工作實施過程中的重要依據(jù)。高校檔案工作屬于服務(wù)性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，對于高校的發(fā)展和建設(shè)具有非常重要的意義。這就需要高校領(lǐng)導(dǎo)要對檔案信息化建設(shè)給予充分的重視，為高校檔案信息化建設(shè)提供充足的人力、物力和財務(wù)的支持，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，更好地發(fā)揮出高校檔案信息資源的重要價值。

（三）完善電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。當(dāng)前各高校在檔案信息化建設(shè)過程中，需要與自身的實際情況有效結(jié)合，進(jìn)一步建立健全檔案管理規(guī)章制度和具體的細(xì)則，特別是制定電子檔案管理制度，以此來對電子檔案的收集、整理、保管等工作提供具體的標(biāo)準(zhǔn)，明確電子文件的數(shù)字處理和信息轉(zhuǎn)換要求，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加快推進(jìn)傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，為檔案信息交換及檔案信息資源共享的實現(xiàn)創(chuàng)造良好的條件。

（四）大力開發(fā)特色檔案信息資源。當(dāng)前高校檔案管理部門在對自身館藏檔案進(jìn)行優(yōu)化和規(guī)范的過程中，需要重視特色檔案信息資源的開發(fā)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來加工、提煉和開發(fā)檔案信息，讓高校檔案信息資源的特色更好地體現(xiàn)出來。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過程中，高校檔案管理部門需要科學(xué)對檔案館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)劃，科學(xué)規(guī)范檔案收集范圍，并做好重大活動、重大建設(shè)項目和重大科研項目實施過程中有價值檔案的收集工作，并征集能夠反映本校專長和特色的檔案材料，進(jìn)一步對檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。同時還要有計劃、有步驟地將一些具有永久保存價值的檔案信息進(jìn)行搶救、搜集和保護(hù)，推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，有效發(fā)揮檔案信息資源的重要作用。

（五）引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員，加強檔案管理人員的培訓(xùn)。高校檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)高校檔案信息資源共享的必然要求，是深化高校檔案社會化服務(wù)的必然選擇。隨著高校檔案信息化建設(shè)的開展，檔案工作由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的技術(shù)密集型，因此，加強高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育是順利推進(jìn)高校檔案信息化的關(guān)鍵。各高校檔案機構(gòu)一方面要加強對現(xiàn)有人員現(xiàn)代信息技術(shù)技能的培訓(xùn)，提高館員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面，積極引進(jìn)具有檔案管理技能、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、高素質(zhì)的專業(yè)人才充實檔案隊伍。只有這樣，才能滿足高校檔案信息化發(fā)展的需要。

（六）促進(jìn)高校檔案信息資源的社會共享。高校通過加強檔案信息化建設(shè)，有效實現(xiàn)了館藏檔案的信息化管理，這為高校師生及社會公眾對檔案信息資源進(jìn)行查詢和檢索提供了更多的便利條件，而且學(xué)校黨群、行政、教學(xué)和科研信息資源有效實現(xiàn)了共享，使廣大師生能夠?qū)崿F(xiàn)對現(xiàn)有教學(xué)和科研成果的有效利用，有利于促進(jìn)教育教學(xué)改革和創(chuàng)新發(fā)展，對工作效率提高及研究出更多的科研成果具有積極的意義。而且檔案實現(xiàn)信息化后，檔案利用者在利用檔案時不再受時間和空間的制約，隨時能夠查詢到自己需要的檔案信息，促進(jìn)了高校檔案信息的開發(fā)利用。檔案管理人員有了更多的時間來（下轉(zhuǎn)第121頁）（上接第97頁）根據(jù)需求來開發(fā)檔案信息產(chǎn)品，不斷對檔案信息服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行充實，有效提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。同時高校加強檔案網(wǎng)站的建設(shè)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案信息網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸、信息整合和發(fā)布，為社會提供已公開檔案信息、已公開現(xiàn)行文件，充分利用校園網(wǎng)系統(tǒng)，開辟檔案信息查詢利用窗口，提供檔案網(wǎng)上檢索利用，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動提供公益性信息服務(wù)，最大限度地實現(xiàn)檔案信息的社會共享。

三、結(jié)束語

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，有效轉(zhuǎn)變了檔案管理模式。當(dāng)前高校加快了檔案信息化建設(shè)工作，但我們應(yīng)該認(rèn)識到這是一項長期和繁瑣的工作，不可能一蹴而就，需要從高校自身實際出發(fā)，綜合全方面因素進(jìn)行綜合考慮和規(guī)劃，加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，與時俱進(jìn)，加快完善高校檔案信息化建設(shè)制度，進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案管理隊伍，從而有效的提高高校檔案信息化管理水平，實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，使高校檔案能夠為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供更加高效、便捷和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有效促進(jìn)社會的健康發(fā)展。

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