議基建工程檔案在企業(yè)中的管理與作用

王方

摘要：基建工程檔案就是從基建工程項(xiàng)目的考察、可研、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)到招標(biāo)、施工、采購、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成的，并應(yīng)歸檔保存的各種資料（包括文字、表格、聲像，圖紙等）。它系統(tǒng)地反映了基建工程項(xiàng)目的建設(shè)管理全過程，是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是企業(yè)寶貴的物質(zhì)財(cái)富。隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加強(qiáng)基建工程檔案資料的管理是提高工程建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度，充分發(fā)揮投資效益，確保生產(chǎn)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。對(duì)此，筆者結(jié)合近年來在基建工程建設(shè)和檔案管理工作中的體會(huì)，淺析基建工程檔案在企業(yè)中的管理與應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：基建檔案；成本；企業(yè)管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674—3024（2017）06—0158—01

1基建工程檔案在企業(yè)中的意義和作用

企業(yè)要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，只有不斷地進(jìn)行技改和擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，進(jìn)行必要的基建工程建設(shè)，才能使企業(yè)立足不敗之地，持續(xù)發(fā)展壯大。對(duì)此，加強(qiáng)基建工程檔案的管理與應(yīng)用，不僅避免企業(yè)基建工程投資的浪費(fèi)，而且能夠充分發(fā)揮其投資效益。從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開竣工建設(shè)整個(gè)項(xiàng)目的組織實(shí)施，先后形成了一系列大量的具有參考使用價(jià)值的重要檔案資料。這些檔案資料不僅具有很強(qiáng)的連續(xù)性，而且密不可分、有機(jī)結(jié)合，全面系統(tǒng)的反映了各項(xiàng)工程項(xiàng)目建設(shè)的全部過程，各項(xiàng)后期工程建設(shè)的可研、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工管理都建立在了前期工程建設(shè)的基礎(chǔ)之上，前期檔案資料為后期工程建設(shè)提供了寶貴的技術(shù)資料和管理經(jīng)驗(yàn)。做好基建工程資料的收集、歸檔與管理，不僅對(duì)各項(xiàng)基建工程的建設(shè)管理、竣工決算和日常生產(chǎn)管理、維護(hù)等，具有十分重要的不可缺少的利用價(jià)值，而且也對(duì)各級(jí)審計(jì)檢查提供了全面真實(shí)可靠的資料依據(jù)。因此，在基建項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)當(dāng)把各項(xiàng)基建工程資料（包括設(shè)備資料）的收集歸檔作為工程項(xiàng)目建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來抓，切實(shí)做到基建工程檔案管理系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范，充分發(fā)揮了檔案功能，既保證工程建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度，使基建工程及其檔案發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2基建工程檔案在企業(yè)中的管理

基建工程檔案來源于基建工程的各個(gè)階段、各個(gè)方面，貫穿于基建工程的整個(gè)過程，涉及參建單位和基建單位的多個(gè)部門和科室，如果沒有有效地保障制度，就不能形成長(zhǎng)期的良性機(jī)制，更不能發(fā)揮檔案的利用作用。

2.1建立基建工程檔案制約機(jī)制，與參建單位經(jīng)濟(jì)利益掛鉤?；üこ虣n案涉及勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備廠家等多個(gè)參建單位，對(duì)整個(gè)工程建設(shè)和將來的生產(chǎn)管理以及技術(shù)改造發(fā)揮著重要作用。為確保工程項(xiàng)目檔案資料真實(shí)齊全完整，將基建工程檔案的歸集、整理，移交納入了經(jīng)濟(jì)責(zé)任合同的主要內(nèi)容之一，作為工程結(jié)算的一項(xiàng)重要履行依據(jù)，以保證檔案工作落到實(shí)處。首先：在工程建設(shè)資料提供時(shí)間上進(jìn)行約束，對(duì)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)不能提供工程資料的不予撥付工程進(jìn)度款，影響工程建設(shè)進(jìn)度的追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任；其次：在工程建設(shè)資料驗(yàn)收上進(jìn)行制約，對(duì)工程資料不全不規(guī)范的不予辦理工程結(jié)算，并按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行規(guī)范補(bǔ)全，造成資料損失的追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任；再次：相關(guān)參建單位必須協(xié)同做好工程竣工資料的整理、匯總、審核，登記、移交等工作，確保基建工程檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整，否則不予進(jìn)行工程項(xiàng)目的竣工決算。

2.2明確責(zé)任分工，與科室年終考核獎(jiǎng)懲掛鉤。根據(jù)基建工程項(xiàng)目的特點(diǎn)和基建檔案管理要求，按照檔案的來源和種類，將管理責(zé)任分解落實(shí)到各科室，并與年終考核獎(jiǎng)懲掛鉤。對(duì)基建工程項(xiàng)目外來文件和資料由檔案室統(tǒng)一管理，實(shí)行科室借閱審批制度；對(duì)基建工程中形成的勘察、設(shè)計(jì)、圖紙、簽證、竣工等土建工程文件資料，由基建科負(fù)責(zé)收集管理；對(duì)基建工程中形成的設(shè)備到貨驗(yàn)收、圖紙等隨貨資料，由設(shè)備科負(fù)責(zé)收集管理；對(duì)于基建工程結(jié)算、經(jīng)濟(jì)責(zé)任合同等相關(guān)資料，由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)管理。各科室要在檔案室專職管理人員的統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導(dǎo)下，按照工程進(jìn)度，分期做好相關(guān)檔案資料的收、發(fā)、轉(zhuǎn)和整理、歸檔工作，統(tǒng)一納入綜合檔案室歸檔管理，既要各負(fù)其責(zé)，又要相互配合，以確基建工程檔案的系統(tǒng)、規(guī)范。

2.3責(zé)任分解落實(shí)到人，與檔案人員的年終考核掛鉤

各科室指定專人兼職從事相關(guān)基建工程檔案的日常管理工作，將檔案管理納入個(gè)人年度《崗位目標(biāo)千分制考核管理辦法》，進(jìn)一步將檔案日常管理責(zé)任落實(shí)到人，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、移交等整個(gè)過程，防止工程資料收集管理上出現(xiàn)漏洞，以提高基建工程檔案的管理質(zhì)量，確?；üこ虣n案的準(zhǔn)確、完整。

3基建工程檔案在企業(yè)中的利用

基建工程檔案產(chǎn)生于基建工程建設(shè)，不僅服務(wù)于企業(yè)的工程建設(shè)，也服務(wù)于日后的生產(chǎn)管理和技術(shù)改造。收集做好基建資料的歸檔管理的最終目的是為了利用，合理有效地開發(fā)利用檔案信息，使基建工程檔案發(fā)揮最大的利用價(jià)值。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1監(jiān)理規(guī)劃，由監(jiān)理單位的項(xiàng)目監(jiān)理部在建設(shè)工程施工前期形成并收集匯編，包括：監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理實(shí)施細(xì)則，監(jiān)理部總控制計(jì)劃等；監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題，在監(jiān)理全過程中形成，監(jiān)理月報(bào)中的相關(guān)內(nèi)容；

3.2建設(shè)過程中的進(jìn)度控制，在建設(shè)全過程監(jiān)理中形成，比如如工程開工/復(fù)工報(bào)審表，工程延期報(bào)審與批復(fù)，工程暫停令。工作質(zhì)量控制，在建設(shè)全過程監(jiān)理中形成，包括施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表，工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表，工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表，工程竣工報(bào)驗(yàn)單，不合格項(xiàng)目處置記錄，質(zhì)量事故報(bào)告及處理結(jié)果。

綜上所述，基建工程檔案是企業(yè)檔案中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大的一項(xiàng)寶貴的物質(zhì)財(cái)富，做好基建工程檔案科學(xué)化、規(guī)范化的管理服務(wù)工作，需要不斷深化檔案管理體系，不斷提高現(xiàn)代化管理水平，才能加確保檔案工作的健康發(fā)展.為企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富。